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Microsoft Exchange potrebbe essere la scelta migliore tra i server di posta elettronica per un'ampia gamma di aziende, ma i suoi strumenti di gestione e reporting delle cassette postali sono oggetto di alcune critiche. Mail Attender di Sherpa Software colma perfettamente questa lacuna e mira a fornire un'ampia gamma di funzionalità per aiutare gli amministratori di rete tengono sotto controllo il diluvio di posta elettronica, applicano policy di utilizzo accettabile e limitano lo spazio di archiviazione spreco.
Mail Attender non interagisce con il flusso di posta elettronica, ma fornisce strumenti per accedere a caselle di posta Exchange selezionate, cartelle pubbliche e file PST archiviati localmente. Utilizzando un sistema di regole, le analizza e può riportare i risultati o utilizzare azioni per svolgere una serie di compiti. Mail Attender supporta Exchange 5.5, 2000 e 2003 e può essere installato su un sistema separato da quello che esegue il server di posta dove fornisce una semplice interfaccia di gestione del browser web. È inoltre possibile eseguire più istanze di Mail Attender sulla stessa rete e, con il servizio di sincronizzazione installato, queste sono in grado di condividere regole o gestire i propri set di regole e azioni.
Abbiamo testato Mail Attender in un dominio Windows Server 2003 con Exchange 2003 installato e abbiamo riscontrato che l'installazione richiede solo pochi minuti. L'interfaccia del browser è facile da usare e il primo compito è dichiarare gli archivi di informazioni che comprendono cassette postali di Exchange, cartelle pubbliche e file PST. È possibile aggiungere più caselle di posta dagli elenchi di indirizzi globali ed è possibile selezionarne di singole da un server Exchange selezionato. Per portare i file PST locali nel frame, è necessario installare un servizio di ascolto desktop sul server Mail Attender e caricare un motore di elaborazione locale su ciascun sistema client. Quindi, puoi aggiungere file PST locali utilizzando una routine di ricerca che cerca questi file nei sistemi selezionati.
Per la creazione delle regole, seleziona le risorse dichiarate a cui devono essere applicate e decidi cosa vuoi cercare. Viene fornito un ampio elenco di condizioni predefinite, in modo da poter verificare l'età, il tipo e lo stato dei messaggi, raccogliere informazioni sulle dimensioni dei file e utilizzare ricerche di parole chiave nell'oggetto, nel corpo del messaggio e nei messaggi incorporati allegati. Esiste anche una condizione specifica per verificare quanto un file PST si avvicina al limite di 2 GB. Le azioni spaziano dal reporting passivo allo svolgimento di attività di pulizia specifiche e Mail Attender fornisce numerose opzioni predefinite. Gli allegati che superano una dimensione specifica possono essere copiati altrove, cancellati o compressi in un file ZIP; è possibile eseguire script o altri programmi; e quote sulle caselle di posta modificate. Queste sono solo alcune scelte, poiché c’è una gamma impressionante di azioni con cui giocare.
Puoi eseguire regole su richiesta oppure utilizzare lo scheduler integrato per attivarle ogni pochi minuti o in orari specifici in giorni e settimane. I singoli file PST possono anche essere deframmentati automaticamente al termine di una regola. La rendicontazione è un'area che potrebbe essere migliorata, sebbene fornisca livelli ragionevoli di informazioni e statistiche di base.
Dato che lo spazio su disco è sempre limitato, gestire la posta elettronica in modo più efficace conviene. Mail Attender for Exchange fornisce sicuramente gli strumenti per farlo e potrebbe rivelarsi un prezioso alleato per gli amministratori incaricati di imporre un uso accettabile della posta elettronica all'interno della propria azienda.
