Mengelola jadwal tim Anda menjadi semakin penting di dunia bisnis dan digitalisasi yang berubah dengan cepat. Zoho Calendar adalah alat yang sempurna untuk membuat kalender grup dan mengatur acara. Zoho memungkinkan penggunanya menetapkan janji temu dan berbagi kalender grup dengan orang lain dari satu hub pusat.
Artikel ini akan menjelaskan cara membuat kalender grup di Zoho dan menjelajahi fitur lain yang Anda inginkan.
Membuat Kalender Grup Zoho
Menyiapkan kalender grup di Zoho mengambil beberapa langkah yang mungkin tampak sedikit mengintimidasi. Namun, langkah-langkah tersebut berfungsi untuk membuat kalender yang dapat melayani tim mana pun, terlepas dari struktur atau sifat pekerjaannya. Inilah yang perlu Anda lakukan:
- Masuk ke akun Zoho Anda. Zoho menawarkan login melalui email, berbagai platform media sosial, atau dengan kode QR dan aplikasi seluler.
- Buka “Pengaturan”, lalu “Grup”, dan “Grup Pribadi” untuk membuat grup. Grup kemudian akan muncul di sini.
- Masuk ke Kalender Zoho.
- Klik tanda + di samping “Kalender Grup”.
- Masukkan nama yang Anda inginkan untuk kalender grup.
- Pilih warna yang bagus dan pas untuk kalender dan teks dari palet. Anda juga dapat memilih warna khusus dengan slide pemilih warna jika warna default tidak sesuai dengan keinginan Anda.
- Masukkan nama atau alamat email mereka untuk menambahkan anggota ke kalender grup.
- Anda juga dapat menambahkan deskripsi singkat ke kalender dengan memodifikasi kolom “Deskripsi” untuk menjelaskan tujuan kalender dengan lebih baik.
- Klik "Simpan" untuk membuat kalender grup.
Setiap anggota harus berlangganan kalender grup satu per satu. Anda tidak dapat berlangganan otomatis kepada anggota tim Anda tanpa mereka mengambil tindakan sekarang.
Mengedit Kalender Grup
Setelah kalender grup telah disiapkan dan siap, mari jelajahi beberapa fitur dan fungsi Zoho Calendar. Edit kalender grup agar sesuai dengan tujuan tim dengan lebih tepat ketika diperlukan, terutama jika anggota tim meninggalkan umpan balik di kalender.
Anda dapat mengubah hampir semua hal tentang kalender grup dengan opsi “Edit”. Pengaturan ini memungkinkan Anda mengubah nama grup, menambahkan deskripsi, atau menambah atau menghapus anggota grup.
- Masuk ke Kalender Zoho.
- Klik kanan kalender grup yang ingin Anda ubah atau klik “Opsi Lainnya” dengan mengarahkan kursor ke kalender grup dari panel sebelah kiri.
- Pilih “Edit.”
- Buka jendela “Edit Kalender” dan ubah kalender grup Anda sesuai kebutuhan, seperti mengubah nama, pengingat, dan deskripsinya.
- Untuk mengedit warna kalender atau teks, klik warna di samping judul kalender untuk membuka palet warna.
- Pilih warnanya. Anda dapat memilih kalender khusus atau warna teks dengan pemilih warna.
- Klik "Simpan", dan Anda akan selesai.
Semua perubahan yang Anda buat pada kalender akan langsung disimpan secara otomatis.
Menambahkan Anggota ke Kalender Grup
Sebagai pemilik atau moderator kalender grup, Anda dapat menambahkan anggota ke kalender grup. Begini caranya:
- Klik kanan atau arahkan kursor ke kalender grup tempat Anda ingin menambahkan anggota baru dari panel kiri.
- Pilih “Kelola Grup.”
- Alternatifnya, buka “Pengaturan”, “Kalender”, “Kalender”, “Kalender Grup”, lalu klik “Kelola” di samping kalender grup.
- Temukan opsi “Anggota” dan masukkan nama atau alamat email anggota yang harus bergabung dengan grup.
- Klik tanda + di samping anggota dalam daftar untuk menambahkannya ke kalender.
Berbagi Kalender Grup
Anda juga dapat berbagi kalender grup dengan orang lain jika Anda adalah pemilik atau moderator grup. Sebaiknya Anda menjadikan kalender tersebut publik sebelum membagikannya sehingga orang lain dapat melihat detail kalender.
