Как освоить Outlook

Эта функция для тех, кто закончил рабочий день с ужасным чувством неудовлетворенности тем, что что-то пошло не по плану, что вы были неэффективны. Что вы просто не сделали всего того, что хотели.

Мы сталкиваемся с проблемой. Не говоря уже о кредитном кризисе, большинство из нас сталкивается с нехваткой времени каждый рабочий день. Нас засыпают телефонными звонками, собраниями, голосовыми сообщениями, боссами, которые дают нам срочные задачи в последнюю минуту, и самой требовательной из любовниц: электронными письмами.

Хотя технологии теоретически облегчили нашу работу, многие люди считают, что все наоборот. Действительно, опрос, проведенный провайдером веб-почты GMX, показал, что 41% британцев испытывают чувство вины и беспокойства из-за большого количества получаемой ими электронной почты.

Не в наших силах удалить электронную почту из мира — ящик Пандоры открыт, — но вы можете взять ситуацию под контроль. Технологии должны помогать, и в этой статье мы покажем вам, как освоить Outlook (или независимо от того, какую личную электронную почту/организационный инструмент вы используете), поэтому вы никогда не покидаете работу с чувством неэффективности. снова.

Приведение дел в порядок

Даже самого неорганизованного человека можно превратить в менее организованного, заставив использовать ежедневный список дел, но, по словам гуру продуктивности, таких как Дэвид Аллен (автор книги Приведение дел в порядок, также известный просто как ГТД) и Салли МакГи (автор Возьмите под контроль свою жизнь!), этого недостаточно. Если и было время, когда ежедневный список задач был практичным, то это давно прошло: наши рабочие дни слишком непредсказуемы.

Аллен и МакГи утверждают, что для того, чтобы разобраться в наших рабочих нагрузках, нам нужно более сложное мышление и более умные инструменты. Нам нужна система, которая действительно приветствует неожиданное, потому что электронное письмо, которое попадает в ваш почтовый ящик и требует немедленного внимания, может быть тем, что принесет вам следующее повышение.

«Настоящая сила ГТД имеет широкий кругозор, поскольку вы используете систему в качестве заполнителя для открытых циклов и незавершенных вещей, которые вам нужно отслеживать», — сказал нам Аллен в интервью. «Если вы пытаетесь использовать свою голову для этого, то удачи».

Хотя каждый будет использовать несколько иную систему, все сводится к расстановке приоритетов. Есть задачи, которые вам нужно будет выполнить сегодня; есть другие, которые можно сделать только в следующую пятницу, когда все в офисе; а есть и другие, которые лучше оставить на завтрашнее утро, когда вы почувствуете себя свежее, чем сейчас, медленно переваривая свой обед.

Нам также нужно искоренить пиявок времени. В большинстве случаев нет веских причин читать письмо дважды. Большую часть времени вы сможете справиться с этим немедленно, и это один из центральных принципов, лежащих в основе ГТД.

Очистите свой почтовый ящик

Первое, что нужно учитывать, это работа с пустым почтовым ящиком. Для некоторых эта концепция является ересью: они будут возражать, что 7000 электронных писем, которые находятся в их почтовом ящике, могут выглядеть беспорядочно, но, по крайней мере, там все есть. Простой поиск или фильтрация по теме или имени приведет их к нужной им информации.

Однако дело в том, что вы можете выполнять все эти поиски и фильтры, но при этом открывать Outlook с чистого листа: тогда вы увидите только те электронные письма, с которыми вам нужно иметь дело. Это может означать, что вы измените способ работы, но это гарантирует, что вы будете работать более эффективно, поскольку вас не будут отвлекать электронные письма, которые вы уже прочитали и с которыми уже разобрались.

Первое правило — удалять письма, которые вам не нужны. Второе правило, которое может иметь огромное значение для вашей трудовой жизни, заключается в том, что если Задача (например, ответ на электронное письмо) займет менее двух минут, поэтому сделайте это сразу. Примечательно, что Аллен называет это правилом двух минут.

