Dnes sme často zavalení množstvom projektov a aktivít. Niektoré z nich sú zložité a energeticky náročné. Našťastie spoločnosť Notion vyvinula vzorce, ktoré pomôžu prekonať akúkoľvek prekážku, bez ohľadu na to, aká náročná je.
Ak chcete vedieť, ako používať vzorce v Notion, ste na správnom mieste. Tento článok vám povie všetko, čo potrebujete vedieť.
Pojem: Ako používať vzorce
Aj keď to môže znieť skľučujúco, vzorce v Notion sú v skutočnosti užívateľsky prívetivé. Toto musíte urobiť, aby ste mohli používať vzorce v Notion:
- Prihláste sa do Notion
- Otvorte databázu a pridajte novú vlastnosť do databázy a vyberte vzorec.
- Kliknite na vzorec a zobrazí sa vyskakovacie okno.
- Vyberte konštantu a operátory.
Pamätajte, že vzorce vyžadujú databázu, takže budete potrebovať stránku, ktorá ju obsahuje.
Na čo sa Notion používa?
Notion je prázdny pracovný priestor, ktorý vám umožňuje vytvárať stránky. Každú stránku môžete venovať projektu alebo udalosti, na ktorej pracujete. Tieto stránky môžete zdieľať s inými používateľmi alebo ich môžete používať iba vy. Upozorňujeme, že zdieľanie s inými používateľmi môže vyžadovať predplatné.
Na každej stránke môžete vytvoriť databázu. Databázy môžu mať rôzne formy v závislosti od údajov a toho, na čo ich používate. Toto sú dostupné zobrazenia:
- Časová os
- Galéria
- Kalendár
- Tabuľka
- Zoznam
Vždy môžete zmeniť pohľad na vašu databázu a prispôsobiť ju vašim potrebám. Dá sa to urobiť len dvoma kliknutiami a nevyžaduje sa, aby ste začínali od nuly. V prípade potreby ho môžete aj vymazať. Aj keď chcete zmeniť názor a obnoviť niečo, čo ste odstránili, je to tiež možné.
Na čo sa používajú vzorce?
Ako už pravdepodobne viete, Notion vám pomáha sledovať vaše záväzky vytváraním stránok. Ako také si môžete vytvárať vlastné databázy v zobrazeniach, ktoré vám vyhovujú.
To všetko vás môže napadnúť: „Ak som si už vybral databázu, prečo by som potreboval vzorce? Existujú tri dôvody na začlenenie vzorcov do údajov:
- Vypočítajte nové hodnoty. Máte napríklad množstvo aktivít, ktoré sú zamerané na rôznych členov. Ak chcete vypočítať, koľko každý člen pridá do projektov, môžete vypočítať ich percento aktivít v porovnaní s celkovým počtom aktivít.
- Zobrazte hodnoty iným spôsobom. Možno ste uviedli vek každého člena vášho tímu. Ale keďže ide o časť premenlivej informácie, môžete vypočítať ich rok narodenia pomocou vzorca.
- Nájdite koreláciu medzi hodnotami. Možno budete chcieť skontrolovať, či časť informácií prepojená s členom nezahŕňa aj iné informácie. Môžete napríklad skontrolovať, či členovia vášho vydatého tímu majú deti alebo nie. Týmto spôsobom môžete zistiť pravidlo vo svojich údajoch.
Ako vidíte, manipulácia s údajmi pomocou vzorcov môže viesť k záverom, ku ktorým by ste inak možno nedospeli.
Prvky vzorca
Tu sú prvky, ktoré potrebujete na vytvorenie vzorca v Notion:
- Vstupné hodnoty – predstavujú údaje, s ktorými chcete manipulovať.
- Akcia – Čo presne chcete robiť so svojimi údajmi? Pridať? Odčítať? Rozdeliť?
- Možné podmienky – V niektorých prípadoch môžete mať určité podmienky, v ktorých môže vzorec platiť výlučne. Napríklad nechcete odčítať číslo, pokiaľ nie je väčšie ako päť.
Teraz, keď viete, čo tvorí vzorec v Notion, môžete ho vyskúšať na svojich údajoch.
Terminológia spojená so vzorcami
Tu je určitá terminológia, ktorá by sa vám mohla hodiť pri používaní vzorcov:
- Funkcia – určuje vzťah medzi vašimi premennými, t.j. vašimi vstupmi.
