È tempo di scaricare Microsoft Office?

A nessuno piace una tassa invisibile, eppure è esattamente ciò che alcune persone accusano Microsoft di implementare. Anche se non vorremmo tornare ai giorni in cui pagavamo £ 400 per una licenza per utente singolo del software desktop Office, il gocciolamento mensile da £ 6 a £ 13 al mese inizia a sommarsi. Quindi Microsoft sta offrendo un vero rapporto qualità-prezzo o siamo tutti tazze?

Non commettere errori, Office 365 è una parte cruciale della spinta di Microsoft verso un futuro basato sul cloud. E con esso, la redditività: ha realizzato un profitto di $ 21 miliardi nel 2017 rispetto ai $ 12 miliardi nel 2015, quando è stato rilasciato Office 365. Attraverso prezzi aggressivi, marketing e un costante deprezzamento delle versioni standalone, Redmond ha fatto tutto ciò che era in suo potere per rendere Office 365 il modo standard per acquistare Office.

Purtroppo per Microsoft, non tutti sono desiderosi di salire a bordo.

Il discorso di vendita di Office 365 si è sempre concentrato sul passaggio dalle grandi versioni a una suite per ufficio in continua evoluzione, con nuove funzionalità implementate su base quasi mensile. Tuttavia, non devi essere cinico per suggerire che Office 365 sembra ancora molto simile a la versione lanciata tre anni fa, che somigliava molto a quella emersa nel 2012.

Stiamo pagando un abbonamento per software in costante miglioramento, i suoi miglioramenti incrementali vengono trascurati perché abbiamo dimenticato con cosa abbiamo iniziato alcuni anni fa? O stiamo semplicemente pagando un acconto mensile per lo stesso vecchio ufficio? Per scoprirlo, approfondiremo le funzionalità di Office, concentrandoci su quelle che sono state implementate da luglio 2015, quando Office 2016 è arrivato sugli scaffali.

Cosa è cambiato in Office?

Se sei un utente occasionale di Office che fa un uso leggero delle funzionalità di base o anche un utente esperto della vecchia scuola con un modo consolidato di lavorare, potresti essere d'accordo sul fatto che Office non è cambiato notevolmente negli ultimi tre anni. In termini di aspetto di base delle sue funzionalità principali, Office 2016 non è stato un enorme balzo in avanti rispetto a Office 2013, con gran parte dell'attenzione sull'editing collaborativo e sugli strumenti di lavoro di squadra, insieme a una più stretta integrazione con OneDrive e Skype.

 Inoltre, molti dei miglioramenti post-2015 sono incentrati sulle attuali preoccupazioni di Microsoft, che potrebbero interessarti o meno. Molti si concentrano sugli strumenti penna e inchiostro che vengono spinti sui dispositivi Surface dell'azienda o sul supporto per gli strumenti di contenuto 3D forniti con Windows 10 Creators Update.

Ad esempio, un nuovo set di penne portatili e personalizzabili può essere utilizzato in tutte le app di Office su tutti i dispositivi, mentre i nuovi effetti inchiostro e matita offrono nuove opzioni per annotazioni, note e piani. È possibile utilizzare una penna per selezionare e modificare oggetti in Word, PowerPoint ed Excel oppure disegnare quadrati, cerchi e macchie approssimativi prima di convertirli in forme in Word. Queste funzionalità potrebbero cambiare le regole del gioco se hai adottato lo stilo, ma per quelli di noi che lavorano su un normale desktop o laptop, sono quasi irrilevanti.

Per quanto riguarda i contenuti 3D, è interessante che tutte le principali applicazioni ora supportino i modelli 3D, permettendoti di inserirne uno in un documento, quindi ridimensionarlo e ruotarlo a tuo piacimento. Ma per molti utenti aziendali, la mancanza di contenuti pertinenti, o di risorse e il desiderio di crearne di propri, è un vero punto critico. Ci sono buone notizie per la grafica 2D: la funzione Rimuovi sfondo ti offre strumenti in stile Photoshop che possono rimuovere uno sfondo semplice in pochi secondi.

Altre modifiche garantiscono semplicemente che le funzionalità si applichino in modo più coerente in tutta la suite. Ad esempio, le funzionalità di collaborazione in tempo reale, in cui è possibile vedere un documento che si aggiorna, carattere per carattere, mentre un altro editor vi lavora, erano limitate a Word nella versione iniziale. Ora sono presenti anche in Excel e PowerPoint, anche se per trarne vantaggio è necessario condividere i file tramite OneDrive o SharePoint.

Parola

Iniziamo con Word. Uno dei maggiori punti di forza di Office 2016 è diventato l'uso dell'intelligenza artificiale e dell'apprendimento automatico di Microsoft per iniziare le attività comuni di Office o migliorare la qualità del tuo lavoro.

