I manager possono sussurrare a se stessi la parola "Kanban" nei loro momenti privati, ma cosa significa e cosa ha a che fare con adesivi dai colori vivaci?
In sintesi, Kanban si occupa di mantenere un posto di lavoro efficiente. La stessa parola Kanban significa "carta segno" in giapponese e si riferisce a un sistema di gestione del flusso di lavoro visivo, orientato alla creazione del miglior flusso possibile di attività. È un sistema in cui le attività sono rappresentate visivamente come carte e che vengono prese da un lavoratore e collocate tra alcune variazioni delle categorie "nuove", "in corso" e "complete".
Se ti sei mai sentito appesantito dal dover destreggiarti tra dozzine di commissioni, o hai sudato per un lavoro solo per scoprire che il tuo collega ha svolto lo stesso lavoro, Kanban potrebbe essere una soluzione.
Kanban: cos'è il sistema Kanban?
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Kanban è stato utilizzato per la prima volta come sistema di programmazione da Toyota alla fine degli anni '40. L'azienda giapponese ha sfruttato le tecniche di stoccaggio sugli scaffali dei supermercati, in cui i negozi immagazzinano solo ciò che è necessario in un determinato momento. Tradotto in una linea di ingegneria, ciò significava spostare la produzione da una previsione della domanda, alla domanda effettiva dei clienti. Questo è noto come un sistema "pull".
Al centro di questo sistema c'erano le carte fisiche che potevano segnalare la domanda attraverso la catena di approvvigionamento. La natura visiva di questo sistema ha contribuito a standardizzare i segnali di approvvigionamento, riducendo al minimo il numero di carte elaborate Ogni volta limitava la quantità di lavoro incompiuto in corso, chiarendo cosa doveva essere fatto e aumentando il flusso.
Avanti veloce fino ai giorni nostri e l'essenza di quel sistema è diventata un sistema popolare per il lavoro "agile".
Lavagna Kanban: fisica o digitale?
In generale, un sistema Kanban coinvolgerà una bacheca Kanban, segmentata in categorie lungo un flusso di lavoro, e un carico di note Post-it con codice colore che descrivono in dettaglio attività specifiche. Potrebbe trattarsi di una scheda fisica o digitale tramite un software come Trello.
In Trello, crei colonne, assegni carte digitali a ciascuna colonna e aggiungi membri a queste carte. La vista può essere filtrata, in modo da vedere solo il tuo carico di lavoro, o espansa, il che significa che puoi vedere a cosa stanno lavorando tutti gli altri. Quest'ultimo rende più facile vedere dove ci sono colli di bottiglia o problemi, o chi non si comporta allo stesso livello degli altri.
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Una lavagna Kanban fisica può essere elaborata come una lavagna intelligente o semplice come un muro bianco. Tutto quello che devi fare è dividere l'area in colonne e incollare post-it con i nomi dei lavori e i dettagli dei membri negli spazi pertinenti. Di seguito è riportato un esempio, anche se leggermente complesso. La tua bacheca Kanban può essere molto più semplice e può crescere con il tuo team e i tuoi lavori.
Come funziona Kanban?
Il modo esatto in cui funziona il tuo sistema Kanban dipenderà molto dalle esigenze del tuo team. Fondamentalmente, è un modo per creare un modello visivo del flusso di lavoro nel tuo ufficio. Invece di bilanciare una serie di attività nella tua testa, puoi vedere la quantità di cose che devono essere fatte e dove sono contestualizzate l'una con l'altra sulla linea di produzione.
Un altro aspetto chiave di Kanban è che impone un limite di lavori in corso (limite WIP). Anche se questo può sembrare controproducente, se usato correttamente è progettato per concentrare gli sforzi su un determinato compito, assicurandosi che venga completato, non perso in un mucchio di lavori a metà.
Questo ha anche il vantaggio di indicare visivamente quando inizia a formarsi un collo di bottiglia. Se, ad esempio, una fase nella tua categoria "in corso" è limitata a cinque carte Kanban, e il tuo squadra si ritrova con otto carte ammucchiate, tutti possono concentrarsi sul riportare quella fase sotto controllo. Ti incoraggia a finire ciò che hai iniziato, invece di iniziare nuove attività e intasare il flusso di lavoro.
Una volta che quelle attività "in corso" sono state inserite nella categoria "finite", un altro lavoro può prendere il loro posto. Questo suddivide un processo in compiti comprensibili e di dimensioni ridotte e dovrebbe aiutare a mantenere un buon flusso di lavoro.
Kanban contro Mischia
IL Silicon Valley la clip sopra è incentrata su Scrum, che è molto simile a Kanban ma con alcune differenze cruciali. Il più grande di questi è che Kanban è un processo continuo, con le carte che si fanno strada su tutta la linea man mano che i lavoratori le raccolgono. Nel sistema Scrum, il lavoro è incentrato sugli "sprint"; un periodo di tempo normalmente della durata di due settimane in cui si concentrano attività specifiche.
Scrum tende anche a comprendere più ruoli fissi, con uno "scrum master" incaricato di assicurarsi che il team segua il framework.
A seconda del tipo di lavoro che svolgi, potresti scoprire che il sistema Kanban, il sistema Scrum o una combinazione dei due funziona meglio nel tuo ufficio. La cosa importante da ricordare è che, mentre ognuno di questi incoraggia un certo tipo di flusso di lavoro, può essere ottimizzato e adattato per adattarsi al tuo team.
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