Bez ohľadu na vaše povolanie je pravdepodobné, že vo svojom počítači ukladáte citlivé informácie, či už ide o daňové formuláre, právne dokumenty alebo informácie o zákazníkoch. Ak tieto súbory nie sú správne zabezpečené, nezostanú dlho súkromné. Verte tomu alebo nie, možno nevedomky podnikáte kroky, ktoré ohrozia vaše súbory. Povieme vám, čo by ste mohli robiť zle, správne riešenia a niekoľko ďalších krokov, ktoré môžete podniknúť, aby ste mali kontrolu nad tým, kto si prezerá vaše súbory.
Bežné chyby
Je to len prirodzené zabezpečenie súborov nie je vždy prvou vecou, na ktorú myslíte, a ešte väčší problém nastáva, keď vediete firmu s viacerými zamestnancami. V snahe pracovať rýchlo a efektívne zamestnanci často ignorujú bezpečnosť. Najzákladnejším riešením tohto problému je vzdelávať svojich zamestnancov o zabezpečení súborov, existujú však špecifickejšie riešenia, ktoré môžete použiť v konkrétnych situáciách.
Posielanie informácií e-mailom
Zdieľanie súborov vo forme čistého textu prostredníctvom e-mailu je celkom bežnou praxou a nie je problém, kým sa v takomto ľahko zneužiteľnom e-maile nenachádzajú dôverné informácie. V skutočnosti,
54 % zamestnancov na prenos citlivých súborov použite osobný webový e-mail.Aj keď je dôležité, aby ste mohli zdieľať súbory s klientmi a spolupracovníkmi, môžete to urobiť bez ohrozenia zabezpečenia pomocou služby zdieľania súborov. Zdieľanie súborov umožňuje ukladať súbory v sieti a zároveň kontrolovať, kto k súboru pristupuje a úroveň jeho dostupnosti. Niektoré služby vám tiež umožňujú kontrolovať, ako dlho bude mať daná osoba prístup k súboru pomocou odkazov chránených heslom, ktorých platnosť vypršala.
Prenos informácií na USB
USB môžu byť skvelé na dočasné ukladanie a prenos informácií, ale keď sa dokumenty s čistým textom prenesú do a generické USB, môže to spôsobiť zraniteľnosť. Jednotka Flash môže byť poškodená škodlivým softvérom, čo môže spôsobiť stratu a možnú krádež súborov. Horšie je, že USB môže preniesť vírus do iných počítačov, čo hackerovi umožní kradnúť a upravovať súbory. USB sú tiež fyzicky malé, čo uľahčuje ich stratu alebo krádež.
Ak chcete zrušiť potrebu prenosu súborov pomocou jednotky flash, použite cloudovú službu, ako je Dropbox. Umožňujú vám prístup k súborom z akéhokoľvek zariadenia a zároveň ich uchovávajú v bezpečí. To však neznamená, že si môžete oddýchnuť – stále by ste mali dodržiavať osvedčené postupy pre heslá a nastaviť dvojfaktorové overenie pre akýkoľvek účet cloudovej služby. V prípade mimoriadne citlivých súborov by ste ich mali pred uložením do cloudu zašifrovať, aby ste získali ďalšiu vrstvu ochrany.
Sťahovanie informácií na verejný disk
Toto je bežný spôsob, ako umožniť zamestnancom prezerať súbory z ich vlastných zariadení, čo spôsobuje niekoľko problémov z hľadiska organizácie a bezpečnosti. Organizácia, ako si povieme neskôr, je nevyhnutnou súčasťou zabezpečenia dokumentov, ale keď veľa zamestnancov používa rovnakú jednotku, veci sa môžu rýchlo zamotať. Hoci existuje určitá bezpečnosť vo forme obmedzeného prístupu, tieto služby sú široko otvorené pre vírusy a chyby používateľa.
S cloudovými službami existuje oveľa vyššia úroveň zabezpečenia a kontroly, pokiaľ ide o zdieľanie súborov. Niektoré cloudové služby za vás zašifrujú vaše súbory a zároveň budú vykonávať pravidelné rozsiahle bezpečnostné kontroly. Navyše je stále jednoduché zdieľať dokumenty a pristupovať k nim na rôznych zariadeniach.
Všeobecné tipy
Vyššie uvedené bezpečnostné problémy je možné vyriešiť opatrným používaním cloudovej služby, ale aj takou existuje niekoľko ďalších krokov, ktoré by ste mali podniknúť, aby ste zaistili, že vaša bezpečnosť bude takmer nepreniknuteľná možné.
Buďte organizovaní
Ako sa uistíte, že vaše dokumenty sú v bezpečí bez toho, aby ste vedeli, kde sú uložené? Organizácia a efektívnosť sú kľúčové, takže prvým krokom, ktorý pri zabezpečení súborov urobíte, by malo byť zistenie, ktoré informácie je skutočne potrebné chrániť. Všetok váš čas, energia a ďalšie zdroje tak môžu ísť na ochranu a udržanie plnej kontroly nad týmito súbormi.
Vytvorte bezpečné heslo
Ak používate cloudovú službu, budete si musieť vytvoriť účet s a heslo. Váš nepriateľ je tu počítač, nie človek – a počítače sú veľmi, veľmi dobré v hádaní hesiel, ktoré si ľudia dokážu zapamätať. Z tohto dôvodu si urobte láskavosť a použite správcu hesiel. Najbezpečnejšie heslá sú dlhé a náhodné, s množstvom špeciálnych znakov a je to celkom bezpečná stávka že si ich nebudete vedieť zapamätať – najmä ak na všetko používate iné heslo, čo vy by mal. Keď používate službu hesiel, všetko, čo si budete musieť zapamätať, je vaše hlavné heslo, ktoré by tiež malo byť ťažké prelomiť a malo by existovať iba vo vašej mysli.
Zašifrujte svoje údaje
Ak všetko ostatné zlyhá a hackerovi sa podarí získať vaše citlivé informácie, šifrovanie zaistí, že nebudú schopné pochopiť ani jedno slovo. Najlepšie zo všetkého je, že šifrovacie služby ako VeraCrypt a Bitlocker (ktoré sú v skutočnosti zabudované do systému Windows) sú úplne zadarmo. Toto, rovnako ako všetky tipy v tomto zozname, nezaručí bezpečnosť vašich súborov, ale pridá ďalšiu vrstvu ochrany, ktorú budú musieť potenciálni útočníci odlepiť.
Bohužiaľ, neexistuje žiadne univerzálne riešenie kybernetickej bezpečnosti a táto oblasť sa neustále mení, pretože technológie rastú a vyvíjajú sa. Hoci úplná bezpečnosť vašich citlivých súborov nie je vždy zaručená, cloudové služby môžu vyriešiť mnohé potenciálne problémy. Napriek tomu by ste si mali byť vedomí možných problémov, navrstviť svoju ochranu a zaobchádzať s informáciami ako so vzácnym nákladom, ktorým sú.
Toto je sponzorovaný príspevok pre Dropbox. Všetky názory sú moje vlastné. Dropbox nie je pridružený ani neschvaľuje žiadne iné uvedené produkty alebo služby.
Odporúčané články
