Come organizzare una riunione in Microsoft Teams

Dopo la recente ondata di lavoro remoto, Microsoft Teams è diventato un punto di riferimento per molte organizzazioni. Uno dei vantaggi principali di cui potrai usufruire in Teams è la configurazione delle riunioni.

Se non sai come organizzare una riunione in Microsoft Teams, non preoccuparti. Fortunatamente, non è un processo complicato e ti consentirà di collaborare con i membri del team in pochissimo tempo. Quando sei pronto per organizzare una riunione in Teams, questo articolo ti guiderà attraverso i passaggi.

Come pianificare una riunione futura in Teams da un desktop

Per pianificare una riunione per il futuro, avrai bisogno della versione a pagamento di Microsoft Teams. Organizzare una riunione imminente è utile in modo che tutti i soggetti coinvolti possano prepararsi. Puoi anche controllare il calendario di tutti per sincronizzare i programmi ed essere sicuro che i partecipanti siano disponibili all'orario della riunione.

Esistono tre modi per pianificare una riunione su un desktop: dalla chat, tramite il pulsante "Nuova riunione" del calendario o selezionando un intervallo di calendario.

Pianificazione di una riunione su un desktop dalla chat

Se desideri pianificare un incontro tra i membri del gruppo di chat, puoi farlo direttamente dalla stringa della chat.

1. Sotto la finestra del nuovo messaggio, seleziona l'opzione per impostare un incontro con i membri del gruppo di chat.
   
2. Inserisci i dettagli della riunione e conferma.
   

Tieni presente che avvierà una nuova riunione e non manterrà le informazioni nella chat corrente. Se desideri che le informazioni sulla riunione vengano inserite all'interno del gruppo, valuta la possibilità di esaminare i canali di Microsoft Teams.

Contrariamente a quanto potrebbe sembrare, puoi pianificare una riunione solo da una chat normale, non da una chat di riunione.

Una riunione di Teams può contenere 1.000 invitati autorizzati a interagire e chattare nella riunione. Tuttavia, una volta che la riunione raggiunge 1.000 partecipanti, tutti gli altri che si uniranno saranno in modalità di sola visualizzazione, fino a 10.000 spettatori.

Pianificazione di una riunione su un desktop con il pulsante "Nuova riunione".

La seconda opzione per organizzare un incontro è tramite il pulsante “Nuovo incontro” situato nel calendario. Microsoft Teams ha una funzionalità che sincronizza i calendari di più dipendenti. Quando pianifichi una riunione con il calendario, puoi vedere la disponibilità degli altri nella tua organizzazione. Puoi anche scegliere quali membri sono obbligatori e quali facoltativi.

1. Apri il calendario in Microsoft Teams e fai clic su "Nuova riunione".
   
2. Aggiungi invitati dalla tua organizzazione o esternamente con il collegamento fornito.
   
3. Seleziona il luogo fisico della riunione o indica che sarà online.
   
4. È possibile aggiungere un'agenda facoltativa.
   
5. Termina con le opzioni extra e seleziona "Fine".
   

Pianificazione di una riunione su un desktop tramite un intervallo di calendario

L'ultima opzione per impostare una riunione è selezionare un intervallo nel calendario. Si apre una finestra pop-up in cui inserire i dettagli della riunione.

1. Seleziona un intervallo di tempo del calendario.
   
2. Nella finestra pop-up, conferma i dettagli di data e ora. Puoi modificarli se desideri scegliere un intervallo diverso.
   
3. Fare clic su "Salva" per inviare l'avviso di riunione a tutti.
   

Come pianificare una futura riunione di team da un dispositivo mobile

Attualmente esiste un modo per pianificare una futura riunione di Teams su un dispositivo mobile. Come per i desktop, questo è disponibile solo tramite l'opzione a pagamento di Teams.

1. All'interno della pagina del calendario sull'app, tocca "Pianifica una riunione". L'icona sembra un piccolo calendario con un segno più sopra.
   
2. Nel modulo visualizzato, inserisci il titolo della riunione. Qui puoi aggiungere partecipanti e specificare una data e un'ora.
   
3. Aggiungi eventuali opzioni e dettagli aggiuntivi, come il programma di una riunione ricorrente o una descrizione di ciò che desideri realizzare nella riunione.
   
4. Tocca "Fine" quando tutto sembra in ordine.
   

Come iniziare una riunione immediata

Puoi comunque organizzare una riunione se non hai accesso alla versione a pagamento di Microsoft Teams. La limitazione della versione gratuita di Teams è che non è possibile pianificare una riunione per il futuro. Puoi solo impostare una riunione con inizio immediato. Seguire i passaggi seguenti per farlo.

Pianificazione di una riunione immediata su un desktop:

Segui i passaggi seguenti per impostare una riunione istantanea da un desktop.

1. Passare al calendario e fare clic sul pulsante "Incontra ora".
   
2. Assegna un nome alla sessione e imposta le opzioni audio e video su attivato o disattivato.
   
3. Fare clic su "Partecipa ora" per iniziare la riunione.
   
4. Una volta iniziata la riunione, puoi invitare le persone a unirsi a te.
   

Pianificazione di una riunione immediata su un dispositivo mobile:

"Meet Now" non è ancora disponibile per i dispositivi mobili, quindi avviare una riunione è leggermente diverso rispetto al tuo dispositivo Apple o Android.

1. Apri la home page e seleziona "Incontra".
   
2. Tocca "Incontra ora".
   
3. Seleziona "Avvia una riunione".
   

Come invitare qualcuno esterno alla mia organizzazione

Sebbene le funzionalità extra di Teams siano vantaggiose all'interno di un'organizzazione, è possibile invitare qualcuno dall'esterno dell'organizzazione, anche se non dispone di Microsoft Teams.

• Nell'area "Aggiungi partecipanti" della configurazione della riunione, puoi inserire un indirizzo email completo per chiunque sia esterno all'organizzazione.
• Una volta completata la configurazione di una riunione, verrà fornito un collegamento ipertestuale associato a quella riunione. Puoi inviare tramite e-mail o SMS questo collegamento a chiunque per consentirgli di partecipare.

Puoi utilizzare uno dei due metodi per invitare qualcuno che non dispone di Microsoft Teams. Verrà data loro la possibilità di utilizzare un account "ospite" non gestito per la riunione. Tieni presente che all'interno di Teams l'amministratore può impostare le autorizzazioni per i partecipanti alla riunione "ospite" per limitare la loro capacità di interagire con la riunione.

Canali

Teams include "canali" che consentono ai partecipanti alla riunione di collaborare su attività lavorative associate come gruppo. Quando si imposta una riunione, è possibile aggiungerla a un canale se si desidera che uno spazio correlato affinché il lavoro fluisca verso un gruppo da una riunione. Una volta che hai un canale, puoi aggiungere un calendario, consentendo di programmare riunioni future dall'interno.

Utilizzo delle riunioni in Microsoft Teams

Teams è uno strumento potente e aiuta a garantire il corretto svolgimento delle riunioni organizzative. Con le funzionalità di calendario e disponibilità, non dovrai mai più chiederti quale orario di riunione va bene per i membri del team. Con così tante opzioni, puoi organizzare riunioni da qualsiasi dispositivo coinvolgendo qualsiasi gruppo di persone. Che tu stia organizzando una riunione veloce dell'ultimo minuto o pianificando un accordo complesso con persone impegnate, Teams può garantire il tuo successo nel riunire le persone.

Hai organizzato riunioni di gruppo con Microsoft Teams? Raccontacelo nei commenti qui sotto.