Когда мы консультируем компании по обновлению их программного обеспечения, мы должны учитывать одну вещь: всем ли их пользователям нужны все возможности Microsoft Office или могут ли некоторые из них обойтись с Office Web Apps, урезанными онлайн-версиями Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook, которые доставляются через браузер.
В Office Web Apps есть ограничения, но обычно они влияют только на создание сложных документов. Если они только просматривают, печатают или выполняют легкое редактирование документов, этих веб-приложений может быть достаточно. Подходят ли они для вашей компании, зависит от ваших бизнес-процессов и от того, насколько вы готовы адаптировать эти процессы, чтобы они соответствовали ограниченным возможностям программного обеспечения.
В Office Web Apps есть ограничения, но обычно они влияют только на создание сложных документов.
Экономия средств может быть довольно значительной: Office 365 Enterprise E3, который включает в себя полный локальный пакет Office, стоит 15 фунтов стерлингов на пользователя в расчете на одного пользователя. в месяц, но подписка E1, которая предоставляет только Office Web Apps, стоит всего 5 фунтов стерлингов на пользователя в месяц, что позволяет сэкономить 120 фунтов стерлингов на пользователя в месяц. год.
Хороший способ узнать, могут ли веб-приложения работать для некоторых ваших пользователей, — это создать матрицу их требований. Перечислите своих сотрудников в левой колонке, а приложения, которые они в настоящее время используют, — в верхней, затем поместите число от нуля до трех в каждой ячейке, чтобы представить степень сложности их использования каждой приложение.
Дело не столько в том, как долго они используют приложение (в часах в день), сколько в том, сколько функций приложения они используют (в процентах от доступных функций). Ноль означает, что они вообще не используют приложение, а три означают, что они используют многие из более сложных функций приложения. Не оставляйте пустыми ячейки — если сомневаетесь, спросите у самого пользователя, что он делает с каждым приложением.
Создание документов Word с оглавлением, перекрестными ссылками, SmartArt, условным форматированием для Excel и т. д. определенно будет считаться тройкой. Эти функции недоступны в Office Web Apps. (Веб-приложения могут отображать эти функции в документах, созданных в полном приложении, но вы не можете создавать или редактировать эти функции с помощью веб-приложений.)
Если они используют или создают какие-либо документы, содержащие макросы, им автоматически ставится тройка. Используйте один, чтобы показать простое использование — чтение и создание электронных писем, создание документов с простым форматированием и чтение документов с простым или сложным форматированием. Если их использование приложения немного больше, чем простое, но вы не уверены, считается ли оно сложным, поставьте ему двойку.
Когда вы заполните эту матрицу, просмотрите каждую строку по очереди. Всем, у кого в строке три, потребуется полная версия этого приложения. Если у них есть только нули и единицы, они, вероятно, могут обойтись с Office Web Apps. Если у кого-то двойка, может понадобиться полная версия приложения. Откройте один из их более сложных документов в полном приложении и попробуйте воссоздать его с помощью Office Web Apps (вы можете сделать это бесплатно с помощью OneDrive или в пробной версии Office 365).
Сложные функции
Если кому-то нужны сложные функции только в одном или двух приложениях, но мало кто пользуется другими, вы можете рассмотрите возможность предоставления им Office Web Apps плюс полные версии одного или двух необходимых им приложений, а не полную версию Office люкс. Это может быть дешевле, чем покупка полного пакета Office для этого пользователя. Если им нужны сложные функции для более чем двух приложений, обычно дешевле купить или арендовать полный пакет.
Вам также необходимо подумать, стоит ли экономия на добавлении сложности управления отдельными приложениями Office: есть хороший аргумент в пользу упрощения управления программным обеспечением до двух вариантов: веб-приложений или полного офиса. люкс. Кроме того, вы можете получить значительное снижение цен от Microsoft за лицензирование одного и того же набора приложений для всех ваших пользователей, а не за смешивание и сопоставление приложений. Консультант по лицензиям Майкрософт веб-сайт может помочь, или поговорите с вашим поставщиком лицензий или консультантом.