«Если все, что вы сделали, это выработали правило двух минут во всем, что вы делаете до конца своей жизни, то вы будете благодарить меня до конца своей жизни», — сказал Аллен. Некоторые задачи займут больше времени, и, по словам Аллена и МакГи, это означает одно из двух. Во-первых, вы прорабатываете действие, а затем откладываете электронное письмо на потом, когда у вас будет больше возможностей ответить. Под файлом мы подразумеваем перемещение электронной почты в папку (например, @Actions, с символом @, гарантирующим, что оно находится в верхней части списка папок).

Второй - отложить. В не-ГТД мир, это может означать простое игнорирование письма на некоторое время, но это не удалит его из вашего почтового ящика. Вам нужно переместить письмо в другую папку, например @Deferred, а затем вернуться к нему в назначенное время. В противном случае оно просто будет лежать в вашем почтовом ящике, как гудящее раздражение.

Некоторые люди могут просматривать свои отложенные электронные письма один раз в день, другие — раз в неделю. Но очень важно, чтобы у вас было заранее оговоренное время, иначе они просто забудут.

Остальные электронные письма в вашем почтовом ящике, скорее всего, попадают под широкий заголовок ссылки. Они могут относиться к определенному аспекту вашей работы или проекта. В любом случае, поэкспериментируйте с созданием новой папки (Файл | Создать | Папка или сочетание клавиш Ctrl+Shift+E) под названием Справочные электронные письма и просто переместите туда все свои «основные» электронные письма.

И, к счастью, у вас будет пустой почтовый ящик. Вы сделали первый важный шаг к тому, чтобы использовать Outlook должным образом.

Сделайте так, чтобы ваши действия что-то значили

Одна из самых больших проблем со списками дел заключается в том, что они полны задач, которые невозможно выполнить. Допустим, вам нужно определить повестку дня встречи на следующей неделе. Если вы не находитесь в счастливом положении автократа, это непростая задача. На самом деле вам придется написать другим участникам по электронной почте, чтобы узнать, есть ли у них какие-либо вопросы, которые они хотели бы поднять, пройти протокол предыдущей встречи, отслеживание определенных действий, согласование повестки дня с другими заинтересованными сторонами и многое другое кроме.

Таким образом, запись «разобраться в повестке дня» в верхней части бумажного списка дел или в задачах в Outlook бесполезна. Вам нужно быстро проанализировать отдельные шаги и записать их — и, если задача вообще сложными, а не просто записывать их в свой ежедневный список дел, вы должны добавить их в календарь.

Салли МакГи описывает эти задачи как следующие стратегические действия. То есть задача, которую вы можете выполнить, которая способствует достижению ваших общих целей, но которую вы можете выполнить за один простой шаг.

«Ключом к выполнению задач является планирование дальнейших стратегических действий в вашем календаре, — пишет Салли МакГи, — чтобы вы могли быть уверены, что они будут выполнены без… нарушения важных сроков. Статистика моей компании доказывает, что вероятность выполнения задачи на 75% выше, если она запланирована в вашем календаре, а не отслеживается в вашем списке задач или в вашей голове».

Собери свои идеи

Еще один основополагающий принцип ГТД заключается в том, чтобы устранить беспокойство. Мы тратим слишком много времени на заботы о вещах, которые либо находятся вне нашего контроля, либо могут быть легко поставлены под наш контроль, и одной из постоянных забот людей является отслеживание их идей.

Это может означать, что у вас всегда под рукой должен быть бумажный блокнот. У вас есть идея, нацарапайте ее и либо вырвите страницу и бросьте ее в папку «Входящие», либо — если вы в отъезде — оставьте ее в блокноте. Затем, в то время, которое вы отложили, просмотрите эти идеи и обработайте их.

Или можно использовать технологии: функция записи на мобильный телефон, звонок самому себе на работу и оставленный на голосовой почте, составление списка на смартфоне. Дэвид Аллен раньше полагался на диктофон именно для этой цели, но теперь использует онлайн-сервис транскрипции Jott (jott.com). «Я могу быстро набрать Джотта на своем телефоне, и он спросит, кого ты хочешь к Джотту, я говорю себе, я говорю, и это вернется в моей электронной почте примерно через пять минут довольно точно — достаточно, чтобы послужить триггером, чтобы напомнить мне, что мне нужно делать с что."

