Microsoft Excel è ancora popolare anche decenni dopo la sua introduzione, ma oggi c'è una nuova potenza che sfida la venerabile app. Come Excel, Smartsheet è in grado di pianificare progetti, ma il primo è più un programma che macina numeri che sembra essere in grado di fare diverse cose. Molti si chiedono anche quale app sia il pianificatore di progetto superiore.
Per coloro che si stanno chiedendo quale sia la risposta, abbiamo coperto. Scoprirai quali sono le loro somiglianze e differenze. Continua a leggere per scoprire qual è il vincitore.
Somiglianze tra Smartsheet ed Excel
Excel consentirà solo agli utenti di creare fogli di calcolo e Smartsheet può farlo. Altre somiglianze includono:
- Grafici
- Collaborazione multiutente
- Modelli
- Integrazioni
Quello che puoi fare in Excel, puoi anche replicarlo in Smartsheet. Sfortunatamente, nonostante la reputazione di fiducia di Excel, semplicemente non può fare di più di Smartsheet.
Le potenti funzionalità di Smartsheet
Smartsheet funziona perfettamente con un semplice foglio di calcolo, ma è progettato per fare di più. Di seguito sono riportate alcune funzionalità che mancano a Excel ma che ha Smartsheet.
Visualizzazioni aggiuntive
Puoi creare viste diverse con Smartsheet, molte delle quali sono progettate per aumentare l'efficienza di un team aziendale. Sono:
- Vista Gantt
- Vista calendario
- Schede Kanban
- Compiti secondari
- Dipendenze
- Promemoria per le attività
Il diagramma di Gantt è un grafico a barre che ha le attività del progetto sull'asse verticale, mentre le scadenze si trovano sull'asse orizzontale. Pertanto, il grafico aiuta a mostrare la relazione tra le due categorie. L'ha inventato Henry Gantt.
I calendari sono perfetti per la gestione delle attività poiché puoi impostare promemoria per i membri del team e avere scadenze chiare per obiettivi specifici.
La bacheca Kanban è un altro popolare strumento di gestione, ma utilizza una bacheca invece dei grafici. Quando un'attività raggiunge una fase specifica, viene spostata in un'altra categoria fino al completamento.
Queste viste extra possono anche mostrare attività secondarie, che Excel non è in grado di impostare. Con Smartsheet hai molto spazio per la sperimentazione finché non trovi un formato adatto a te e al team.
Potente collaborazione
Excel ha una collaborazione in tempo reale, ma le modifiche richiedono un po' di tempo per essere visualizzate. Con Smartsheet, puoi vedere le modifiche apparire in tempo reale. Ci saranno meno errori o versioni errate, poiché Smartsheet è molto più veloce di Excel nel rilevare nuovi dati.
La collaborazione è molto più che mostrare le modifiche e Smartsheet ha ancora più assi nella manica. Puoi condividere note, file e attività in tempo reale. Un membro del team che desidera un documento PDF può riceverlo pochi secondi dopo che un'altra persona lo ha caricato.
Puoi anche inserire commenti sui progetti, cosa impossibile su Microsoft Excel. Anche le richieste di aggiornamento e le notifiche fanno parte di Smartsheet, semplificando il flusso di lavoro. Invece di utilizzare un'altra app di messaggistica per coordinare i tuoi compagni di squadra, Smartsheet ti consente di gestire tutto da un unico posto.
Anche condividere fogli con Smartsheet è facile e puoi condividere qualsiasi progetto con un numero illimitato di membri del team. Anche coloro che non hanno Smartsheet possono essere invitati via e-mail.
Tutti i dispositivi sono supportati per questa funzione e ogni funzione è utilizzabile, in particolare su PC. Pertanto, puoi continuare a lavorare su un progetto ovunque ti trovi.
La collaborazione di Microsoft Excel è inferiore in quanto non consente ai collaboratori di utilizzare tutte le funzionalità disponibili quando lavorano sullo stesso foglio di calcolo. Ha anche alcune funzioni per la gestione del lavoro.
Compiti di fine tuning
Non c'è modo di impostare attività secondarie e condizioni in Excel, quindi tutto deve essere fatto manualmente o utilizzando metodi che richiedono tempo. Tuttavia, Smartsheet consente agli utenti di allegare dipendenze e attività secondarie a un obiettivo. Per progetti complicati, scoprirai che il team gestisce meglio i compiti assegnati poiché tutto è convenientemente posizionato in un'unica attività, comprese le condizioni.