Prendi il riquadro Editor di Word, ad esempio, o il nuovo strumento Ricercatore. Richiama quest'ultimo dalla scheda Riferimenti, digita un oggetto e Bing andrà via e cercherà le fonti. Da questi puoi estrarre note e persino citazioni, con Researcher che tiene traccia delle citazioni e le aggiunge automaticamente alla bibliografia del documento.

Lo strumento Editor di Word è molto più di un correttore ortografico sostitutivo: usato con saggezza, può davvero migliorare il tuo uso delle parole

Potresti preferire lavorare in modo indipendente tramite il tuo browser o potresti fidarti di Google per fornire fonti più forti, ma Il ricercatore può essere ottimo per ottenere un vantaggio su un argomento o per cercare uno snippet di informazioni pertinente a supporto di una chiave punto. È probabilmente più utile per studenti o giornalisti, ma se passi del tempo a cercare di prendere appunti insieme per un rapporto o una riunione, avere uno strumento integrato che tiene traccia di fonti e citazioni può essere un vero risparmia tempo.

Proprio accanto a Ricercatore, troverai la nuova Ricerca intelligente, sempre basata su Bing. Applicalo a una parola o frase e ti viene presentata non solo una definizione, ma spiegazioni più approfondite da una serie di fonti diverse, insieme a risultati di ricerca web più generali. Tuttavia, Smart Lookup non è sempre così intelligente. Ho cercato "fiesta", nel contesto dei festeggiamenti, e mi è stato mostrato il contenuto della piccola auto Ford e di una catena di alimentari statunitense.

Digita un argomento e Ricercatore visualizzerà un elenco di fonti, semplificando la comprensione di un argomento

Altre nuove funzionalità potrebbero non incendiare il mondo. Puoi sfogliare documenti più lunghi come un libro invece di scorrerli continuamente: ottimo su un grande schermo desktop, se quasi inutile su un laptop.

Puoi anche aggiungere un conteggio dei caratteri alla barra di stato o visualizzare e ripristinare le modifiche nei documenti condivisi senza uscire da Word. Le citazioni intelligenti sono state migliorate per lavorare in modo più accurato sulla punteggiatura.

Nel frattempo, la nuova funzionalità Translator per Office 365 è fondamentalmente un sostituto della vecchia finestra Mini Translator. Tra i lati positivi, è uno strumento più efficace, che gestisce passaggi più lunghi e produce traduzioni funzionanti ragionevoli che hanno un senso quasi perfetto.

Presa della corrente

Anche PowerPoint non è rimasto fermo negli ultimi anni, con l'aggiunta più utile di Designer. Sebbene non sostituisca un vero designer o un solido set di modelli aziendali, le sue idee di design possono trasformare un mazzo di diapositive in qualcosa che sembra professionale.

Se hai poco tempo, il nuovo modello QuickStarter potrebbe essere allettante. Basta digitare un argomento e questo strumento intelligente funziona con l'aiuto di Bing, chiedendoti di scegliere tra una selezione di trattamenti visivi prima di tornare con una struttura suggerita, fatti rilevanti per iniziare e persino idee per altre aree o punti per ulteriori ricerca. È una funzionalità che dovrebbe funzionare bene con gli abbonati a Office 365 Home e Personal, ma è utile in un contesto aziendale? Forse no. È uno di quegli strumenti che alludono a un futuro in cui assistenti intelligenti tirano fuori idee e approfondimenti per migliorare la tua produttività, ma al momento è più adatto alla classe che al sala riunioni.

SmartLookup fornisce materiale di riferimento utile e la possibilità di importare modelli 3D

Altre aggiunte sono più piccole, ma potenzialmente più utili. La nuova transizione Morph ti consente di duplicare una diapositiva e spostare o aggiungere elementi, quindi trasformarti tra l'originale e la copia con tutti gli elementi che si spostano contemporaneamente. È un classico effetto di massimo impatto, minimo sforzo. Lo stesso vale per la nuova funzione Zoom. Inserisci uno zoom in una diapositiva, seleziona le diapositive o le sezioni che desideri includere e PowerPoint passerà da una all'altra con un'animazione di zoom avanti e indietro.

Eccellere

Se Word e PowerPoint vantano nuove funzionalità accattivanti, i miglioramenti di Excel sono meno immediati. Pochi di noi si entusiasmano al suono dell'apertura più rapida di documenti complessi, del completamento automatico migliorato o di una funzione di copia più flessibile, ma tutti migliorano l'usabilità di base, anche se in modi che potresti non notare.

Lo strumento grafico a mappa di Excel ti consente di confrontare i dati, ad esempio la densità della popolazione, utilizzando le mappe raccolte da Bing

Altri miglioramenti fanno più differenza quando hai a che fare con set di dati grandi o complessi nella ricerca o nell'impresa. Negli ultimi due anni, Microsoft ha costantemente introdotto aggiunte all'editor di query, come nuovi trasformazioni per l'aggiunta di colonne in base all'esempio o la divisione e il raggruppamento di colonne per manipolare le loro dati. Ancora una volta, queste funzionalità si basano sugli algoritmi di Microsoft per consentire a Excel di gestire il lavoro pesante, lasciandoti a scavare ulteriormente o perfezionare. Quando trovi qualcosa di interessante, una più stretta integrazione con Power BI semplifica la condivisione di query o approfondimenti con i colleghi.

