Lisensi OEM lebih murah dibandingkan dengan produk kotak penuh. Mengapa harganya sangat murah? Ya, karena lisensinya sudah habis masa berlakunya di PC, dan karena Anda tidak mendapatkan dukungan pribadi apa pun dari Microsoft jika Anda mengalami masalah. Anda dapat menggunakan situs web Microsoft dan mengunduh patch dan pembaruan, tetapi jika Anda merasa perlu mengirim email atau menelepon seseorang tentang masalah Anda, Anda harus pergi ke produsen PC Anda – Microsoft akan dengan sopan menolak Anda jauh.
Memutakhirkan Word dan Excel saja, pada mesin yang sudah memiliki Office XP dan Outlook 2003, akan menghemat biaya turun, namun hal ini tidak memperpanjang masa pakai perangkat lunak dan tidak memberi Anda manfaat penuh dari integrasi perangkat lunak. Anda dapat membeli pemutakhiran produk kotak untuk Office 2003 Standard, Small Business, atau Professional, yang memutakhirkan semuanya aplikasi konstituen dari suite ini, namun tetap tidak memperpanjang umur perangkat lunak melebihi umurnya mesin.
Jika Anda membeli produk paket lengkap (FPP) atau beberapa lisensi melalui salah satu Skema Lisensi Volume, perangkat lunak akan independen terhadap perangkat keras dan Anda dapat mentransfer perangkat lunak ke komputer baru saat PC lama diganti. Tentu saja, biayanya lebih mahal, karena Anda membeli lisensi yang bersifat abadi dan dapat dipindahtangankan, bukan lisensi terbatas. Anda juga mendapatkan lebih banyak dukungan langsung dari Microsoft.
Microsoft memiliki banyak skema lisensi volume yang berbeda dan skema tersebut terus berubah. Pada akhir tahun 2005, Microsoft EMEA (Eropa, Timur Tengah dan Afrika) menghentikan Multi-Year Open Skema perizinan dan menggantinya dengan Open Value, yang telah berjalan selama beberapa waktu di sisa tahun Dunia. Bagi pelaku usaha kecil dan menengah, Open dan Open Value kini menjadi pilihan utama. Open hadir dengan varian khusus untuk pelanggan pemerintah, amal, dan akademis. Organisasi dengan lebih dari 250 PC dapat memilih lisensi Select atau Enterprise Agreement.
Lisensi terbuka dapat dibeli dengan dan tanpa Software Assurance (SA). Anda membayar di muka untuk SA, yang memungkinkan Anda meningkatkan ke versi baru perangkat lunak saat perangkat lunak tersebut dirilis selama dua tahun, setelah itu Anda dapat memilih untuk memperbaruinya atau tidak. Jika Anda berhenti membayar SA, Anda akan terjebak dengan versi perangkat lunak yang telah Anda instal pada saat SA berakhir. Lisensi Open Value dilengkapi dengan SA bawaan dan membagi biaya lisensi dan SA selama tiga tahun. Pada akhir tiga tahun tersebut, Anda dapat memilih apakah akan memperbarui SA untuk tiga tahun berikutnya, dan sekali lagi membagi biayanya.
Sulit untuk mengutip harga panduan untuk lisensi Office dengan Open, Open Value dan Select, karena seringkali harga yang Anda bayar per unit akan bergantung pada jumlah unit yang Anda beli dan apakah Anda membeli lisensi untuk sistem operasi desktop atau server Sehat. Sebagai contoh, pertimbangkan kasus seseorang yang membeli salinan Office 2003 Professional: membelinya dengan PC baru akan menambah sekitar £210 pada harga PC tersebut; meningkatkan dari versi sebelumnya akan dikenakan biaya £205; sebagai produk kotak penuh Anda dapat mengharapkan untuk membayar sekitar £317; untuk membeli lisensi Terbuka akan memakan biaya sekitar £305; lisensi Terbuka dengan SA dua tahun akan berharga £480, dan lisensi Nilai Terbuka dengan SA tiga tahun akan berharga sekitar £185 per tahun (total £555).
Sekarang Anda mungkin berpikir bahwa lisensi Terbuka seharga £305 tidak jauh lebih murah daripada membeli produk kotak lengkap seharga £317, dan Anda benar, tetapi ada beberapa manfaat tambahan pada produk berlisensi yang tidak Anda dapatkan dengan paket lengkap produk. Pertama, versi berlisensi adalah edisi Office 2003 Professional Enterprise, yang mencakup InfoPath, dan satu-satunya cara lain untuk mendapatkan InfoPath adalah dengan membeli produk mandiri, yang berharga £128. InfoPath adalah cara terbaik untuk membuat formulir elektronik dan terintegrasi dengan sangat baik dengan SharePoint, SQL Server, dan BizTalk. Kedua, hanya ada satu set media dan satu kunci produk yang harus dikelola, bukan satu per komputer.
