Bekerja dari rumah melalui konferensi video
Untuk komunikasi yang lebih pribadi dan handsfree, banyak bisnis beralih ke konferensi video. Setelah menjadi milik ruang rapat, sistem seperti itu kini dapat dengan mudah menjadi bagian dari rangkaian perangkat lunak kolaborasi Anda.
Lihat terkait
“Ini mengubah pasar kami,” kata Andy Nolan, direktur penjualan di Sebesar badan – sebuah divisi dari Logitech yang berfokus pada teknologi konferensi video yang fleksibel. “Hanya beberapa tahun yang lalu, Anda harus membeli kotak hitam untuk konferensi video. Sekarang Anda dapat mendaftar untuk berlangganan sedikitnya delapan pengguna, dan Anda semua dapat online hanya dengan beberapa ribu pound.”
“Kami berhasil mencapai hal tersebut melalui penyediaan akses dari perangkat yang sudah dimiliki masyarakat – misalnya tablet, ponsel pintar, laptop, atau Mac. Ini adalah katalis utama bagi UKM dengan anggaran terbatas.”
Perubahan tersebut didukung oleh fakta bahwa kini Anda bisa online dari mana pun Anda berada. “Broadband jauh lebih mudah diakses dan tersedia dibandingkan sebelumnya,” kata Nolan. “Kami berbicara tentang 'bekerja tangkas': ini bukan hanya tentang bekerja dari rumah. Anda dapat berada di situs mitra, atau situs pelanggan, atau dalam rapat, dan langsung terhubung ke kantor kapan pun Anda perlu.”
Mengakses data dan aplikasi saat bekerja dari rumah
“Kami berbicara tentang 'bekerja tangkas': ini bukan hanya tentang bekerja dari rumah. Anda dapat terhubung ke kantor kapan pun Anda perlu.”
Komunikasi memang penting, namun karyawan juga memerlukan akses ke data dan aplikasi mereka. Salah satu opsinya adalah beralih ke seperangkat alat berbasis cloud – yang mungkin lebih mudah dari yang Anda kira. “Sebagian besar perusahaan, ketika mereka mempelajarinya, terkejut dengan banyaknya aplikasi berbasis cloud yang sudah mereka gunakan,” kata Tommy Armstrong, CTO konsultan IT-as-a-service. Kejelasan Maya. Bahkan untuk bisnis yang saat ini mengandalkan aplikasi lokal, “sering ada aplikasi cloud tersedia dengan fungsionalitas yang cukup baik, dan jalur migrasi untuk melakukan transisi mudah."
Tantangannya adalah bagaimana mengelola rangkaian aplikasi yang tidak Anda kendalikan sepenuhnya. “Penting untuk memikirkan prosesnya,” kata Armstrong. “Proses apa saja yang dapat dipindahkan dari aplikasi lama ke aplikasi berbasis cloud? Kendala apa yang ada terkait kepatuhan terhadap peraturan?”
Namun, cloud tidak sempurna untuk semua orang: “Dengan aplikasi lama, yang penting bagi bisnis namun tidak dapat bermigrasi mudah ke cloud, solusi seperti virtualisasi desktop memberikan jalan keluar dari pengelolaan infrastruktur terdistribusi di lokasi,” katanya dikatakan.
Dalam praktiknya, ini berarti layanan akses jarak jauh terkelola, yang memungkinkan pekerja menggunakan aplikasi jarak jauh atau bahkan seluruh desktop dengan sistem seperti Citrix GoToMyPC atau Workspace Suite. “Semua karyawan kami menggunakan Citrix untuk terhubung ke jaringan kami,” ungkap Richard Carty, Direktur Netshield Enterprise Services yang berbasis di West Midlands. “Ini memusatkan solusinya: Anda dapat menggunakan aplikasi apa pun, termasuk aplikasi yang sudah dipublikasikan ke desktop Citrix. Ini adalah platform yang tidak bergantung pada vendor perangkat lunak.”
Pendekatan seperti ini tidak hanya menghilangkan kebutuhan untuk menginstal dan memelihara perangkat lunak lokal pada PC karyawan jarak jauh, namun juga membantu menjaga keamanan. “Aplikasi dan data disimpan secara terpusat,” jelas Carty, “sehingga perangkat pengguna tidak menyimpan data apa pun, dan autentikasi dua faktor dapat diterapkan jika diperlukan.”
Seperti yang disampaikan oleh Mark Jourdain dari Solution Consultants, ada langkah-langkah lain yang mungkin perlu Anda ambil untuk mengurangi risiko kerja jarak jauh. “Siapkan kata sandi yang aman, dan penghapusan otomatis komputer dan perangkat; pastikan Anda memiliki cadangan otomatis atas data yang disimpan di perangkat.”
Langkah-langkah keamanan ini, serta tuntutan umum untuk mempertahankan layanan desktop pusat, memerlukan beberapa manajemen. “Yang terbaik adalah mengatur kerja jarak jauh agar semuanya berjalan lancar,” kata Carty. “Juga, jika masalah muncul maka ada seseorang yang siap membantu.”
Terlepas dari biaya-biaya tersebut, akses jarak jauh masih bisa lebih murah dibandingkan memiliki seseorang yang berbasis di kantor: “Untuk lima orang pengguna, harga mulai dari £30 per bulan per pengguna, dengan diskon untuk perjanjian multi-tahun,” kata Richard Carty. Lagi pula, ini bukan hanya tentang menghemat uang. “Teknologi menjadi faktor pendukung yang tidak terlihat oleh semua orang,” janji Chris Martin. “Alat-alat tersebut ada untuk memfasilitasi tim – dan untuk membantu orang-orang bekerja lebih dekat dan lebih baik.”
Jika Anda berkomitmen pada lingkungan kerja jarak jauh, Anda juga harus menangani enkripsi tingkat bisnis dengan sangat serius, inilah alasannya.
Gambar: Shutterstock, Michele M. F. – Flickr
