Imaginea 1 din 5
Până de curând, doar cele mai curajoase afaceri se bazau pe sistemele de contabilitate online. Cei care își gestionau propriile conturi au folosit în principal aplicații desktop de la firme precum Sage, QuickBooks sau MYOB. Alții pur și simplu și-au transmis cifrele profesioniștilor contabili.
Lucrurile s-au schimbat. Aplicațiile online devin din ce în ce mai sofisticate și mai ușor de utilizat. Nume de contabilitate consacrate, cum ar fi QuickBooks și Sage, oferă acum versiuni online ale aplicațiilor lor, iar nume mai noi se instalează rapid.
Trei în special s-au dovedit populare. Toate sunt concepute pentru a fi ușor de utilizat – ideea fiind că nu sunt necesare cunoștințe de contabilitate de specialitate pentru a le folosi – dar se potrivesc cu puterea multor aplicații desktop. Alături de caracteristicile sale de management al afacerii, Agent liber oferă o gamă de instrumente de management de proiect încorporate pe care nu le-am văzut într-o aplicație de contabilitate desktop.
KashFlow include funcții de gestionare a stocurilor și Xero se mândrește cu capacitatea de a vă conecta direct la unele bănci online, ceea ce vă permite să urmăriți îndeaproape finanțele afacerii dvs.Beneficiile aplicațiilor de contabilitate online sunt clare. Puteți adăuga tranzacții sau puteți accesa rapoartele de oriunde, de pe orice dispozitiv cu un browser web. Și, în loc să încredințeze conturile companiei tale unui singur utilizator și unui singur computer, serviciile online permit accesul mai multor utilizatori, adesea cu o ierarhie de permisiuni.
În plus, cu actualizările care au loc pe server, obțineți un program actualizat frecvent, care poate face față rapid atunci când mediul financiar se schimbă. De exemplu, o ajustare a cotei de TVA poate fi încorporată rapid într-un serviciu online fără ca utilizatorul să fie nevoie să facă upgrade, așa cum ar putea fi cazul unui program desktop.
Un posibil avantaj final este modul în care sunt plătite serviciile de contabilitate online. Aplicațiile găzduite percep, în general, un gratuit lunar recurent, variind de obicei între 12 GBP și 16 GBP pe lună, fără TVA (deși există opțiuni atât sub, cât și peste acest interval). Dacă nevoile dvs. sunt simple, puteți economisi bani plătind un preț unic pentru a cumpăra o aplicație desktop. Dar odată ce luați în considerare actualizările și asistența, costul abonamentului la un serviciu de conturi online ar putea fi mai mică în timp decât cea a investiției și a menținerii unei contabilități medii aplicarea.
Importul conturilor dvs
Multe companii sunt descurajate să treacă la un serviciu online din cauza complexității percepute de a muta ceea ce ar putea fi un plan de conturi complex asamblat la un nou sistem. În realitate, procesul este de obicei destul de simplu, atâta timp cât aplicația dvs. de contabilitate existentă vă permite să exportați datele fie în format Excel, fie în format CSV.
Cele mai multe versiuni de Sage vă vor permite să faceți acest lucru, iar QuickBooks vă permite să exportați tot felul de date, inclusiv rapoarte, tranzacții și planul de conturi, în format CSV. Aceste date pot fi încărcate direct în sistemul dumneavoastră online. Serviciul KashFlow oferă, de asemenea, un expert Sage Line 50 la KashFlow Export care poate automatiza procesul de mutare de la Sage la KashFlow.
O altă preocupare legată de contabilitatea online este că datele tale critice pentru afaceri sunt deținute de altcineva, ridicând două riscuri potențiale de securitate. Există un risc tranzacțional, ceea ce înseamnă că informațiile dvs. ar putea fi interceptate între tastatură și server; și există un risc de stocare, ceea ce înseamnă că datele dvs. ar putea fi accesate de un intrus sau, în cazul unei defecțiuni a sistemului, ar putea fi pierdute.