Ovviamente, non tutti gli utenti di Excel toccano mai l'editor di query, per non parlare di Power BI, ma se lo fai, l'esperienza dovrebbe essere migliorata.

Veduta

Si potrebbe sostenere che, con Outlook, Microsoft stia rubando i trucchi di Google. La nuova visualizzazione Posta in arrivo evidenziata è un esempio, presa in prestito dalla Posta in arrivo di Google, ma anche Outlook ha pizzicato L'idea di Gmail di estrarre informazioni dalle e-mail in arrivo e utilizzarle per creare promemoria o eventi.

Gli utenti di Gmail sapranno che questo è particolarmente utile per riunioni e organizzazione di viaggi, e Outlook fa un lavoro ragionevole nel mettere appuntamenti, voli e hotel prenotazioni sul tuo programma dove saranno più accessibili, anche se l'assistente di Microsoft non è così intelligente come quello di Google quando si tratta di individuare e catturare il vitale informazioni.

La nuova visualizzazione Posta in arrivo evidenziata in stile Google di Outlook semplifica la visualizzazione rapida delle e-mail più importanti tramite una scheda

Vanilla Outlook 2016 ha introdotto un passaggio dall'invio di file via e-mail all'abbandono di tali file nel cloud OneDrive e all'invio di autorizzazioni per condividere, visualizzare, scaricare e modificare. Le modifiche più recenti lo hanno reso più semplice, consentendo di trascinare e rilasciare gli allegati archiviati nel cloud come se fossero allegati all'e-mail. Puoi anche impostare le autorizzazioni per questi file, assicurandoti che le persone non possano modificarli e riutilizzarli se desideri solo che vengano visualizzati.

Infine, i team di vendita o le piccole imprese non dovrebbero sottovalutare il componente aggiuntivo Outlook Customer Manager esclusivo di Office 365. Ciò ti consente di impostare aziende, contatti, eventi e offerte all'interno di una vista incentrata sul cliente, in modo che tu possa farlo visualizzare touchpoint, conversazioni, incontri e opportunità azienda per azienda, con tutti i dati rilevanti a portata di mano mano. Trasforma Outlook in qualcosa di più simile a uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti; uno che tiene traccia delle tue conversazioni e-mail e degli eventi del calendario per darti una visione d'insieme.

Tieni presente, tuttavia, che ci vuole un po' di tempo per configurare e iniziare a utilizzare, e ancora più tempo prima che inizi a fare i conti con i tuoi dati e a fornire informazioni utili.

Il verdetto

Quindi, stai davvero traendo vantaggio dall'abbonamento a Office 365?

In base all'implementazione incrementale di nuove funzionalità, dipende. Nessuna delle nuove funzionalità è ciò che potresti chiamare cambio di gioco. Nessuno ha un impatto serio sui flussi di lavoro quotidiani di Office o è probabile che trasformi il modo in cui svolgi il tuo lavoro. Infatti, se utilizzi Office come fanno molti di noi, lavorando con strumenti e modelli consolidati, potresti anche non essere a conoscenza dell'esistenza di queste nuove funzionalità.

Per bilanciare, alcuni sono veramente utili. L'editor di Word è un miglioramento rispetto al vecchio controllo ortografico e grammaticale quando stai leggendo il lavoro. Designer di PowerPoint può aiutare i non designer a produrre diapositive dall'aspetto migliore.

Il grande punto di forza di Office 365 è la sua gamma di servizi in bundle, ma li usi?

La Posta in arrivo evidenziata di Outlook è un modo migliore per organizzare la tua posta. E mentre i miglioramenti di Excel sono più specialistici, forniscono scorciatoie simili per l'analisi dei dati. Soprattutto, questi strumenti puntano alla visione più ampia di Microsoft di un ufficio in cui l'intelligenza e l'automazione semplificano il lavoro reale.

Quello che c'è in questo momento potrebbe non essere sufficiente per coloro che pagano abbonamenti mensili o annuali e si chiedono perché Office non si stia evolvendo più velocemente, nel qual caso il la domanda è quanto valore stai ottenendo dagli altri vantaggi: l'e-mail di Outlook.com, l'archiviazione di OneDrive o SharePoint, Teams e Yammer nel Business Premium versione. Se tu o la tua azienda li utilizzate, è difficile discutere con il pacchetto sul rapporto qualità-prezzo. In caso contrario, Microsoft ha ancora molta strada da fare prima di convincerci che il modello "as a service" sta davvero dando i suoi frutti.

Cerchiamo di essere chiari: come pacchetto di servizi Office 365 è un ottimo affare, ma se paghi solo per utilizzare le principali app di Office di Word, Excel e PowerPoint, potrebbe essere il momento di ripensarci.