Красота и ужас технологий в том, что у нас есть огромный выбор механизмов для ведения заметок. Помимо бумаги или британских альтернатив Jott, таких как Dial2Do (dial2do.com), мы можем добавлять задачи на наш смартфон, записывать сообщение на его диктофон, отправлять электронное письмо самому себе на наш BlackBerry, позвоните по номеру офиса и оставьте голосовое сообщение, добавьте новую задачу в Outlook, используя OneNote и многочисленные варианты Загружать.

Хотя рекомендуется ограничиться несколькими механизмами, чтобы их проверка стала второй натурой, гораздо лучше использовать технологии, чем полагаться на свою память.

Нет ничего плохого в том, чтобы просто записывать вещи, но если вы читаете Альфра, вы почти конечно, зарегистрированный технофил, и в этом случае вы уже увидите преимущество синхронизации задач между вашими смартфон и ПК.

И если вы действительно привержены технологиям, вы можете выбросить свой бумажный блокнот и вместо этого выбрать планшетный ПК. «Планшетный ПК позволяет мне записывать рукописные заметки прямо в OneNote, — сказал МакГи. «Одним нажатием кнопки я могу перенести элементы действий из своих цифровых заметок прямо в список задач в Microsoft Outlook».

Определите свои категории

Microsoft Office и его конкуренты уже давно поддерживают идею присвоения электронной почты, контакта, встречи или задачи категории.

Например, вы можете работать над четырьмя проектами на работе. Создайте новую категорию, соответствующую каждой из них, а затем назначьте ее. После того, как вы проработаете этот процесс, вы сможете сразу просмотреть все электронные письма, контакты и встречи, касающиеся этого проекта.

Действительно, категории настолько сильны, что некоторые люди могут эффективно работать, просто применяя продуманный набор категорий. Одним из таких людей является Даррен Стрэндж, менеджер по продуктам Microsoft Office в Великобритании, который описывает, как он использует категории в своем блоге.

«Категории позволяют мне рассматривать свою работу как управление шестью проектами и решать, над каким из них я работаю в данный момент», — сказал нам Стрендж. «Это более сфокусированный и последовательный способ работы. Просто жуя мой почтовый ящик сверху, я чувствовал, что отбиваю мячи из безжалостной машины для теннисных мячей».

Просматривая электронную почту по категориям, вы будете отфильтровывать электронные письма, не относящиеся к проектам, что позволит вам игнорировать их или действовать по своему усмотрению. Это решает одну из самых больших проблем электронной почты — вас отвлекают новые поступления во время работы. Любое новое электронное письмо не классифицируется, поэтому его нельзя будет просмотреть, если вы отфильтровали его по текущему проекту.

«Использование категорий в моем календаре помогает гарантировать, что я посвящаю надлежащее количество времени каждому проекту, соблюдаю баланс приоритетов и соблюдение сроков», — добавил Стрэндж.

Категории могут быть особенно полезны для обработки задач. Возможно, вы захотите создать категорию @Calls, которую будете использовать для хранения всех задач, основанных на телефонных разговорах. Для задач с низким приоритетом вы можете создать категорию @Someday. Для вещей, которые можно сделать только дома, создайте категорию @Home.

Другое преимущество точного определения категорий заключается в том, что любые новые задачи, которые вы добавляете, будут по умолчанию добавлены в представление «Категории: (нет)». Затем вы можете отсортировать это в удобное время и быстро отсортировать их по наиболее подходящим категориям, где они будут ждать, когда вы сочтете нужным.

Еще одним преимуществом является то, что вы можете назначить несколько категорий элементам. Сравните это с более простым подходом к папкам, когда вы создаете длинный список папок и элементов файлов, относящихся к проекту, в соответствующей папке. Проблема в том, что электронное письмо часто охватывает несколько тем, так куда же его подавать?

Одним из самых больших преимуществ Outlook 2007 по сравнению с версией 2003 является улучшенная поддержка категорий с цветовым кодированием, позволяющим с первого взгляда увидеть, например, какие проекты отнимают у вас время. Но если вы не можете использовать Outlook 2007, есть интересный подключаемый модуль Outlook под названием CategorieZ, который позволяет вам создавайте суперкатегории и подкатегории и, как правило, получайте больше контроля — вы можете загрузить 15-дневную пробную версию от software-solutions.co.nz.

