Oggi siamo spesso sopraffatti da numerosi progetti e attività. Alcuni dei quali sono complessi e consumano energia. Fortunatamente, Notion ha sviluppato formule per aiutare a superare qualsiasi ostacolo, non importa quanto impegnativo.
Se vuoi sapere come utilizzare le formule in Notion, sei nel posto giusto. Questo articolo ti dirà tutto ciò che devi sapere.
Nozione: come usare le formule
Anche se possono sembrare scoraggianti, le formule in Notion sono in realtà facili da usare. Questo è ciò che devi fare per utilizzare le formule in Notion:
- Accedi a Nozione
- Apri il database e aggiungi una nuova proprietà nel database e seleziona una formula.
- Fare clic sulla formula e verrà visualizzata una finestra pop-up.
- Scegli la costante e gli operatori.
Ricorda che le formule richiedono un database, quindi avrai bisogno di una pagina che ne includa una.
A cosa serve la nozione?
Notion è uno spazio di lavoro vuoto che ti consente di creare pagine. Puoi dedicare ogni pagina a un progetto o evento a cui stai lavorando. Queste pagine possono essere condivise con altri utenti o essere utilizzate solo da te. Tieni presente che la condivisione con altri utenti potrebbe richiedere un abbonamento.
In ogni pagina è possibile creare un database. I database possono avere forme diverse, a seconda dei dati e per cosa li stai utilizzando. Queste sono le visualizzazioni disponibili:
- Sequenza temporale
- Galleria
- Calendario
- Tavolo
- Elenco
Puoi sempre modificare la visualizzazione del tuo database per adattarlo alle tue esigenze. Può essere fatto in soli due clic e non richiede di ricominciare da capo. Puoi anche eliminarlo se necessario. Anche se desideri cambiare idea e recuperare qualcosa che hai eliminato, anche questo è possibile.
A cosa servono le formule?
Come probabilmente già saprai, Notion ti aiuta a tenere traccia dei tuoi obblighi creando pagine. Pertanto, puoi creare i tuoi database nelle viste che preferisci.
Tutto ciò potrebbe farti chiedere: "Se ho già scelto un database, perché avrei bisogno di formule?" Esistono tre motivi per incorporare le formule nei dati:
- Calcola nuovi valori. Ad esempio, hai una serie di attività rivolte a membri diversi. Se desideri calcolare quanto ogni membro aggiunge ai progetti, puoi calcolare la loro percentuale di attività rispetto al numero totale di attività.
- Visualizza i valori in modo diverso. Potresti aver elencato l'età di ciascuno dei membri del tuo team. Ma poiché si tratta di un'informazione modificabile, puoi calcolare il loro anno di nascita implementando una formula.
- Trova una correlazione tra i valori. Potresti voler verificare se un'informazione collegata a un membro implica anche altre informazioni. Ad esempio, puoi verificare se i membri del tuo team sposati hanno figli o meno. In questo modo, potresti capire una regola nei tuoi dati.
Come puoi vedere, la manipolazione dei tuoi dati utilizzando formule può produrre conclusioni a cui potresti non essere giunto altrimenti.
Elementi di una formula
Ecco gli elementi di cui hai bisogno per creare una formula in Notion:
- I valori di input: rappresentano i dati con cui si desidera manipolare.
- L'azione: cosa vuoi fare esattamente con i tuoi dati? Aggiungere? Sottrarre? Dividere?
- Possibili condizioni - In alcuni casi, potresti avere determinate condizioni in cui la formula potrebbe applicarsi esclusivamente. Ad esempio, non vuoi sottrarre un numero, a meno che non sia maggiore di cinque.
Ora che sai cosa compone una formula in Notion, puoi provarli sui tuoi dati.
Terminologia legata alle formule
Ecco alcuni termini che potresti trovare utili quando utilizzi le formule:
- Funzione: determina la relazione tra le tue variabili, ovvero i tuoi input.
