Como definir uma mensagem de ausência no Skype

Os diferentes status coloridos no Skype for Business permitem que seus contatos saibam quando você está fora do escritório e seu nível de disponibilidade. Se você precisa saber como fazer isso, mostraremos neste artigo.

Primeiro, vamos orientá-lo na configuração de uma ausência temporária com respostas automáticas no Windows 10; depois, como incluir mais informações definindo sua disponibilidade no Skype. Além disso, como a versão para Mac do Skype for Business atualmente não obtém informações de calendário do Outlook, mostraremos as etapas para uma solução alternativa.

Opção 1: sincronizar o MS Outlook com o Skype for Business (ponto roxo com respostas automáticas)

Configurar uma ausência temporária com resposta automática no Windows

Antes de configurar o seu out-of-office com respostas automáticas deverá verificar que tipo de conta Outlook possui, pois isso dependerá dos passos a seguir:

1. No Outlook, clique em “Arquivo” > “Configurações da conta”.
   
2. Selecione “Configurações da conta” e marque a coluna “Tipo”:
   
   
   • Se você estiver usando um e-mail de trabalho, sua conta será do Microsoft Exchange.
     
   • Se for um e-mail pessoal como o Gmail, sua conta será IMAP ou POP3.

Para configurar uma resposta automática de ausência temporária para uma conta do Microsoft Exchange:

1. Inicie o Outlook e selecione “Arquivo” > “Respostas Automáticas”.
   
2. Na caixa "Respostas automáticas", clique em "Enviar respostas automáticas".
   
   • Você pode definir um intervalo de datas para suas respostas automáticas que serão interrompidas no horário final; caso contrário, você precisará desativá-lo manualmente.
     
   • Use a opção “Regras e alertas” para configurar sua ausência caso a opção “Respostas automáticas” não esteja presente.
3. Digite a resposta que deseja enviar enquanto estiver ausente na guia "Dentro da minha organização".
   
   • A opção “qualquer pessoa fora da minha organização” enviará sua resposta automática para todos os e-mails.
     
4. Clique em “OK” para salvar.
   

Para criar uma mensagem de ausência temporária para sua conta IMAP ou POP3:

1. Inicie o Outlook e selecione “Arquivo” para exibir as opções de informações da sua conta.
   
2. Selecione "Nova mensagem".
   
3. Preencha o assunto e a resposta para o seu modelo.
   
4. Clique em “Arquivo” e depois em “Salvar como”.
   
5. Digite o nome do seu modelo no menu suspenso “Salvar como tipo”; em seguida, clique em “Modelo do Outlook (*.oft)”.
   
6. Escolha o local e depois “Salvar”.
   

Para criar a regra de ausência temporária:

1. Clique em “Arquivo” > “Gerenciar regras e alertas”.
   
2. Na guia "Regras de e-mail" na caixa "Regras e alertas", selecione "Nova regra".
   
3. Selecione “Aplicar regra na mensagem recebida” abaixo de “Iniciar de uma regra em branco” e depois “Avançar”.
   
4. Deixe as opções das Etapas 1 e 2 inalteradas para responder a todas as suas mensagens e depois “Avançar”.
   
5. Clique em “Sim” para confirmar a regra para todas as mensagens.
   
6. Abaixo “Etapa 1: Selecione a(s) ação(ões);” em seguida, clique em “responder usando um modelo específico”.
   
7. Abaixo de “Etapa 2: Editar a descrição da regra”, selecione o texto realçado para um “modelo específico”.
   
8. Selecione “Modelos de usuário no sistema de arquivos” na opção “Selecionar um modelo de resposta” em “Examinar”.
   
9. Clique no seu modelo e depois em “Abrir” > “Avançar”.
   
10. Adicione quaisquer exceções necessárias e, em seguida, “Avançar”.
    
11. Agora chame sua regra de algo, por exemplo, Fora do escritório.
12. Se você deseja iniciar suas respostas automáticas agora, deixe a opção “Ativar esta regra” marcada e depois “Concluir”; caso contrário, desmarque a opção até que esteja pronto.
    