Перезагрузите свой календарь

Салли МакГи часто говорит своим клиентам: «Вы не можете делать все, но вы можете делать все, что угодно, если это вписывается в ваши планы». ваш календарь». Конечным результатом для людей, занятых на ответственной работе, которые не следуют этому совету, является то, что у них заканчивается время. В хороших случаях это может быть продление дня на час или около того утром или вечером. В плохих случаях это означает обработку электронной почты дома в 23:00. Или позже.

Если это звучит знакомо, вам следует подумать о более эффективном планировании своего времени. Каждый рабочий день посвящайте час сортировке электронной почты, чтобы назначать встречи по ней — после в общем, у вас больше шансов получить быстрое решение, если люди, которым вы отправили электронное письмо, все еще на работе.

МакГи рекомендует вести рабочий и личный дневник в течение недели, отмечая все с момента заставляет вас принести латте к тому, сколько времени вы тратите на прогулку с собакой, чтобы вы могли видеть, сколько у вас времени потребляется. Это покажет, сколько времени на самом деле занимают задачи, и выделит то, что вам, возможно, следует перестать делать.

Исходя из этого, вы можете создать то, что МакГи называет базовым календарем — все встречи один на один, которые вам нужны, время исследований, час, который вам нужен каждую неделю для пересмотра ваших долгосрочных целей, ваши три еженедельных визита в спортзал. Конечный результат? При правильном применении достигается лучший баланс между работой и личной жизнью, и вы более эффективно используете свое время в течение дня, недели и месяца.

Большая картина

Мы сосредоточились на конкретных шагах, которые вы можете предпринять в Outlook, но большинству людей также будет полезно сделать шаг назад и изучить более широкую картину. Если вы не знаете, каковы ваши долгосрочные цели, как вы можете быть уверены, что задачи, на выполнение которых вы тратите свое время, действительно приносят пользу вам и вашей компании? Короче говоря, вы зря теряете время?

Признаки, на которые следует обращать внимание, — это постоянное чувство, что вы тушите пожар или что вы отвлекаетесь на самые последние и лучшие вещи. «Если вы не совсем уверены в том, что делаете, вас будут отвлекать последние, самые громкие и яркие безделушка перед вами», — утверждает Аллен, ссылаясь на сайты социальных сетей и обмен мгновенными сообщениями как на возможность отвлекающие факторы. «Но если вы действительно знаете, что делаете, вы не позволите мгновенным сообщениям встать у вас на пути».

Итак, определите свои долгосрочные цели. Потратьте время, чтобы наметить, как вы можете их достичь, и на основе этого определите, какая ваша следующая достижимая задача состоит в том, чтобы провести вас по этому пути. Это здравый смысл, но большинство людей считают, что они слишком заняты тушением пожаров, чтобы тратить время на планирование.

Следующий шаг

Переключение на Приведение дел в порядок Метод или подписка на альтернативу МакГи требует серьезного изменения мышления и может вам не подойти. Но не стоит ожидать мгновенных результатов. “ГТД Это похоже на изучение любого искусства или ремесла, это занимает два года», — утверждает Дэвид Аллен.

«У вас уйдет два года, чтобы выучить русский или итальянский, или танго, или научиться играть на банджо, поэтому, когда вы говорите об изучении нового набора моделей поведения, это займет время. Но даже осознавать ГТД имеет огромную ценность, как вы можете сказать, вау, на случай, если у меня когда-нибудь возникнут проблемы, я знаю, что есть выход ».

В этой статье затрагивается только то, что ГТД может предложить, и если она понравится, вам следует купить книгу, а также несколько иной — и более технологически ориентированный — подход Салли МакГи к проблеме. За 15 долларов вы также можете скачать подробное руководство на 45 страницах с davidco.com/store который дает пошаговые инструкции по формированию Outlook в соответствии с вашими предпочтениями (как для Outlook 2003, так и для Outlook 2007).

Это дивный новый мир, и не каждый изменит свой стиль работы. Но даже если вы придерживаетесь лишь нескольких основных принципов, от правила двух минут до настройки категорий, вы можете каждый день уходить с работы с ощущением, что все под контролем и вы достигли всего, чего хотели.