Gândește-te la ultima întâlnire la care ai participat. A fost bine organizat? A început la timp? Poate s-a terminat cu acțiuni clare la care să lucreze toată lumea? Dacă dai din cap, nu ești singur.
Vezi legate
Potrivit cercetării de la eShare, un angajat mediu de birou petrece mai mult de zece ore în fiecare săptămână pregătindu-se și participând la 4,4 întâlniri – dintre care 59% sunt considerate inutile.
Această cifră devine și mai acută când îți dai seama că 24% dintre respondenți au spus că aceleași rezultate ar putea fi adesea obținute cu câteva e-mailuri rapide. Cercetare de la Microsoft Instruirea a arătat că angajatul mediu al IMM-urilor participă la 207 întâlniri pe an, dintre care 67% sunt considerate neproductive.
În mod clar, întâlnirile trebuie să se schimbe. Cu toate acestea, înțelegerea acestei nevoi și instigarea efectivă a acesteia sunt două lucruri diferite.
CITEȘTE URMĂTORUL: Studiile confirmă că întâlnirile ne fac mai puțin productivi
Este nevoie de o întâlnire?
„Întâlnirile excesive sunt defectul marilor companii și aproape întotdeauna se înrăutățesc în timp.” Tesla CEO Elon Musk a scris într-o e-mail către angajații săi. „Scăpați de întâlnirile frecvente, cu excepția cazului în care aveți de-a face cu o problemă extrem de urgentă”.
Sfatul lui Musk este că numărul de întâlniri ar trebui „să scadă rapid odată ce problema urgentă este rezolvată”.
„Ieșiți dintr-o întâlnire sau renunțați la un apel imediat ce este evident că nu adăugați valoare. Nu este nepoliticos să pleci, este nepoliticos să faci pe cineva să rămână și să-și piardă timpul.”
„Este nepoliticos să faci pe cineva să rămână și să-și piardă timpul”
Poate că Musk a spus-o cu putere, dar el lovește un punct cheie. Întâlnirile distrug resursele de afaceri, consumă energia lucrătorilor și înghiți timp care ar putea fi folosit mai bine în altă parte.
Asta nu înseamnă că întâlnirile nu au încă un loc. Cu toate acestea, ele ar trebui să fie structurate cu atenție pentru a rămâne utile. O întâlnire care nu are ca rezultat acțiuni tangibile este o pierdere de timp și energie.
„Multe întreprinderi mici speră că rezultatele vor apărea organic din discuții”, spune Nigel Davies, fondatorul Claromentis, la locul de muncă digital. „Dacă oamenii sunt încurajați să-și dezvolte gândurile și ideile înainte de întâlnire și să vină pregătiți, este posibil să profitați mult mai mult de o întâlnire într-un interval de timp mai scurt.”
CITEȘTE URMĂTORUL: 5 moduri prin care colaborarea vă face afacerea mai inteligentă
Compania de colaborare la locul de muncă Asana merge atât de departe încât să nu aibă „întâlniri în zilele de miercuri”. Cofondatorul companiei, Justin Rosenstein, explică decizia ca fiind un mijloc de a ajuta oamenii să înțeleagă cel mai bun mod de a comunica. „Prima întrebare pe care trebuie să ți-o pui este: „O întâlnire pentru a discuta despre asta chiar va fi o utilizare productivă a timpului tuturor?”
„Majoritatea informațiilor pe care tindem să le acoperim în cadrul întâlnirilor nu trebuie să fie comunicate într-o sală sau unei încăperi pline de oameni.”
Cum să vă îmbunătățiți întâlnirile
Dacă afacerea dvs. suferă de întâlniri ample, ce puteți face pentru a vă asigura că acestea sunt cât mai eficiente și eficiente?
Întreabă dacă chiar ai nevoie de o întâlnire
Înainte de a convoca o întâlnire, fă-ți timp să te gândești la ce este de fapt întâlnirea. Ar putea fi realizat fără o întâlnire? Dacă da, nu aveți unul.
Invitați oamenii potriviți
Invitați doar persoanele care trebuie să participe la întâlnire. La fel ca e-mailurile scăpate de control, întâlnirile pot deveni pline de participanți care au contribuție mică sau deloc.
