“Le università utilizzano la posta elettronica come modalità di comunicazione predefinita, ma far sì che i nostri studenti utilizzino la posta elettronica è sempre un problema perché usano altre forme di comunicazione", afferma il dottor Neil Selwyn, docente senior di informatica presso l'Istituto di educazione dell'Università di Londra. “È un problema perenne convincere gli studenti a utilizzare i loro indirizzi email ufficiali perché hanno i propri account altrove.
“Quando parliamo ai giovani, il modo in cui comunicano è “polimediale”: molte cose diverse sono in atto contemporaneamente. La conversazione avrà luogo su Facebook, poi passerà a MSN e forse ai messaggi di testo, e poi faccia a faccia", afferma Selwyn. “Aspettare quindi che i bambini comunichino in modo lineare attraverso un mezzo è irrealistico; ed è il motivo per cui potremmo vedere lo sviluppo di problemi sul posto di lavoro.
Nel mio gruppo di lavoro ho una politica secondo la quale non risponderò alle domande di supporto via e-mail
La posta elettronica è anche responsabile del fatto che informazioni utili rimangano intrappolate nelle caselle di posta private, dove non vedono mai la luce. Secondo Christopher, la sua natura uno a uno fa sì che le persone non condividano le informazioni, con il risultato che il lavoro viene ripetuto più volte.
"Ho una politica nel mio gruppo di lavoro secondo la quale non risponderò alle domande di supporto via e-mail: obbligherò chi richiede a inserirlo in una piattaforma sociale online", afferma. “Lo faccio per due motivi: primo, non voglio essere un collo di bottiglia e nessuno può sempre rispondere immediatamente a tutte le e-mail; e perché altre persone potrebbero essere in grado di rispondere a questa domanda.
“Se rispondo a un’e-mail, la risposta che do non va a beneficio del resto della comunità – e il numero di volte in cui ricevo un’e-mail su base individuale in cui tali informazioni potrebbero essere utili è enorme. Aperti è meglio che chiusi”.
Luogo di lavoro post-e-mail
Quando Atos annunciò il suo piano di esiliare la posta elettronica interna, le persone espressero preoccupazione per la scarsità di comunicazione all'interno dell'azienda. Tuttavia, Atos ha continuato a implementare strumenti più in linea con i social network.
Piuttosto che discussioni uno a uno o sistemi uno a molti che portano a una raffica di confusione su quale versione del documento sia la più recente, l’azienda sta trovando alternative migliori. “Ci sono molti progressi nel campo delle comunicazioni unificate, con riunioni online e messaggistica istantanea, e stanno emergendo social network e piattaforme sociali aziendali”, afferma Price di Atos.
I nuovi strumenti minano immediatamente la posta elettronica fornendo accesso in tempo reale ai file aggiornati.
“L’esempio più semplice è utilizzare il wiki come spazio di collaborazione, che consente alle persone di condividere contenuti e collaborare su ciò che stanno facendo, sia che si tratti di preparare un'offerta, di lavorare su un incarico di consulenza o di un'offerta di outsourcing", Price affermazioni. "Queste sono tutte cose che le persone avrebbero inviato utilizzando e-mail, inviando documenti e allegati di grandi dimensioni avanti e indietro, e non sarebbe stata chiara quale fosse la versione giusta. Lo spazio di collaborazione fornisce l’accesso a un pensiero condiviso che non era presente con la posta elettronica”.
Un altro motivo per cui i giovani evitano la posta elettronica è la sua rigida formalità. Il mezzo è appena progredito dal formato lineare che lo ha reso il pilastro del posto di lavoro: i client di posta elettronica rimangono righe di testo che riflettono gli schedari delle lettere che hanno sostituito.
Il senso di stolidità è esacerbato dal fatto che la posta elettronica è spesso vista come una comunicazione corretta e responsabile, con le aziende obbligate a conservare copie e messaggi con gravità legale. Ma ciò non significa che le piattaforme più recenti manchino di credibilità.
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"Dal punto di vista legale, a quanto ho capito, un messaggio istantaneo può avere lo stesso peso legale di un'e-mail", afferma Bob Hallewell, fondatore della società di gestione della posta elettronica Expert Messaging. “Si tratta pur sempre di una comunicazione elettronica da parte di un’azienda: le aziende potrebbero non conservarli nello stesso modo in cui conservano la posta elettronica, quindi potrebbe essere più difficile da applicare, ma in termini di legge, è altrettanto forte inviare un'e-mail, un tweet o un post al Internet."
Una morte lenta
Anche se mostra inequivocabili segni di declino, la posta elettronica è ben lontana dall’estinzione (vedi In difesa della posta elettronica, a sinistra). Eppure ha perso il monopolio sulle comunicazioni elettroniche. Si tratta sempre più di uno strumento marginale e funzionale, utilizzato prevalentemente da una generazione più anziana di impiegati. Per gli adolescenti di oggi, la posta elettronica viene utilizzata per poco più che iscriversi ai servizi di social networking.
Resta da vedere come andrà a finire quando la generazione post-e-mail diventerà più influente sul posto di lavoro il suo ruolo di punto di contatto centrale sembra vulnerabile a servizi come Facebook Connect, un accesso unico concetto.
Le e-mail persisteranno – dopo tutto, riceviamo ancora una serie di lettere tramite posta ogni giorno – ma tra qualche anno volta, il numero di messaggi non letti nella tua casella di posta quasi certamente non supererà le tre cifre quando esci per un incontro.