- Klik kanan kalender grup yang ingin Anda edit atau klik “Opsi Lainnya” dengan mengarahkan kursor ke kalender grup dan mengklik “Edit” dari panel kiri.
- Pilih “Bagikan kalender dengan orang mana pun” klik pada drop dwon.
- Pilih apakah Anda ingin menampilkan informasi senggang atau sibuk saja atau mengizinkan pengguna melihat detail acara kalender grup.
Anda dapat membagikan URL kalender grup jika Anda mengklik tombol “Salin URL” dan menempelkannya di mana pun Anda suka.
Berlangganan Kalender Grup
Jika Anda adalah anggota kalender grup, Anda harus berlangganan kalender tersebut terlebih dahulu, jika tidak, Anda tidak akan dapat melihat atau berinteraksi dengannya.
- Masuk ke Kalender Zoho.
- Buka “Pengaturan”, “Kalender”, dan klik “Berlangganan”.
- Dari sana, navigasikan ke “Grup.”
- Temukan kalender grup tempat Anda ingin berlangganan dan klik di atasnya. Kalender akan ditampilkan dalam kategori default.
- Klik “Berlangganan”, dan Anda akan dapat melihat dan berinteraksi dengan kalender.
Selain berlangganan kalender grup, Anda juga dapat melihat kalender yang dibagikan dan dilanggani oleh grup. Temukan masing-masing di bagian “Dibagikan dengan Grup” dan “Berlangganan oleh Grup”. Anda kemudian dapat berlangganan kalender ini juga.
Mengelola Acara Kalender Grup
Membuat, mengedit, dan menghapus acara di kalender grup hampir sama dengan mengelola acara di kalender pribadi. Namun, ingatlah bahwa visibilitas acara dan izin edit bergantung pada peran Anda (pemilik, moderator, atau anggota).
- Pilih kalender grup dari dropdown “Kalender” di jendela “Acara Baru”.
- Klik slot tanggal atau waktu pada tampilan kalender untuk membuat acara. Isi detail acara ini (nama, tanggal, waktu, dan lokasi).
- Anda juga dapat mengatur pengingat, mengundang peserta, dan menambahkan lampiran.
- Klik "Simpan".
Izin Kalender Grup
Izin kalender grup memungkinkan Anda mengontrol siapa yang bisa melihat, membuat, mengedit, atau menghapus acara di kalender. Sebagai pemilik kalender atau moderator, Anda dapat mengatur izin akses untuk anggota grup. Mengelola izin juga memungkinkan Anda menambahkan moderator untuk memantau dan mengubah kalender saat Anda pergi atau sibuk.
- Klik pada "ikon pengaturan".
- Buka tab “Berbagi dan Izin”.
- Pilih tingkat akses yang ingin Anda berikan kepada anggota grup dari salah satu opsi yang tersedia (Lihat saja, Lihat dan Buat, atau Lihat, Buat, dan Edit/Hapus).
Setiap opsi memberikan tingkat akses yang berbeda-beda kepada anggota grup dan moderator:
- Lihat saja – Anggota grup dapat melihat acara dan detailnya tanpa menambahkan atau mengubahnya. Ini ideal jika Anda hanya perlu berbagi informasi.
- Lihat dan Buat – Anggota dapat melihat acara yang ada dan membuat acara baru tetapi tidak dapat mengubah atau menghapusnya.
- Lihat, Buat, dan Edit/Hapus – Opsi ini memberikan akses penuh. Anggota grup dengan izin ini dapat melihat, membuat, mengubah, dan menghapus acara.
Kolaborasi Tim dengan Cara Mudah
Kalender Grup Zoho adalah alat yang ampuh untuk mendorong kolaborasi luar biasa di tim mana pun. Membuat dan mengelola kalender grup akan memastikan bahwa semua orang di tim Anda mengetahui acara penting, tenggat waktu, dan rapat yang akan datang. Selain itu, pengaturan pembuatan, berbagi, dan izin acara Zoho Calendar yang fleksibel menghilangkan kerumitan penjadwalan dan menghemat waktu untuk pekerjaan yang lebih penting. Saksikan produktivitas tim melonjak dengan kalender grup Zoho.
Pernahkah Anda membuat kalender grup di Zoho? Apakah menurut Anda fitur ini berguna? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.