Privește ceasul
Întâlnirile nu ar trebui să dureze ore întregi. Concentrația începe să scadă după o oră. Depinde de persoana care conduce întâlnirea să se mențină la ordinea de zi și să evite ca conversația să se deruleze pe o tangentă - o modalitate sigură de a pierde productivitatea pe parcursul întregii întâlniri. Stabiliți-vă ore stricte de început și de sfârșit pe care să le respectați.
CITEȘTE URMĂTORUL: Cele mai bune podcasturi pentru a-ți îmbunătăți cunoștințele de afaceri
Capturați obiectivele din timp
După cum explică Justin Rosenstein de la Asana: „Începeți să adăugați lucruri la agenda întâlnirii pe măsură ce apar, mai degrabă decât să creați o agendă de întâlnire din mers.
„Până când începe întâlnirea, veți ști ce doriți să acoperiți și ce sperați să realizați în cadrul întâlnirii în sine. Bonus: vei câștiga primele zece minute ale întâlnirii, petrecute de obicei pentru a afla despre ce vei vorbi.”
Rezultate garantate
Întâlnirile ar trebui să aibă întotdeauna o agendă care să aibă ca rezultat un set de acțiuni clar definite care pot fi atribuite indivizilor sau grupurilor. Aceste acțiuni ar trebui să aibă, de asemenea, rezultatele și termenele stabilite pentru finalizarea lor. Puteți urmări acestea la următoarea întâlnire pentru a vă asigura că obiectivele au fost atinse sau sunt pe drumul cel bun.
Trebuie să stai?
O tendință recentă este pentru întâlnirile stand-up, ideea fiind că este mai greu pentru însoțitori să devină distrași și astfel conversația va fi rapidă și dinamică.
Există dovezi care să susțină ideea că statul în picioare pentru o perioadă de timp în timpul zilei de lucru vă poate îmbunătăți sănătatea și, astfel, o întâlnire în picioare este văzută și ca benefică pentru sănătate. Nu toate întâlnirile pot – sau ar trebui – să fie în picioare, dar atunci când sunt necesare conferințe rapide, este o modalitate eficientă de a vorbi cu grupuri mai mici.
CITEȘTE URMĂTORUL: De ce toate companiile ar trebui să renunțe la e-mail și să învețe să iubească Slack
Utilizați tehnologia pentru a vă conecta lucrătorii
Pe lângă pur și simplu ridicarea oamenilor de pe scaun, cultura întâlnirii se schimbă pentru a adopta noi tehnologii pentru a îmbunătăți comunicarea. Odată cu creșterea muncii flexibile, tehnologia a evoluat rapid pentru a satisface nevoile echipelor aflate la distanță geografică.
„Deja vedem cum platformele virtuale devin norma în modul în care organizăm întâlniri”, spune Prajit Nanu, CEO și co-fondator la compania de plăți transfrontaliere InstaReM. „Sunt în mod regulat la întâlniri video pe platforme precum Zoom sau GoToMeeting sau chiar Slack și WhatsApp.”
Nu înlocuiți o duzină de întâlniri fizice ineficiente cu o duzină de întâlniri virtuale ineficiente
Nu doriți să petreceți jumătate din timpul întâlnirii luptând cu tehnologia care refuză să funcționeze, dar o folosește platforme digitale în mod eficient și poate fi o modalitate excelentă de a reuni echipele pentru întâlniri rapide și eficiente. Acest lucru devine din ce în ce mai mult o normă, pe măsură ce întreprinderile trec la lucrul la distanță.
Amintiți-vă, totuși, că nu doriți să înlocuiți o duzină de întâlniri fizice ineficiente cu o duzină de întâlniri virtuale ineficiente. După cum spune Davies, „tehnologia întâlnirilor va continua să evolueze pentru a sprijini mai bine practicile de lucru la distanță, dar înlocuirea întâlnirilor cu săli de discuții asincrone nu va fi suficientă – ați putea la fel de bine să începeți un e-mail fir.
„Întregul motiv pentru care întâlnirile câștigă este că este șansa de a-ți concentra mințile cele mai strălucitoare pe un singur lucru, în același timp, și de a le face să iasă una pe cealaltă. Așa poate înflori geniul creativ, iar inovația se poate întâmpla.”
