Gestire il programma del tuo team non è mai stato così importante in un mondo in rapida evoluzione del business e della digitalizzazione. Zoho Calendar è lo strumento perfetto per creare calendari di gruppo e organizzare eventi. Zoho consente ai suoi utenti di assegnare appuntamenti e condividere il calendario di gruppo con altri da un hub centrale.
Questo articolo spiegherà come creare un calendario di gruppo in Zoho ed esplorare altre funzionalità a tua disposizione.
Creazione di un calendario di gruppo Zoho
Impostazione di un calendario di gruppo in Zoho fa un paio di passi che possono sembrare leggermente intimidatori. Tuttavia, i passaggi servono a creare un calendario che possa soddisfare qualsiasi squadra, indipendentemente dalla sua struttura o dalla natura del lavoro. Ecco cosa devi fare:
- Accedi al tuo account Zoho. Zoho offre l'accesso tramite e-mail, varie piattaforme di social media o con un codice QR e un'app mobile.
- Vai su "Impostazioni", quindi su "Gruppi" e "Gruppi personali" per creare un gruppo. Il gruppo apparirà quindi qui.
- Accedi a Zoho Calendar.
- Fai clic sul segno + accanto a "Calendari di gruppo".
- Inserisci un nome che desideri che abbia il calendario di gruppo.
- Scegli un colore gradevole e adatto per il calendario e il testo dalla tavolozza. Puoi anche scegliere un colore personalizzato con la diapositiva di selezione dei colori se quelli predefiniti non soddisfano la tua fantasia.
- Inserisci i loro nomi o indirizzi email per aggiungere membri al calendario del gruppo.
- Puoi anche aggiungere una breve descrizione al calendario modificando il campo "Descrizione" per spiegare meglio lo scopo del calendario.
- Fare clic su "Salva" per creare il calendario di gruppo.
Ogni membro dovrà iscriversi individualmente al calendario del gruppo. Non puoi iscrivere automaticamente i membri del tuo team senza che intervengano immediatamente.
Modifica di un calendario di gruppo
Con il calendario di gruppo configurato e pronto, esploriamo alcune delle caratteristiche e funzionalità del calendario Zoho. Modifica un calendario di gruppo per adattarlo più precisamente agli obiettivi del team quando se ne presenta la necessità, soprattutto se i membri del team lasciano feedback sul calendario.
Puoi modificare quasi tutto ciò che riguarda un calendario di gruppo con l'opzione "Modifica". Questa impostazione ti consente di modificare il nome del gruppo, aggiungere una descrizione o aggiungere o rimuovere membri del gruppo.
- Accedi a Zoho Calendar.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sul calendario di gruppo che desideri modificare o fai clic su "Altre opzioni" passando il mouse sopra il calendario di gruppo nel riquadro di sinistra.
- Seleziona "Modifica".
- Apri la finestra "Modifica calendario" e modifica il calendario del tuo gruppo secondo necessità, ad esempio modificandone il nome, i promemoria e la descrizione.
- Per modificare il colore del calendario o del testo, fai clic sul colore accanto al titolo del calendario per aprire la tavolozza dei colori.
- Seleziona il colore. Puoi selezionare un calendario personalizzato o un colore del testo con il selettore colori.
- Fai clic su "Salva" e il gioco è fatto.
Tutte le modifiche apportate al calendario verranno salvate automaticamente immediatamente.
Aggiunta di membri al calendario del gruppo
In qualità di proprietario o moderatore di un calendario di gruppo, puoi aggiungere membri al calendario di gruppo. Ecco come:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse o passa il mouse sul calendario del gruppo a cui desideri aggiungere nuovi membri dal riquadro di sinistra.
- Seleziona "Gestisci gruppo".
- In alternativa, vai su "Impostazioni", "Calendario", "Calendari", "Calendari di gruppo", quindi fai clic su "Gestisci" accanto al calendario di gruppo.
- Trova l'opzione "Membri" e inserisci il nome o l'indirizzo email del membro che dovrebbe unirsi al gruppo.
- Fare clic sul + accanto al membro nell'elenco per aggiungerlo al calendario.
Condivisione di un calendario di gruppo
Puoi anche condividere il calendario del gruppo con altri se sei il proprietario o il moderatore del gruppo. Sarebbe meglio se rendessi pubblico il calendario prima di condividerlo in modo che altri possano visualizzare i dettagli del calendario.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sul calendario di gruppo che desideri modificare oppure fai clic su "Altre opzioni" passando il mouse sopra il calendario di gruppo e facendo clic su "Modifica" nel riquadro di sinistra.
