Dopo il mio articolo sull'utilizzo del sommario (ToC) in Microsoft Word (vedi numero 231), il lettore James mi ha inviato un'e-mail per chiedere aiuto con una parte correlata della funzionalità di Word:
"Stavo leggendo con interesse il tuo articolo ToC nel PC Pro di questo mese, poiché di recente ho provato a utilizzare questo strumento da solo. Mi sono arreso e l'ho digitato manualmente nel documento. Il motivo è che i titoli delle mie sezioni erano nella sezione intestazioni e piè di pagina di Word e non riuscivo a riconoscerli come "titoli" per il sommario. Per favore, potete dirmi se questa è una stranezza in Word? Il motivo per cui ho inserito l’intestazione nella sezione dell’intestazione era di ripeterla su più pagine e di suddividere il documento con interruzioni di sezione”.
Beh, James, posso assicurarti che non sei un idiota, è solo che pensi come un essere umano invece che come un computer!
Word può fare esattamente quello che vuoi, ma non è affatto ovvio come dovresti ottenerlo. Questo perché non deve essere fatto inserendo i titoli nell’intestazione stessa, ma inserendo un riferimento allo stile dei titoli nell’intestazione.
Devi inserire le intestazioni nel corpo principale del documento come al solito, formattandole nello stile “Intestazione 1” (o qualsiasi altro stile che ritieni appropriato). Successivamente inserisci un campo StyleRef nell'intestazione specificando “Intestazione 1” come stile da seguire. L'intestazione ripeterà quindi l'intestazione appropriata su ogni pagina.
Fare clic su Inserisci | Testo | Parti rapide | Field, seleziona Collegamenti e riferimenti dal menu a discesa Categorie, seleziona StyleRef dall'elenco dei nomi dei campi e quindi seleziona Intestazione 1 dall'elenco dei nomi degli stili. Non dovrebbe essere necessario fare clic su nessuna delle opzioni sul lato destro di questa finestra di dialogo, ad eccezione di "Conserva formattazione durante gli aggiornamenti", che dovrebbe già essere selezionata. Fare clic su OK per inserire il campo.
Se espandi i codici di campo premendo Alt+F9, ciò che vedi dovrebbe assomigliare a questo:
{ STYLEREF “Intestazione 1” * MERGEFORMAT }
Il campo StyleRef nell'intestazione selezionerà il primo paragrafo nello stile selezionato e lo ripeterà in ogni intestazione di pagina finché non incontrerà un altro paragrafo utilizzando lo stesso stile.
Uno dei maggiori vantaggi dell'utilizzo di un campo StyleRef in questo modo è che non dovrai modificare il tuo campo intestazioni, aggiungendo interruzioni di sezione, solo per cambiare ciò che dice l'intestazione: è un errore che puoi fare senza.
Le interruzioni di sezione dovrebbero essere necessarie solo dove è necessario modificare sostanzialmente il layout della pagina – per ad esempio, il numero di colonne di testo, l'orientamento (verticale o orizzontale) o la larghezza del file margini.
La modifica del testo nelle intestazioni o nei piè di pagina è qualcosa che dovresti ottenere utilizzando i controlli o i campi del contenuto.
