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La schermata iniziale dell'installatore ci informa con orgoglio che ACT ha ormai 20 anni: un'età matura per qualsiasi software e tanto più impressionante nel campo della gestione e della pianificazione dei contatti.
Lo scopo di ACT è quello di riunire sul tuo PC tutti i dati e i documenti relativi ai clienti e ad altri contatti commerciali. Fornisce pianificazione, promemoria, monitoraggio delle vendite e una gamma di strumenti di analisi e reporting. Ogni incontro o scambio con un'azienda o un individuo può essere registrato per costruire una storia del rapporto commerciale. Puoi anche allegare note e documenti da altre applicazioni. L'obiettivo è fornire accesso a tutto il materiale, sia per analisi, sia per garantire di avere tutto a portata di mano quando un cliente chiama o quando lo contatta.
L'integrazione con altre applicazioni è una parte importante di questo e ACT ha collegamenti diretti con Microsoft Word, nonché con Outlook, Outlook Express, Eudora e Lotus Notes. Fornisce inoltre un proprio elaboratore di testi e un client di posta elettronica competente, consentendo agli utenti di fare quasi tutto dal suo interno.
Fondamentalmente, ACT è un database relazionale che funziona su Microsoft SQL Server, una copia del quale è inclusa in ACT e installata contemporaneamente. I concetti del database come tabelle e relazioni sono nascosti, quindi all'utente vengono presentati pulsanti autoesplicativi etichettati Contatti, Aziende, Elenco opportunità e così via.
Un sistema di gruppi e sottogruppi viene utilizzato per assemblare i dati secondo criteri definiti dall'utente. I gruppi sono, in effetti, query di database memorizzate e cambieranno dinamicamente al variare dei dati. Tuttavia, oltre ai membri del gruppo dinamico, puoi aggiungere quelli statici che appartengono sempre a quel gruppo, anche se non corrispondono ai criteri.
ACT prevede un ciclo di aggiornamento annuale fisso e la principale innovazione di quest'anno è l'introduzione di un'interfaccia Dashboard, che ti consente di organizzare vari elenchi e grafici come riquadri all'interno di un file finestra. Se passi il cursore su un grafico o un elemento di un elenco, vengono visualizzate informazioni aggiuntive su quell'elemento. Puoi creare più dashboard per scopi diversi ed è disponibile un editor grafico, Dashboard Designer, in cui assembli e modifichi i componenti in un layout adatto. Come mezzo per visualizzare e presentare dati essenziali, le interfacce dashboard sono diventate molto di moda nel mercato della business intelligence. È positivo che ACT ora stia abbracciando questo approccio, anche se non è ancora particolarmente elegante. Abbiamo riscontrato alcuni problemi con la grafica che non si ridimensiona correttamente, ad esempio, e l'estetica generale è piuttosto semplice. Anche così, è una gradita aggiunta.
Tra le altre nuove funzionalità c'è la possibilità di modificare i campi all'interno di una visualizzazione elenco, alcuni miglioramenti di sicurezza, automatici controllo dei duplicati in Gruppi e Aziende, nonché possibilità di aggiungere più contatti a un record di Opportunità.
ACT è un programma ampio e complesso. Impararlo completamente richiederà inevitabilmente un po’ di tempo, ma è chiaro che si è pensato molto a rendere l’interfaccia quanto più usabile e logica possibile. I tutorial animati svolgono un ottimo lavoro guidandoti attraverso le diverse funzionalità e molti troveranno utile anche il database di esempio per iniziare. La documentazione è in formato PDF, ma è disponibile una guida rapida cartacea a cui fare riferimento durante la configurazione. Detto questo, l’installazione richiede un periodo di tempo significativo, poiché dovrai scaricare e installare .NET Framework 2.0, se non è presente sul tuo computer, dopodiché dovrà essere installato SQL Server. È anche importante seguire esattamente le istruzioni di installazione, poiché il processo fallirà se, ad esempio, dimentichi di disattivare temporaneamente il firewall di Windows XP.
