Ide yang lebih baik adalah agar setiap orang menyimpan dokumen perusahaan di server file, atau lebih baik lagi dalam database SharePoint, dalam folder yang diberi nama dan terstruktur untuk tujuan ini.
Saat Anda membutuhkan seseorang di perusahaan Anda untuk melihat dokumen yang Anda buat, jangan kirimkan salinan dokumen itu kepada mereka; kirimkan kepada mereka tautan ke dokumen tersebut sehingga mereka dapat membuka dokumen sebenarnya dan mengedit atau memberi anotasi secara langsung.
Jangan kirimkan mereka salinan dokumen itu sendiri, kirimkan mereka tautan ke dokumen tersebut
Hal ini mengurangi ukuran email dan menghindari masalah berkembang biaknya versi dokumen, memastikan bahwa setiap orang selalu melihat versi terbaru dokumen saat mereka membukanya.
Microsoft Office 2010 memiliki metode bawaan untuk mengirim tautan ke dokumen melalui email. Di Word 2010, misalnya, klik File | Simpan & Kirim | Kirim Menggunakan Email | Kirim Tautan (Alt-F, D, L).
Untuk menyisipkan tautan ke dokumen secara manual ke dalam email dari versi Office yang lebih lama, Anda bisa menggunakan Sisipkan | Dialog hyperlink, memilih HTTP atau protokol FILE untuk masing-masing alamat SharePoint atau Sistem File, atau Anda cukup mengetikkan atau menempelkan alamat file ke badan surel.
Ingatlah untuk mengelilingi alamat dengan tanda kurung siku (lebih besar dari dan kurang dari simbol) untuk menghindari putusnya hyperlink jika ada spasi di jalur atau nama dokumen.
Hyperlink akan muncul dengan garis bawah berwarna biru segera setelah Anda mengetikkan tanda kurung sudut penutup, atau simbol spasi atau tanda baca setelahnya. Anda sebaiknya menghindari penggunaan huruf drive yang dipetakan dan tetap menggunakan jalur UNC (Konvensi Penamaan Universal), karena Anda tidak dapat memastikan bahwa penerima memiliki pemetaan drive yang sama seperti Anda.
Jika Anda menyimpan dokumen di SharePoint, dokumen tersebut akan diindeks secara otomatis sehingga dapat dicari kata atau frasa apa pun, dan Anda dapat mengatur langganan ke file atau folder individual agar Anda selalu mendapat informasi setiap kali dokumen diedit atau ditambahkan.
Langganan
Jika Anda tertarik dengan kemajuan proyek tertentu, Anda dapat berlangganan folder proyek tersebut dan menerima email setiap kali seseorang menambahkan atau mengedit dokumen di folder tersebut. Jika Anda ingin mengetahui tentang perubahan pada dokumen tertentu, Anda harus berlangganan dokumen tersebut, bukan folder yang berisi dokumen tersebut.
Membuat komputer melakukan tugas yang membosankan dan berulang-ulang adalah inti dari TI
Email tersebut berisi detail tentang siapa yang melakukan apa terhadap dokumen tersebut dan tautan ke dokumen tersebut.
Mampu mengatur langganan Anda sendiri agar Anda selalu mendapatkan informasi terbaru benar-benar menghemat waktu semua orang, sebagai orang yang membuat dokumen tidak perlu mengingat untuk memberi tahu semua orang bahwa dokumen telah dibuat, sementara Anda tidak perlu memberi tahu pembuatnya bahwa Anda ingin membuat dokumen tersebut. diberi tahu.
Jika Anda sudah muak dalam melacak perubahan pada folder atau dokumen tertentu, hapus saja langganan Anda dan komputer akan berhenti memberi tahu Anda.
Membuat komputer melakukan tugas yang membosankan dan berulang-ulang adalah inti dari TI: komputer lebih baik daripada Anda, dan tidak masalah. Tinggalkan kami manusia untuk melakukan hal-hal penting dan kreatif.