Observação: Enquanto estiver ausente, você precisará deixar o Outlook em execução para enviar as respostas automáticas.

Para ativar a regra:

1. Clique em “Arquivo” > “Gerenciar regras e alertas”.
   
2. Em “Regras de e-mail” em “Regras e alertas”, localize sua regra e, à esquerda, marque a caixa e “Ok”.
   

Por fim, defina sua presença como “Ativa” no Skype:

Sempre que um de seus contatos do Skype procurar por você, eles verão um pequeno ponto roxo ao lado do seu nome. Isso confirma que você está fora do escritório, mas ainda disponível e pronto para conversar.

1. Entre no Skype e selecione sua foto de perfil em “Chats”.
   
2. Clique no seu status atual e selecione "Ativo".
   

Configure um status do Skype fora do escritório e “ativo” no Mac

Observação: Atualmente, o Skype for Business no Mac não oferece detalhes de presença com base em um calendário do Outlook. Como solução alternativa, você pode definir seu status como “Ativo” com uma mensagem de status de ausência temporária:

1. Entre no Skype e clique na sua foto.
2. Selecione “Disponível” na seta suspensa abaixo do seu nome.

Em seguida, para adicionar sua mensagem de status:

1. Clique na sua foto e selecione "Clique para adicionar mensagem de status".
2. Digite uma mensagem, por exemplo, “Estou offline no momento…. – ….. Por favor, envie uma mensagem instantânea.
   • Para remover a mensagem, basta clicar nela e clicar em “Excluir”.

Quando seus colegas procurarem você em seus contatos do Skype, eles verão que você está ausente e disponível.

Opção 2: sincronizar o calendário do MS Outlook com o Skype (seta circular roxa)

Configurar uma ausência temporária com/sem resposta automática no Windows

Antes de configurar o seu out-of-office, você precisa verificar qual o tipo de conta do Outlook que você possui, pois isso dependerá das etapas que você precisará seguir:

1. No Outlook, clique em “Arquivo” > “Configurações da conta”.
   
2. Selecione “Configurações da conta” e marque a coluna “Tipo”:
   
   • Se você estiver usando um e-mail de trabalho, sua conta será do Microsoft Exchange.
     
   • Se for um e-mail pessoal como o Gmail, sua conta será IMAP ou POP3.

Para configurar uma resposta automática de ausência temporária para uma conta do Microsoft Exchange:

1. Inicie o Outlook e selecione “Arquivo” > “Respostas Automáticas”.
   
2. Na caixa "Respostas automáticas", clique em "Enviar respostas automáticas".
   
   • Você pode definir um intervalo de datas para suas respostas automáticas que serão interrompidas no horário final; caso contrário, você precisará desativá-lo manualmente.
     
   • Use a opção “Regras e alertas” para configurar sua ausência caso a opção “Respostas automáticas” não esteja presente.
3. Digite a resposta que deseja receber enquanto estiver ausente na guia "Dentro da minha organização". Você também pode deixar a resposta em branco.
   
4. A opção “qualquer pessoa fora da minha organização” enviará sua resposta automática para todos os e-mails. Se você deseja deixar a resposta em branco, o Outlook recomenda selecionar "Somente meus contatos".
   
5. Clique em “OK” para salvar.
   

Para criar uma mensagem de ausência temporária para sua conta IMAP ou POP3:

1. Inicie o Outlook e selecione “Arquivo” para exibir as opções de informações da sua conta.
   
2. Selecione "Nova mensagem".
   
3. Preencha o assunto e a resposta para o seu modelo.
   
4. Clique em “Arquivo” e depois em “Salvar como”.
   
5. Digite o nome do seu modelo no menu suspenso “Salvar como tipo”; em seguida, clique em “Modelo do Outlook (*.oft)”.
   
6. Escolha o local e depois “Salvar”.
   

Para criar a instrução de ausência temporária:

1. Clique em “Arquivo” > “Gerenciar regras e alertas”.
   
2. Na opção “Regras de e-mail” na caixa “Regras e alertas” selecione “Nova regra”.
   
3. Selecione “Aplicar regra na mensagem recebida” abaixo de “Iniciar de uma regra em branco” e depois “Avançar”.
   
4. Deixe as opções “Etapas 1 e 2 inalteradas para responder a todas as suas mensagens e depois “Avançar”.
   
5. Clique em “Sim” para confirmar a regra para todas as mensagens.
   
6. Abaixo “Etapa 1: Selecione a(s) ação(ões);” em seguida, clique em “responder usando um modelo específico”.
   
7. Abaixo de “Etapa 2: Editar a descrição da regra”, selecione o texto realçado para um “modelo específico”.
   
8. Selecione “Modelos de usuário no sistema de arquivos” na opção “Selecionar um modelo de resposta” em “Examinar”.
   
9. Clique no seu modelo e depois em “Abrir” > “Avançar”.
   
10. Adicione quaisquer exceções necessárias e, em seguida, “Avançar”.
    
11. Agora chame sua regra de algo, por exemplo, Fora do escritório.
12. Se você deseja que suas respostas automáticas comecem agora, deixe a opção “Ativar esta regra” marcada e depois “Concluir” ou desmarque a opção quando estiver pronto.
    

Observação: Enquanto estiver ausente, você precisará deixar o Outlook ativo para enviar as respostas automáticas.

Para ativar a regra:

1. Clique em “Arquivo” > “Gerenciar regras e alertas”.
   
2. Em “Regras de e-mail” em “Regras e alertas”, localize sua regra, marque a caixa à esquerda e “Ok”.
   

Por fim, defina sua presença como “Fora do Trabalho” no Skype:

Sempre que um de seus contatos do Skype procurar por você, eles verão uma pequena seta roxa apontando para a esquerda e um ponto ao lado do seu nome. Isso confirma que você está fora do escritório e “fora do trabalho”; portanto, inativo.

1. Entre no Skype e selecione sua foto de perfil em “Chats”.
   
2. Clique no seu status atual e selecione “Fora do trabalho”.
   

Configure um status do Skype fora do escritório e “fora do trabalho” no Mac

Observação: Atualmente, o Skype for Business no Mac não oferece detalhes de presença com base em um calendário do Outlook. Como solução alternativa, você pode definir seu status como “Fora do trabalho” com uma mensagem de status de ausência temporária:

1. Entre no Skype e clique na sua foto.
2. Selecione “Fora do trabalho” na seta suspensa abaixo do seu nome.

Em seguida, para adicionar sua mensagem de status:

1. Clique na sua foto e selecione "Clique para adicionar mensagem de status".
2. Digite uma mensagem, por exemplo, “Estou offline no momento…. e voltará…”
   • Para remover a mensagem, basta clicar nela e clicar em “Excluir”.

Quando seus colegas procurarem você em seus contatos do Skype, eles verão que você está ausente e indisponível.

Perguntas frequentes fora do escritório do Skype

Por que meu status de "Fora do escritório" no Skype ainda está aparecendo?

Quando a opção "Mostrar minhas informações de ausência temporária aos contatos" estiver marcada em "Ferramentas" > "Opções" > "Pessoal", seu status de ausência temporária será exibido mesmo quando estiver desativado no Outlook.

Se não for esse o caso, tente entrar em contato com o Microsoft equipe de suporte técnico para assistência.

Posso desativar o status de ausência temporária usando o Skype em vez do Outlook?

O Skype usa suas informações de calendário do Outlook para atualizar seu status; portanto, você precisará desativar sua ausência temporária via Outlook.

Mostrando seu status de ausência temporária no Skype

A ferramenta de mensagens instantâneas do Skype for Business usa suas informações de calendário do Outlook para informar seus contatos do Skype sobre seu status. Isso é útil para que seus contatos vejam rapidamente se você está ausente e disponível ou ausente e indisponível.

Agora que mostramos as etapas para isso, você conseguiu configurá-lo - funcionou conforme o esperado? Informe-nos na seção de comentários abaixo.