- Syntax – odkazuje na poradie vo vašom vzorci, ktoré ovplyvní výstup.
- Argument – Toto sú vaše vstupy.
- Reťazec – skupina hodnôt vo vzorci. Tie sú zvyčajne spojené úvodzovkami.
- Boolean – zobrazuje výstup ako true alebo false.
- Zreťaziť – to vám umožní spojiť dve hodnoty do jednej.
Vzorce môžu byť dosť mätúce. Dúfame, že sa tým veci trochu vyjasnia.
Rôzne typy funkcií v predstave
Teraz sa môžete opýtať: „Iste, Notion mi môže pomôcť použiť vzorce, ale na aké funkcie? Tu sú typy funkcií, ktoré tieto vzorce pokrývajú:
- Logické funkcie – Používajú sa na testovanie určitých predpokladov, napríklad či sú hodnoty rovnaké, väčšie, prázdne atď.
- Číselné funkcie – Používajú sa na matematické výpočty, ako je odčítanie, delenie, hľadanie odmocniny atď.
- Textové funkcie – dajú sa použiť na zlúčenie slov, ich nahradenie, počítanie znakov atď.
- Funkcie dátumu – môžu vám pomôcť vypočítať čas medzi dátumami, určiť dátum, dátum ukončenia návratu atď.
Možnosti sú takmer nekonečné. Nie je potrebné sa obávať, že Notion nemusí byť schopný splniť vaše potreby pri analýze údajov, bez ohľadu na formát údajov.
Rozdiely medzi Excelom a pojmovými vzorcami
Excel je najpoužívanejší nástroj na svete, pokiaľ ide o vzorce. Aké sú však rozdiely medzi Excelom a Notion? Tu je niekoľko vymenovaných:
- Odkazy na vlastnosti – V Exceli odkazujete na jednotlivé bunky. Notion vám umožňuje odkazovať na stĺpce. Pre každú položku v stĺpci sa použije váš vzorec v celej databáze. To vám určite môže urýchliť veci.
- Spájanie hodnôt – V Exceli použijete „&“ na spojenie dvoch alebo viacerých hodnôt vo vzorci. V Notion namiesto toho použijete „+“.
- Komplexné výpočty – Hoci Notion má svoje výhody, pokiaľ ide o zložité výpočty, Excel vyhráva.
- Funkcie vizualizácie údajov – Excel ponúka množstvo typov grafov: stĺpcový, koláčový, stĺpcový, plošný atď. Bohužiaľ, tieto ešte nie sú dostupné na Notion. Ak teda potrebujete grafy, budete musieť zostať pri Exceli.
- Odkazovanie na celú databázu – Používanie vzorcov v Exceli sa vzťahuje len na jednu tabuľku. Takže môžete mať dve tabuľky s rovnakými údajmi a robiť v nich úplne odlišné veci. Na druhej strane v Notion budú vaše vzorce platiť pre celú databázu. Mohli by sme povedať, že databázová stránka v Notion by mohla pripomínať tabuľku v Exceli.
Nie ste si istí, ktorý nástroj si vybrať? Všetko závisí od osobných preferencií. Hoci Excel môže byť známejšou možnosťou, skúšanie nových vecí môže priniesť neočakávané výsledky.
Vzorce sa hodia
Každý projekt v Notion bude mať svoju stránku s databázami v rôznych formátoch. Keďže databázy obsahujú veľké množstvo premenných, možno budete chcieť s nimi manipulovať. Môžete zaviesť rôzne typy vzorcov na získanie nových údajov alebo nakresliť prepojenia medzi existujúcimi údajmi. Hoci Excel je na to najznámejším nástrojom, skúšanie nových vecí by vás mohlo pozitívne prekvapiť. Prečo teda nevyskúšať vzorce v Notion?
Matematika možno nebola tvojím obľúbeným predmetom v škole, ale musíme súhlasiť, používanie vzorcov môže byť užitočné. Najmä pri práci so širokým spektrom informácií, či už číselných, logických, textových alebo dokonca súvisiacich s dátumom. Umožnia vám to analyzovať, aby ste dospeli k záverom a riešeniam. Môžu vám dokonca ukázať vzťah medzi údajmi, o ktorých ste ani nevedeli.
Použili ste vzorce v Notion? Mali ste ich ťažké? Povedzte nám to v sekcii komentárov nižšie.
