Email adalah alat komunikasi default pilihan untuk sebagian besar perusahaan kecil, menengah, dan besar bisnis. Dua puluh tahun yang lalu, komunikasi awal akan dilakukan melalui telepon, faks akan dipertukarkan dan dokumen asli akan dikirim melalui sistem pos. Email membuat hidup jauh lebih mudah. Email menyelesaikan semuanya, dan kami menerimanya sepenuhnya. Tapi haruskah kita tetap menggunakan email dalam bisnis?
Lihat terkait
Jelas jawabannya adalah "ya", karena itulah yang dilakukan orang lain, dan tujuan utama Anda mungkin untuk berkomunikasi dengan sedikit keributan. Namun email tidak ideal untuk setiap jenis pesan yang ingin Anda kirim – dan tentu saja tidak aman. Untungnya ada alternatif, tetapi dapatkah Anda menggunakannya dengan mereka yang berpotensi menikah dengan email seumur hidup?
Tunjukkan padaku rahasiamu
Email seperti kartu pos yang dikirim (walaupun sangat cepat) melalui surat. Setiap orang (atau komputer) yang menangani pesan dapat membacanya. Tidak ada amplop untuk mengaburkan pesan atau menjaga isinya tetap aman. Ini berarti bahwa informasi sensitif terungkap.
“Saya tantang Anda untuk mengirimkan salinan setiap surat dan korespondensi lain yang disampaikan antara Anda dan akuntan atau kepala pejabat keuangan perusahaan Anda ke Pastebin.com.”
Anda tidak punya rahasia? Saya tantang Anda untuk mengirimkan salinan setiap surat dan korespondensi lain yang disampaikan antara Anda dan akuntan atau kepala pejabat keuangan perusahaan Anda ke Pastebin.com. Bukan urusan orang lain bagaimana Anda mengatur sistem pensiun perusahaan Anda atau bagaimana Anda menyusun akun Anda. Dan saya hampir dapat menjamin bahwa seseorang di organisasi Anda telah mengirimkan kata sandi ke sistem bisnis melalui email pada tahap tertentu. Ini adalah informasi sensitif yang perlu dilindungi.
Perbaikan yang jelas adalah menggunakan enkripsi, tetapi ini menantang bahkan untuk profesional TI. Pekerja kantor biasa kesulitan dengan produk seperti produk enkripsi GnuPG atau PGP yang sering direkomendasikan. Bahkan ahli keamanan pun kesulitan dengannya – sudahkah Anda mencoba menggunakan PGP di ponsel cerdas?
Beberapa penyedia email telah menyadari masalah keamanan email dan sekarang menyediakan koneksi terenkripsi, jadi saat Anda mengirim pesan dari a Jaringan WiFi Starbucks dipindahkan ke server email sedemikian rupa sehingga pengguna lain tidak dapat membaca email atau menyadap kata sandi Anda. Tapi begitu email memulai perjalanannya melalui internet, kemungkinan besar akan melewati koneksi yang tidak terenkripsi, di mana informasi apa pun dalam pesan tersebut terungkap.
Bahkan jika Anda seorang ninja keamanan email, dan tidak memiliki masalah menyulap kunci GnuPG/PGP publik dan pribadi, rekan koresponden Anda hampir pasti tidak memiliki keahlian Anda. Dijamin bahwa pada tahap tertentu seseorang akan membalas email terenkripsi Anda dan mengutip versi teks yang jelas dari pesan rahasia Anda kembali kepada Anda, memberikan Anda upaya sia-sia dan berpotensi menandai konten itu sebagai sangat menarik (karena Anda awalnya mengenkripsinya, sehingga mungkin berisi menarik rincian)!
CC: Janet, John, Topsy, Tim, Bob, Alice, Eve…
Kenyamanan email begitu besar sehingga kita sering melupakan kekurangannya. Dan ini bukan tentang keamanan. Jika Anda sedang mengerjakan beberapa proyek dengan kelompok orang yang berbeda, Anda harus berpikir dua kali untuk hanya mengandalkan email. Cukup sulit untuk mengikuti utas email dengan beberapa orang yang berkontribusi dan membalas semuanya. Menjadi sulit untuk melacak percakapan karena balasan tidak selalu muncul dalam urutan yang logis.
Misalnya, seseorang mungkin menulis balasannya saat offline. Pesan mereka muncul kemudian, setelah orang lain berkontribusi dalam diskusi. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan yang terbaik. Jika orang tidak memilih stempel waktu dari setiap pesan dengan hati-hati, ruang lingkup miskomunikasi sangat luas. Alternatifnya, jika cukup banyak orang yang di-CC, ada godaan untuk mengabaikan seluruh utas karena jelas seseorang memperhatikan masalah apa pun yang sedang didiskusikan dan Anda dapat dengan tenang melanjutkan dengan yang lain hal-hal. Kemudian Anda mengalami gangguan komunikasi.