Automazioni
A volte, potresti chiederti cosa succederebbe se Excel avesse alcune funzionalità automatizzate per semplificare il tuo lavoro. Non c'è più da meravigliarsi, poiché Smartsheet lo ha trasformato in realtà. Puoi creare automazioni nell'app in pochi minuti.
Per coloro che non hanno familiarità con il termine, le automazioni nel software si riferiscono a un processo che si attiva quando un utente umano fa qualcosa. Puoi fare in modo che Smartsheet invii un avviso a un project manager se un membro del team contrassegna qualcosa per la revisione. È tutto automatico dopo aver programmato l'automazione.
Smartsheet rende questo processo semplice, grazie alla sua interfaccia intuitiva. È un menu di trascinamento della selezione che ti consente di fare rigorosamente come previsto. Puoi personalizzare tutti i componenti, come i trigger, i percorsi condizionali e altro ancora.
Con una certa esperienza, puoi utilizzare un processo semplice e creare un flusso di lavoro di automazione altamente avanzato, facendo risparmiare tempo prezioso al tuo team.
Componenti aggiuntivi
Contrariamente a quanto alcuni potrebbero pensare, Microsoft Excel non integra bene o addirittura per niente altri prodotti Microsoft Office. Il programma supporta pochissime integrazioni rispetto a Smartsheet.
Quando si tratta di integrazioni, Smartsheet ti offre molte scelte, che si tratti di un'app proprietaria o di terze parti. Google Drive, Dropbox e Slack sono tutte le possibili integrazioni che puoi ottenere.
I team a cui non dispiace espandere le capacità di Smartsheet possono anche pagare per la gestione delle risorse, precedentemente nota come 10000 piedi. Questo componente aggiuntivo introduce ulteriori opzioni di gestione per il manager, incluse le seguenti.
- Gestione del portafoglio
- Tempo di tracciamento
- Rapporti avanzati
- Analitica
- Previsione
- Bilancio
Excel non ha nulla di lontanamente simile a strumenti di gestione del team come questo.
Perché le persone usano ancora Excel?
Potresti chiederti perché molte aziende utilizzano ancora Microsoft Excel nonostante tutti i vantaggi di Smartsheet. Non è difficile vedere la logica dietro la scelta e potresti anche essere d'accordo con il loro ragionamento. Ecco alcune risposte comuni a questa domanda.
Familiarità
Molte persone si attengono a ciò che sanno e Microsoft Excel è un'app comune che molte aziende utilizzano ancora. Se un team manager non vede alcun motivo per passare a Smartsheet, non apporterà la modifica. Per loro, lo sforzo di passare a una nuova app non vale la pena.
Nessuna necessità
Per i liberi professionisti o i piccoli team, non è necessario cambiare, poiché Smartsheet è adatto alle aziende più grandi. Pertanto, piccoli team o individui probabilmente si atterranno a ciò che già usano, come Excel.
Costi
Microsoft Excel può essere acquistato come programma autonomo o parte di Office 365 e la prima opzione offre una licenza che funziona fino a quando la versione specifica non sarà obsoleta. Puoi spremere almeno cinque anni di utilizzo. Anche la versione di Office 365 costa solo $ 6,99 al mese, il che la rende un'opzione più economica.
Smartsheet costa $ 14 o più al mese. Non esiste una versione freemium e pagherai per il software finché lo utilizzerai.
Smartsheet vince
Tuttavia, Smartsheet è il vincitore in questo confronto. Excel è un potente strumento per fogli di calcolo, ma non è progettato per altro. D'altra parte, Smartsheet può fare molto di più, in particolare con la gestione delle risorse o le integrazioni di terze parti.
Tutto ciò che Excel può fare, Smartsheet può fare di meglio. Se sei un team più numeroso e vuoi passare da Excel, questa app è la strada da percorrere.
Versatilità extra
Smartsheet è l'applicazione superiore, che batte Excel in termini di funzionalità, integrazioni e pura versatilità. Tuttavia, molte persone hanno più familiarità con quest'ultimo software e potrebbero resistere al cambiamento. Pertanto, spetta a te decidere quale programma desideri utilizzare.
Cosa ti piace di Smartsheet? Conosci altre alternative? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.