- Sintassi: si riferisce all'ordine nella formula, che influirà sull'output.
- Argomento: questi sono i tuoi input.
- Stringa: gruppo di valori in una formula. Questi sono solitamente collegati da virgolette.
- Booleano: mostra l'output come vero o falso.
- Concatena: consente di unire due valori in uno solo.
Le formule possono essere piuttosto confuse. Speriamo che questo renda le cose un po' più chiare.
Diversi tipi di funzioni in nozione
Ora potresti chiedere: "Certo, Notion può aiutarmi a usare le formule, ma per quali funzioni?" Ecco i tipi di funzioni coperte da queste formule:
- Funzioni logiche: vengono utilizzate per testare determinate ipotesi, ad esempio se i valori sono uguali, maggiori, vuoti, ecc.
- Funzioni numeriche: vengono utilizzate per calcoli matematici, come sottrazione, divisione, ricerca della radice di, ecc.
- Funzioni testuali: possono essere utilizzate per unire parole, sostituirle, contare caratteri, ecc.
- Funzioni data: possono aiutarti a calcolare il tempo tra le date, determinare una data, restituire la data di fine, ecc.
Le possibilità sono quasi infinite. Non c'è bisogno di preoccuparsi che Notion potrebbe non essere in grado di soddisfare le tue esigenze nell'analisi dei dati, indipendentemente dal formato dei dati.
Differenze tra le formule Excel e Notion
Excel è lo strumento più utilizzato al mondo quando si tratta di formule. Ma quali sono le differenze tra Excel e Notion? Eccone alcuni:
- Riferimenti di proprietà: in Excel, fai riferimento a singole celle. Notion ti consente di fare riferimento alle colonne. Per ogni elemento in una colonna, la tua formula verrà applicata ad esso nell'intero database. Questo può certamente accelerare le cose per te.
- Collegamento di valori: in Excel, utilizzerai "&" per collegare due o più valori in una formula. In Notion, utilizzerai invece "+".
- Calcoli complessi: sebbene Notion abbia i suoi vantaggi, quando si tratta di calcoli complessi, Excel vince.
- Funzioni di visualizzazione dei dati: Excel offre una serie di tipi di grafici: barra, torta, colonna, area, ecc. Sfortunatamente, questi non sono ancora disponibili su Notion. Quindi, se hai bisogno di grafici, dovrai restare con Excel.
- Riferimento all'intero database: l'utilizzo delle formule in Excel si applica a un solo foglio di calcolo. Quindi, puoi avere due fogli di calcolo con gli stessi dati e fare cose completamente diverse al loro interno. D'altra parte, in Notion le tue formule si applicheranno all'intero database. Potremmo dire che una pagina di database in Notion potrebbe assomigliare a un foglio di calcolo in Excel.
Non sai quale strumento scegliere? Tutto si riduce alle preferenze personali. Sebbene Excel possa essere l'opzione più conosciuta, provare cose nuove può portare a risultati inaspettati.
Le formule tornano utili
Ogni progetto in Notion avrà la sua pagina con database in vari formati. Poiché i database includono un gran numero di variabili, potresti volerle manipolare. È possibile introdurre diversi tipi di formule per ottenere nuovi dati o tracciare connessioni tra dati esistenti. Sebbene Excel sia lo strumento più famoso per questo, provare cose nuove potrebbe sorprenderti in modo positivo. Allora perché non provare le formule in Notion?
La matematica potrebbe non essere stata la tua materia preferita a scuola, ma dobbiamo essere d'accordo, usare le formule può tornare utile. Soprattutto quando si ha a che fare con un ampio spettro di informazioni, siano esse numeriche, logiche, testuali o persino relative alla data. Ti permetteranno di analizzarlo per giungere a conclusioni e soluzioni. Potrebbero persino mostrarti la relazione tra i dati, di cui non eri nemmeno a conoscenza.
Hai usato formule in Notion? Li hai trovati difficili? Raccontacelo nella sezione commenti qui sotto.
