Sapevi che il tuo foglio Excel può contenere fino a 1.048.576 righe? Giusto. Ora immagina di assegnare manualmente i numeri a ciascuna di queste righe. Non stiamo parlando dei numeri esistenti all'estrema sinistra. Questi sono solo indicatori, ad esempio in relazione alle celle (A3, B3, A10, B10, ecc.) che non si integrano tecnicamente come parte dei dati di una riga o fungono da identificatori univoci. Quello che vuoi sono numeri che possono essere associati a ogni riga di dati per scenari come la creazione di numeri di serie o numeri di reparto, l'applicazione di righe numerate a sezioni raggruppate, ecc.
Per sviluppare un eccellente foglio di lavoro o cartella di lavoro Excel, è fondamentale inserire i dati in modo ben organizzato. Vuoi che ogni riga abbia un "identificatore univoco" che ti aiuti a individuare righe specifiche per l'analisi o la presentazione a un pubblico. L'uso di qualcosa come "Cella B4 o G2" non è legato ai dati che si estendono sulle righe. Hai bisogno di colonne con numeri univoci che si collegano effettivamente ai dati nelle righe, proprio come il nome che si lega al cognome all'interno della stessa riga.
La cosa buona è che Excel può fare tutto il duro lavoro per te. Puoi comandarlo per riempire automaticamente i numeri di riga e aiutarti a lavorare sul tuo documento a un ritmo molto più veloce.
Questo articolo ti mostrerà come numerare automaticamente le righe in Excel.
Motivi per creare automaticamente righe numerate in Excel
Senza dubbio, l'assegnazione manuale dei numeri di riga è un'attività che può essere frustrante e richiedere molto tempo. Per cominciare, tu potrebbe commettere errori e ripetere i numeri, una situazione che può complicare l'analisi dei dati e potenzialmente causare errori nei calcoli. Niente è più imbarazzante che presentare un documento che sia mal organizzato o carico di errori. Può farti sembrare impreparato e poco professionale.
Se il documento è troppo grande, potresti assegnare i numeri manualmente e commettere errori. Ma non è quasi mai un'opzione se il tuo foglio ha centinaia o migliaia di righe oppure hai più fogli di calcolo e non puoi utilizzare gli stessi numeri. In quel caso, l'uso delle righe A3 e B3, ad esempio, non lo taglierà, soprattutto quando si estraggono dati da più fogli per un report. Inoltre, numerando manualmente ciascuno di essi spreca tempo prezioso che puoi dedicare alla gestione delle parti più tecniche del tuo foglio.
Un esempio include i numeri di reparto o le classi di inventario, in cui vorresti tre cifre per ciascuno e inizi con 100. Il problema è hai oltre 300 reparti con dati in 50 fogli di calcolo all'interno della tua società. La digitazione manuale degli identificatori numerici nelle celle porta a errori che influiscono su tutto, dai report e dall'analisi dei dati alle categorie accurate e al recupero istantaneo dei dati. Anziché fare riferimento manualmente a 50 fogli di calcolo per determinare e inserire identificatori numerici per ogni riga, devi solo ricordare con quali numeri hai iniziato e finito in modo da poter impostare un foglio di calcolo diverso per avere nuovi identificatori o gli stessi.
Un altro esempio è dove hai gruppi di righe per argomenti specifici, categorie, dipartimenti o persino materiale di riferimento. Vuoi che ogni gruppo inizi con il numero uno. Certamente non puoi fare riferimento a "Celle A3 e B3" perché hai gruppi sullo stesso foglio di calcolo che non possono utilizzare la stessa riga, ma puoi fare riferimento agli identificatori 101 e 102 all'interno di ciascun gruppo e utilizzarli tutte le volte che è necessario. Con così tanti gruppi da gestire, gli inserimenti manuali portano rapidamente a errori che alterano l'organizzazione, il recupero dei dati e possibilmente i livelli di priorità dove 1 è il più importante e 1000 è il minimo.
Fortunatamente, Excel viene fornito con diversi strumenti progettati per aiutarti ad assegnare automaticamente i numeri. Questo può aiutarti a essere più economico con il tuo tempo e sfornare un documento ben organizzato che non sia solo accurato ma anche piacevole da vedere. L'estrazione dei dati dal foglio di calcolo/database è più gestibile. Trovare dati specifici o argomenti/articoli/processi prioritari è preciso ed efficiente senza errori.
La linea di fondo è quella gli esseri umani non sono perfetti quando si tratta di inserimento dati, ma i sistemi automatizzati garantiscono precisione e accuratezza (in una certa misura). Ogni volta che hai migliaia di voci di dati, la numerazione automatica lo fa in modo affidabile.
Vediamo come funziona ciascuno di questi strumenti.
Numerazione automatica delle righe di Excel utilizzando la maniglia di riempimento
IL Maniglia di riempimento di Excel, chiamato anche Trascina maniglia di riempimento, è un piccolo pulsante freccia che appare nell'angolo in basso a sinistra di una cella attiva. Viene utilizzato per popolare automaticamente un intervallo di celle in una colonna in base alle informazioni contenute nelle righe precedenti.
La maniglia di riempimento funziona identificando uno schema e quindi seguendolo.
Ecco come numerare automaticamente le righe in Excel utilizzando il quadratino di riempimento.
- Apri il tuo foglio Excel.
- Immettere il primo valore (1) nella prima cella della colonna desiderata.
- Immettere il secondo valore (2) nella cella direttamente sotto il primo.
- Seleziona entrambe le celle.
- Tieni premuta la maniglia di riempimento situata nell'angolo in basso a destra della cella inferiore.
