Primele două posibilități sunt puțin brute și deschise abuzului; a treia este mai bună, deoarece este mai puțin ușor de falsificat, cu condiția să excludeți din analiză actualizările în bloc care afectează sute de înregistrări. Desigur, acest lucru presupune ca sistemul să mențină o pistă de audit a unor astfel de tranzacții, așa cum ar trebui orice sistem mare.
Dacă există îndoieli în rândul conducerii superioare cu privire la beneficiile acestui sistem, acestea trebuie înlăturate pe cât posibil. Lansarea cu succes a unui sistem IT mare depinde de ei și, dacă nu sunt dispuși să-și dedice timpul și efortul noului sistem, trebuie să fie „convinși” financiar.
Un pachet bonus nou sau existent ar trebui să fie legat de măsura succesului noului sistem pentru departamentul lor, de preferință denaturat astfel că plătește foarte puțin pentru 50% succes, puțin mai mult pentru 80% și nu plătește tot bonusul decât dacă ținta este atinsă sau depășit.
Schimbarea este cam singura constantă din acest univers și orice companie care nu se schimbă este probabil să se atrofieze și să moară
Acestea trebuie să fie obiective SMART – adică specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp. Trebuie să spuneți exact ce este necesar; trebuie să fii capabil să măsori progresul; scopul trebuie să fie realizabil; scopul trebuie să fie relevant pentru post; și trebuie să dați un termen limită pentru ca efortul de a atinge obiectivul să poată fi concentrat și cei în cauză să știe când le vor fi măsurate performanța.
Pentru utilizatorii finali ai unui sistem, care ar putea include conducerea superioară, este vitală o introducere entuziastă și o schemă de instruire, adaptată persoanelor care urmează să fie instruite.
În funcție de sistemul în cauză, ați putea instrui oameni dintr-un departament la un moment dat sau ați putea antrena mai multe oameni din departamente diferite la fiecare sesiune, astfel încât să vadă cum propria lor parte a sistemului afectează oamenii din cealaltă departamente. Acest tip de instruire este excelent pentru a construi legături între personalul care altfel nu s-ar întâlni niciodată. Cunoașterea muncii altor departamente poate ajuta, de asemenea, oamenii să se simtă parte dintr-o echipă și să nu se simtă izolați.
Este vital să le transmiteți celor care sunt instruiți că noul sistem este aici pentru a rămâne. Trebuie să explicați beneficiile cu entuziasm. Nu le oferiți opțiunea de a folosi noul sistem dacă au chef. Compania este sigură că aceasta este cea mai bună cale de urmat, managementul superior este cu toții la bord și așa va fi. S-a schimbat treaba. Treci peste.
Schimbarea este cam singura constantă din acest univers și orice companie care nu se schimbă este probabil să se atrofieze și să moară. Dacă forța de muncă este serios afectată sau rezistă serios la introducerea unui nou sistem informatic, aveți mai multe opțiuni: angajați mai mult personal pentru a ușura sarcina; plătiți orele suplimentare sau un bonus temporar pentru a ușura tranziția; sau mutarea, pensionarea sau concedierea personalului care nu se descurcă sau nu cooperează.
Proiectele mari de calculator, cum ar fi introducerea unui sistem CRM sau ERP, sunt costisitoare, iar compania va culege beneficiile doar dacă sistemul este adoptat de toată forța de muncă.
Se estimează că sistemele CRM nu prezintă nicio rentabilitate până când nu obțineți o adoptare de 80% și mai puțin de 40% dintre sistemele instalate ajung vreodată la peste 90% de adopție. Într-un sondaj din 2007 al companiilor din Marea Britanie, 80% dintre manageri au spus că cea mai mare provocare a lor a fost ca personalul să folosească sisteme IT noi pe care le-au instalat, în timp ce 43% au spus că au folosit mai puțin de jumătate din funcționalitatea plătită pentru. Aceasta este o risipă colosală de bani. Pentru a evita acest lucru, trebuie să stimulezi adoptarea utilizatorilor, nu să stai pe loc și să te aștepți să se întâmple.
Nu fi deraiat
Iată șase lucruri pe care ar trebui să le rețineți pentru a asigura succesul oricărui proiect IT în care vă porniți:
1. Interacționează cu toți utilizatorii
O echipă de proiect diversă, care să reprezinte toate tipurile de utilizatori, este esențială, deoarece va îmbunătăți designul, va oferi utilizatorilor o mai bună înțelegere a acestuia și va promova un sentiment de proprietate.
2. Asigurați-vă că toată lumea beneficiază
Managerii au nevoie de valorile și vizibilitatea noului sistem, dar și utilizatorii finali ar trebui să vadă beneficii. Promovați toate aceste beneficii energic pe parcursul ciclului proiectului, astfel încât toată lumea să știe de ce urmează schimbarea.
3. Proiectați bine
Software-ul mare nu trebuie să fie complicat de utilizat. Fă-l simplu, rapid și intuitiv. Găsiți unde are nevoie fiecare clasă de utilizatori pentru a fi ultra-slick și faceți acest aspect cât mai bun posibil.
4. Antrenamentul nu este același lucru cu a spune
Utilizatorii vor fi măsurați în funcție de performanța lor cu noul sistem, așa că ajută-i să stăpânească abilitățile de care au nevoie pentru a atinge obiectivele stabilite. Demonstrați modul în care noul software urmează să fie încorporat în noul proces de afaceri; dacă există mai multe moduri de a face ceva, arătați fiecărui utilizator cel mai bun mod pentru el.
5. Managerii trebuie să se descurce
Nu trebuie să li se permită să delege responsabilitatea unui membru junior al personalului sau să o abdice departamentului IT. Dacă nu preiau conducerea, proiectul va lâncezi sau va scăpa de sub control. CEO-ul și consiliul de administrație trebuie să aplice în mod riguros această politică prin bonusuri, plăți legate de performanță sau, dacă este necesar, P45.
6. Țineți-i pe toți împreună
Un sistem mare și nou ar trebui să fie un nivelator - suntem cu toții în aceeași barcă. Wingers sau cei mai performanti nu ar trebui să aibă voie să renunțe. Acest lucru distruge moralul și duce la date inconsistente care nu pot fi analizate în mod corespunzător, ceea ce a fost cu siguranță unul dintre principalele motive pentru introducerea unui nou sistem în primul rând.
