Obrázok 1 z 5
E-maily prichádzajúce každých pár sekúnd, zvonenie telefónov a zoznam úloh dlhší ako Kevin Costner filmový maratón, ktorý netúžil po osobnom asistentovi, ktorý by roztriedil problémy od dôležitého veci?
Bohužiaľ, málo z nás – najmenej zo všetkých PC Pro redaktori – sú v pozícii, že si môžu dovoliť vlastnú PA.
Našťastie existuje množstvo digitálnych nástrojov, ktoré dokážu urobiť takmer všetko, čo by ľudský asistent urobil, okrem toho, že sa postará o vaše chemické čistenie.
Či už ide o preverovanie telefónnych hovorov, uprednostňovanie e-mailov, písanie diktovaných poznámok alebo sledovanie denného kalendár, získali sme rôzne nástroje pre stolné počítače a mobilné zariadenia, ktoré vám pomôžu udržať váš pracovný a osobný život na správnej ceste – mnohé z nich zadarmo.
Vybavovanie telefónnych hovorov
Najjednoduchší spôsob, ako zefektívniť vybavovanie hovorov, je uskutočňovať a prijímať všetky obchodné hovory z jedného čísla. Nemôžete byť na dvoch miestach naraz a nikto nechce neustále kontrolovať hlasovú schránku pevnej linky aj mobilu, aby sa ubezpečil, že nezmeškáte dôležité hovory; klienti tiež nechcú, aby vám zvonili na pevné linky a mobily, aby vás prinútili vyzdvihnúť.
Jedným z najjednoduchších a najlacnejších spôsobov, ako dosiahnuť nirvánu s jedným číslom, je Skype. Telefónne číslo Skype si môžete kúpiť už od 3 £ mesačne a nie ste viazaní na dlhodobú zmluvu.
Číslo môžete používať mesiac a zlikvidovať ho, ak chcete. Navyše, číslo sa aktivuje takmer okamžite – nie je potrebné čakať dva týždne, kým príde technik BT a nainštaluje telefónnu linku.
Môžete si kúpiť čísla Skype pre mnohé regióny Spojeného kráľovstva a väčšinu hlavných krajín. To napríklad znamená, že ak prevádzkujete opravovňu osobných počítačov v Manchestri, môžete si kúpiť číslo 0161 a zákazníci v regióne zaplatia len za miestne hovory, aby vás kontaktovali.
Podobne, ak ste webový dizajnér a dúfate, že prilákate klientov z Veľkej Británie aj USA, môžete si kúpiť a číslo v každej krajine, aby vaši americkí klienti nemuseli platiť zbytočné medzinárodné platby sadzby. Každý účet Skype dokáže spracovať hovory až z desiatich rôznych čísel Skype, čo by malo stačiť.
Keď niekto zazvoní na vaše Skype číslo, bude zvoniť na všetkých zariadeniach, na ktorých máte Skype nainštalovaný – či už je to váš počítač, tablet alebo iOS, Android alebo Windows Phone zariadenie, alebo dokonca vyhradené slúchadlo Skype – kým hovor neprijme jedno z nich ich.
Ak nezdvihnete, hovory cez Skype možno presmerovať do prispôsobiteľnej hlasovej schránky alebo a pevná linka/mobil po stanovenom počte sekúnd – aj keď budete musieť zaplatiť za dobu trvania hovoru v kredite Skype. To môže stáť zlomky penny za minútu za presmerovanie hovorov na pevné linky, ale 10p vyššie na presmerovanie na mobil.
Ak prevádzkujete malú firmu a chcete viacero účtov Skype s rôznymi priradenými číslami rôznych zamestnancov, môžete si stiahnuť počítačový softvér s názvom Skype Manager, ktorý vám pomôže zvládnuť administratívy.
Softvér možno použiť na priraďovanie čísel a kreditov a na zastavenie obchodných účtov zamestnancov, aby si vaše čísla nebrali so sebou. Pre viac, Skype má tu rýchly sprievodca.
Nevyrušujte
Čo sa týka kontroly hovorov na mobile, iPhone má výbornú funkciu Nerušiť. Primárne určený na to, aby vás prebúdzali obťažujúce telefonáty uprostred noci, je tiež skvelý spôsob, ako zabezpečiť, aby vás neznepokojovali všetci okrem tých najdôležitejších ľudí v biznise stretnutia.
