Без сомнения, Gmail является самым популярным почтовым сервисом. Он отлично работает со сторонними приложениями для синхронизации контента по разным протоколам. Он также предлагает вам хорошие возможности для автоматизации, управления и сортировки ваших электронных писем.
Это делается с помощью смарт-меток, которые можно использовать как папки, и есть несколько меток по умолчанию, которые должны автоматически сортировать входящие сообщения. По правде говоря, установка и программирование всего может занять некоторое время. Тем не менее, вы получите чистый почтовый ящик без беспорядка, и вам будет проще массово выбирать и сортировать всю электронную почту.
Что такое смарт-этикетки?
По умолчанию смарт-метки распределяют входящие электронные письма по пяти категориям. Вот что они собой представляют:
Социальные сети — этот ярлык содержит электронные письма от служб знакомств, социальных сетей и других веб-сайтов для обмена медиафайлами.
- Обновления – Ваши цифровые квитанции, счета, подтверждения, а также финансовые отчеты попадают на ярлык «Обновления».
- Начальный – Сообщения, которые больше нигде не принадлежат, и личные электронные письма попадают на основную метку.
- Форумы – Электронные письма о сообщениях от онлайн-досок, групп и форумов живут на вкладке «Форумы».
- Акции – Раздражающие электронные письма и маркетинговые кампании отправляются в раздел «Рекламные акции».
Примечание: Gmail очень хорошо фильтрует электронные письма по ярлыкам, если они включены и правильно настроены. Однако некоторые из новых писем могут по-прежнему попадать на вкладку «Основные».
Настройка смарт-меток
Google позволяет вам выбирать, какие смарт-метки будут отображаться в вашем почтовом ящике. Например, в меню конфигурации вы можете удалить «Рекламные акции» или «Социальные сети» из своего почтового ящика. Это то, что вам нужно сделать.
Шаг 1
Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу экрана, чтобы открыть меню настроек. Затем нажмите «Просмотреть все настройки».
Шаг 2
Теперь выберите «Входящие» и нажмите на поле перед ярлыками, которые вы хотите получить в своем почтовом ящике. Если вам действительно не нужны рекламные или социальные электронные письма, не стесняйтесь ничего не проверять. После этого нажмите «Сохранить изменения» для подтверждения, и все готово.
Использование фильтров для автоматической сортировки писем
Фильтры предназначены для автоматической сортировки писем и размещения их под правильным ярлыком. Как указано, фильтры по умолчанию сами по себе неплохо справляются со своей задачей, и вы также можете установить собственные фильтры.
Шаг 1
Запустите Gmail и щелкните значок фильтра в строке поиска (значок находится в крайнем правом углу строки). Цифровая форма выпадает, и вам нужно заполнить соответствующие разделы.
Шаг 2
Форма довольно обширна и включает адрес электронной почты отправителя и получателя, тему, размер, дату и т. д. Поле «Включает слова» довольно интересно, потому что оно позволяет вам вводить целевые ключевые слова и отправлять спам прямо в цифровое забвение.
Шаг 3
После того, как вы заполните поля, нажмите «Создать фильтр», и появится другое всплывающее окно, затем вы должны выбрать «Пропустить папку «Входящие» (Архивировать)». Делая это, вы гарантируете, что фильтрующие электронные письма избегают вашего почтового ящика и отображаются только под назначенным ярлыком. Вы также должны выбрать «Также применить фильтр к 15 совпадающие разговоры», расположенный в нижней части всплывающего окна.
Шаг 4
Рядом с «Применить метку» есть стрелка раскрывающегося списка, нажмите на эту стрелку и выберите метку, соответствующую отфильтрованным электронным письмам.
Совет эксперта: Google не ограничивает ваши возможности ярлыками по умолчанию. Нажмите «Новый ярлык» и создайте собственный, соответствующий вашим потребностям.
Шаг 5
Наконец, вы снова нажимаете «Создать фильтр», и все отфильтрованные электронные письма прыгают из вашего почтового ящика на ярлык. Это также относится к старым электронным письмам, которые вы получили от данного отправителя. Вы можете просмотреть отфильтрованные электронные письма, если выберете «Вся почта» или перейдете к этому фильтру.
Важное соображение
Отфильтрованные сообщения появляются в соответствующих папках, когда вы используете почтовый клиент для доступа к Gmail через IMAP. С другой стороны, это не относится к POP Gmail. На этот раз отфильтрованные сообщения отображаются со всеми новыми сообщениями.
Экспорт и импорт фильтров
Возможно, вы этого не знали, но Google позволяет экспортировать и импортировать фильтры. Это может быть настоящим спасением, если вам нужно перейти на новый почтовый клиент.
Чтобы экспортировать фильтры, откройте настройки Gmail, нажмите «Просмотреть все настройки» и выберите вкладку «Фильтры и заблокированные адреса». Выберите фильтр, который вы хотите экспортировать, и нажмите «Экспорт». Вы получите файл .xml, который можно редактировать в текстовом редакторе. Но там нет смысла вносить какие-либо правки, так как проще удалить/изменить фильтры после того, как вы их загрузите.
Импортировать фильтры также довольно просто. Перейдите в нижнюю часть страницы и выберите «Импорт фильтров», затем «Выбрать файл». Найдите XML-файл фильтров, нажмите на него и выберите «Открыть файл». Gmail не завершает действие автоматически, вам нужно нажать «Создать фильтры» для подтверждения.
Аккуратный трюк: Самый быстрый способ автоматически отсортировать важные электронные письма — пометить их. Просто нажмите на маленькую звездочку рядом с датой и временем, и письма появятся в разделе «Помеченные».
Почтальон приходит
Когда все сказано и сделано, настройка автоматической сортировки в Gmail требует некоторого времени и усилий. Но пользовательский интерфейс интуитивно понятен, прост в использовании, и вам нужно сделать это только один раз.
Используете ли вы почтовый клиент для доступа к своей учетной записи Gmail? Какие пользовательские этикетки вы хотели бы создать? Не стесняйтесь рассказать нам больше о своих предпочтениях в разделе комментариев ниже.