- Seleziona "Condividi calendario con tutte le persone", fai clic sul pulsante a discesa.
- Seleziona se desideri mostrare solo le informazioni sulla disponibilità o sulla occupato o consentire agli utenti di visualizzare i dettagli degli eventi del calendario di gruppo.
Puoi condividere l'URL del calendario di gruppo se fai clic sul pulsante "Copia URL" e lo incolli dove preferisci.
Iscrizione a un calendario di gruppo
Se sei membro di un calendario di gruppo, dovrai prima iscriverti ad esso, altrimenti non sarai in grado di visualizzarlo o interagire con esso.
- Accedi a Zoho Calendar.
- Vai su "Impostazioni", "Calendario" e fai clic su "Iscriviti".
- Da lì, vai a “Gruppi”.
- Trova il calendario di gruppo a cui desideri iscriverti e fai clic su di esso. Il calendario verrà visualizzato nella categoria predefinita.
- Fai clic su "Iscriviti" e sarai in grado di visualizzare e interagire con il calendario.
Oltre a iscriverti a un calendario di gruppo, puoi visualizzare i calendari condivisi e sottoscritti dal gruppo. Li trovi rispettivamente nelle sezioni “Condiviso con il gruppo” e “Iscritto dal gruppo”. Potrai quindi iscriverti anche a questi calendari.
Gestione degli eventi del calendario di gruppo
La creazione, la modifica e l'eliminazione di eventi in un calendario di gruppo è abbastanza simile alla gestione degli eventi in un calendario personale. Ricorda però che la visibilità dell'evento e le autorizzazioni di modifica dipendono dal tuo ruolo (proprietario, moderatore o membro).
- Seleziona il calendario del gruppo dal menu a discesa "Calendario" nella finestra "Nuovo evento".
- Fare clic su una data o su un intervallo di tempo nella visualizzazione del calendario per creare un evento. Inserisci i dettagli per questo evento (nome, data, ora e luogo).
- Puoi anche impostare promemoria, invitare partecipanti e aggiungere allegati.
- Fare clic su "Salva".
Autorizzazioni del calendario di gruppo
Le autorizzazioni del calendario di gruppo ti consentono di controllare chi può visualizzare, creare, modificare o eliminare eventi nel calendario. In qualità di proprietario o moderatore del calendario, puoi impostare le autorizzazioni di accesso per i membri del gruppo. La gestione delle autorizzazioni ti consente anche di aggiungere moderatori per monitorare e modificare il calendario quando sei assente o occupato.
- Fare clic sull'icona "Impostazioni".
- Vai alla scheda “Condivisione e autorizzazioni”.
- Scegli il livello di accesso che desideri concedere ai membri del gruppo da una di queste opzioni disponibili (Solo visualizzazione, Visualizza e crea o Visualizza, Crea e Modifica/Elimina).
Ciascuna opzione fornisce diversi livelli di accesso ai membri e ai moderatori del gruppo:
- Sola visualizzazione: i membri del gruppo possono visualizzare eventi e dettagli senza aggiungerli o modificarli. Questo è l'ideale se hai solo bisogno di condividere informazioni.
- Visualizza e crea: i membri possono visualizzare gli eventi esistenti e crearne di nuovi, ma non possono modificarli o eliminarli.
- Visualizza, Crea e Modifica/Elimina: questa opzione garantisce l'accesso completo. I membri del gruppo con questa autorizzazione possono visualizzare, creare, modificare ed eliminare eventi.
Collaborazione di squadra in modo semplice
I calendari di gruppo di Zoho sono un potente strumento per promuovere un'eccellente collaborazione in qualsiasi team. La creazione e la gestione dei calendari di gruppo garantirà che tutti i membri del tuo team siano informati sui prossimi eventi critici, scadenze e riunioni. Inoltre, le impostazioni flessibili di creazione, condivisione e autorizzazione degli eventi di Zoho Calendar eliminano i problemi di pianificazione e liberano tempo per lavori più importanti. Guarda l'aumento della produttività del team con i calendari di gruppo di Zoho.
Hai mai creato un calendario di gruppo in Zoho? Trovi utile la funzionalità? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.
