Ak odpoviete na správu pomocou programu Outlook, vždy si vyberie rovnaký formát ako pôvodná správa, hoci formát môžete zmeniť pomocou ponuky Formát. V programe Outlook 2003 a starších musíte prejsť cez obyčajný text, aby ste zmenili z HTML na formát RTF alebo naopak. Outlook vloží formát správy do zátvoriek za predmet v záhlaví okna e-mailu. V programe Outlook Express je predvolený formát pošty nastavený v ponuke Nástroje | Možnosti | Odoslať | Formát odosielania pošty. Vyberte obyčajný text alebo HTML, pretože program Outlook Express nemôže používať formát RTF.
Niektoré podnikové poštové systémy, ako napríklad Exchange Server, môžu presadzovať štandardy na odosielanie pošty mimo systému (napríklad cez internet). Exchange Server 2000 napríklad dokáže vynútiť každú odchádzajúcu poštu ako obyčajný text alebo HTML. Tieto nastavenia sú veľmi užitočné na zabezpečenie toho, aby sa správy vo formáte RTF neodosielali mimo vašej organizácie, prípadne poštovým klientom, ktorí ich nemôžu čítať. Outlook 2007 má vlastné nastavenie na vykonanie tejto konverzie (Nástroje | Možnosti… | Formát pošty | Internetový formát…).
Je na prijímajúcom poštovom klientovi, aby rozhodol, ako zobraziť prichádzajúcu správu. Programy Outlook a Outlook Express zobrazia najlepší možný formát a skryjú všetky ostatné formáty, ale iní poštoví klienti môžu robiť rôzne veci. Môžu napríklad zobrazovať ďalšie prílohy pre rôzne formáty. Outlook má už nejaký čas nastavenie, ktoré používateľom umožňuje určiť, že bez ohľadu na to, v akom formáte sa správy prijímajú, chcú vidieť iba obyčajný text – v predchádzajúcich verziách bolo toto nastavenie skryté a dalo sa vyladiť iba úpravou Registratúra. V programe Outlook 2007 je nastavenie priamo dostupné (Nástroje | Centrum dôveryhodnosti | Zabezpečenie e-mailu | Čítať ako obyčajné Text) a môžete si vybrať, či sa to vzťahuje na všetku poštu, alebo či necháte zobrazovať digitálne podpísané pošty HTML.