- Trascina delicatamente verso il basso la maniglia finché non hai selezionato tutte le righe a cui desideri assegnare i numeri
- Una volta raggiunta l'ultima riga di interesse, rilascia il mouse.
Dopo aver completato i passaggi precedenti, Excel popola tutte le celle nella colonna scelta con i numeri, da "1" fino a qualsiasi numero desiderato. Questi numeri diventano identificatori univoci per i dati nella riga quando A6 e B6 non lo fanno.
Numerazione automatica delle righe di Excel utilizzando la funzione RIGA
L'handle di riempimento e la funzione serie sono semplici da eseguire, ma falliscono in un'area cruciale: l'aggiornamento automatico dei numeri quando aggiungi nuove righe al tuo foglio o addirittura ne rimuovi alcune. La funzione RIGA consente di assegnare numeri che si aggiornano automaticamente ogni volta che alcune righe vengono cancellate o ne vengono inserite di nuove.
Ecco come utilizzare la funzione RIGA.
- Fare clic sulla prima cella in cui inizierà la numerazione automatica.
- Inserisci la seguente formula nella cella (sostituisci la riga di riferimento di conseguenza):
=ROW(A2) - 1.
A seconda di dove vuoi che inizino i numeri di riga, la formula potrebbe essere A3, B2 o anche C5.
- Una volta che un numero è stato assegnato alla cella selezionata, passa il cursore sopra la maniglia di trascinamento nell'angolo in basso a sinistra e trascinalo fino all'ultima cella della serie.
Come numerare automaticamente le righe in Excel senza trascinare
Trascinando la maniglia di riempimento verso il basso fino a quando non hai selezionato tutte le righe che desideri assegnare funziona idealmente per piccoli file Excel con poche righe. Se il file ha centinaia o migliaia di righe, il trascinamento può essere un po' faticoso e richiedere molto tempo.
Fortunatamente, Excel offre un modo per numerare automaticamente le righe utilizzando la funzione "Riempi serie".
La funzione Excel Fill Series viene utilizzata per generare valori sequenziali all'interno di un intervallo di celle specificato. A differenza della funzione "Fill Handle", questa ti dà molto più controllo. Devi specificare il file primo valore (che non deve necessariamente essere "1"), the valore del passo, così come il valore finale (stop)..
Ad esempio, supponiamo che i tuoi valori di inizio, passo e fine siano 1, 1 e 10. La funzione di riempimento della serie riempie automaticamente 10 righe nella colonna selezionata, iniziando con l'inserimento di "1" nella prima cella, "2" nella seconda cella, ecc., e terminando con "10" nell'ultima cella.
Ecco come compilare automaticamente i numeri di riga in Excel utilizzando la funzione Riempi serie:
- Seleziona la prima cella a cui desideri assegnare un numero.
- Inserisci il primo valore, ad esempio “10,” nella prima cella.
- Clicca su "Casa" in cima al foglio.
- Selezionare "Riempire" e poi scegli "Serie" dal menu a tendina. Questo dovrebbe aprire una finestra di dialogo mobile al centro del foglio.
- Nella finestra di dialogo, selezionare “Colonne” dalla sezione “Serie in”.
- A questo punto inserite il "valore passo" ("1" per impostazione predefinita) e quindi inserire il "valore di arresto" negli appositi spazi.
- Clicca su "OK"
Dopo aver completato i passaggi precedenti, tutte le celle nella colonna selezionata ottengono numeri univoci e sequenziali per una facile identificazione.
Come numerare automaticamente le righe filtrate in Excel
La funzione "Filtro" ti consente di vagliare (o affettare) i tuoi dati in base a criteri. Ti consente di selezionare determinate parti del tuo foglio di lavoro e di fare in modo che Excel mostri solo quelle celle.
Ad esempio, se disponi di molti dati ripetitivi, puoi facilmente filtrare tutte quelle righe e lasciare solo ciò di cui hai bisogno. Solo le righe non filtrate vengono visualizzate sullo schermo in qualsiasi momento.
Quando presenti i dati, il filtraggio ti consente di condividere esattamente ciò di cui il tuo pubblico ha bisogno senza avere troppe informazioni irrilevanti tutte in una volta. Questa situazione può confondere e complicare l'analisi dei dati.
Anche se hai filtrato i tuoi dati, puoi comunque aggiungere la numerazione delle righe al tuo foglio.
Ecco come procedere.
- Filtra i tuoi dati secondo necessità.
- Seleziona la prima cella a cui desideri assegnare un numero, quindi inserisci la seguente formula:
=SUBTOTAL(3,$B$2:B2)
Il primo argomento, 3, indica a Excel di contare i numeri nell'intervallo.
Il secondo argomento, $B$2:B2, è semplicemente l'intervallo di celle che vuoi contare.
- Prendi il "maniglia di riempimento" (il simbolo più) nell'angolo in basso a destra della cella e trascinalo verso il basso per popolare tutte le altre celle nell'intervallo specificato.
Nel complesso, Excel è uno strumento prezioso per la gestione dei dati e l'esecuzione di tutti i tipi di calcoli, ma non sempre semplifica la vita. Un'attività che può richiedere molto tempo e essere frustrante è l'assegnazione di numeri alle righe, specialmente con migliaia di essi o quando esistono diversi fogli di calcolo.
Fortunatamente, ci sono diversi strumenti che ti aiutano ad assegnare automaticamente i numeri. Questo può essere un modo infallibile per creare un database ben organizzato che sia facile da leggere, facile da recuperare dati specifici e facile da creare report e dichiarazioni accurati.
