Webinar, atau seminar online, adalah acara interaktif langsung yang dapat dihadiri siapa saja di mana pun lokasi geografisnya. Mereka adalah beberapa alat pemasaran terbaik untuk bisnis yang ingin memberikan nilai bagi audiens mereka dan menjadikan diri mereka sebagai pemimpin industri.
Saat ini, siapa pun dapat menyelenggarakan webinar, tetapi bukan berarti usaha ini tidak memerlukan persiapan yang matang untuk berhasil. Jika Anda berpikir untuk menyelenggarakan webinar online, berikut adalah garis besar prosesnya.
Cara Menyelenggarakan Webinar Online
Sebelum Anda mulai mengundang peserta dan mengatur materi Anda, pertanyaan paling penting untuk dijawab adalah platform yang akan Anda gunakan. Dengan perangkat lunak yang tepat, Anda akan dapat merampingkan proses dan membuat kesan profesional pada semua peserta Anda.
Berkat maraknya acara online, ada banyak solusi webinar yang bagus untuk dipilih mulai hari ini. Zoho Meeting adalah salah satu opsi terdepan dengan keamanan luar biasa dan banyak fitur untuk berinteraksi dengan audiens Anda, jadi kami akan menggunakannya sebagai contoh dalam panduan ini.
Zoho Meeting menawarkan solusi webinar gratis untuk acara yang berlangsung hingga 60 menit dengan maksimal 100 peserta. Versi berbayar memungkinkan lebih banyak pemirsa dan menyertakan fasilitas berharga seperti penyimpanan rekaman cloud juga. Dengan Zoho Meeting, Anda dapat menyesuaikan formulir pendaftaran untuk mempertahankan branding, berbagi layar, atau aplikasi Anda komunikasikan pesan Anda secara efektif, berinteraksi dengan audiens Anda melalui jajak pendapat, Tanya Jawab, izinkan peserta untuk berbicara, angkat tangan dan banyak lagi.
Inilah yang diharapkan saat Anda menyelenggarakan webinar menggunakan Zoho Meeting.
Pilih Topik yang Menarik
Webinar yang sukses dimulai dengan topik yang tepat. Pilihan Anda seharusnya tidak menusuk dalam kegelapan. Akan membantu jika Anda mendukung keputusan Anda dengan penelitian untuk memastikan subjek Anda relevan dengan audiens Anda dan upaya Anda akan membuahkan hasil.
Cari tahu masalah apa yang relevan dengan industri yang dihadapi audiens target Anda dan tawarkan solusinya. Tingkat kehadiran akan tinggi.
Pilih Penyaji yang Tepat
Kecuali jika Anda berencana untuk menyelenggarakan acara sendiri, Anda harus menemukan orang yang tepat untuk berbicara. Orang ini akan mewakili seluruh bisnis Anda di acara tersebut, jadi pemilihan yang cermat adalah yang terpenting. Orang tersebut harus berpengalaman dalam bidang yang akan dibahas oleh webinar Anda. Pada saat yang sama, mereka harus menjadi pembicara publik yang hebat yang tahu cara melibatkan audiens dan berinteraksi dengan mereka. Anda dapat mengundang rekan penyelenggara webinar baik dari organisasi Anda sendiri atau pembicara eksternal mana pun (yang tidak memiliki akun Zoho Meeting).
Selain itu, mengundang pembicara tamu dapat menambah daya tarik acara. Ini juga cara yang bagus untuk meningkatkan kehadiran, karena orang terkenal akan menarik audiens mereka sendiri ke webinar Anda. Rekan penyelenggara yang mengelola interaksi peserta juga dapat mengikuti webinar dari perangkat seluler mereka.
Mendaftar untuk Pertemuan Zoho
Saat Anda memiliki gagasan tentang apa yang akan dicakup oleh acara Anda, saatnya untuk menyiapkannya. Mulai oleh mendaftar akun Zoho Meeting. Anda akan mendapatkan uji coba gratis selama 14 hari jika ini adalah pertama kalinya Anda menggunakan solusi mereka.
Jadwalkan Webinar Anda
Setelah masuk ke akun Zoho Meeting, Anda dapat membuat acara pertama. Klik “Jadwalkan” untuk memasukkan detail webinar Anda.
Pertama, Anda harus membuat judul dan deskripsi yang menarik. Faktor-faktor ini dapat membuat atau menghancurkan minat orang pada acara Anda, jadi buatlah acara itu menarik. Jika Anda telah mengundang pembicara tamu, pastikan untuk mencantumkan namanya di judul.
Selanjutnya, Anda harus memilih waktu dan tanggal untuk acara Anda dan menentukan durasinya. Ini bisa jadi rumit, terutama jika audiens target Anda berasal dari berbagai zona waktu. Tentukan tanggal dan waktu terbaik yang sesuai dengan calon peserta Anda. Meskipun audiens Anda berasal dari zona waktu yang berbeda, mereka dapat melihat tanggal & waktu webinar di zona waktu lokal mereka saat mendaftar ke webinar.
Pastikan webinar Anda tidak berbenturan dengan acara penting lainnya. Pada saat yang sama, jangan terburu-buru acara. Beri diri Anda cukup waktu untuk bersiap.
Buat Formulir Pendaftaran Anda
Peserta dapat mendaftar ke webinar Anda melalui formulir pendaftaran. Langkah selanjutnya adalah menyesuaikan formulir ini untuk mengumpulkan informasi yang Anda perlukan tentang peserta. Beberapa bidang, seperti nama dan alamat email, akan disertakan di Zoho Meeting secara default, tetapi Anda dapat dengan mudah mengedit dan menambahkan lebih banyak bidang. Begini cara kerjanya:
- Klik "Kelola Bidang" untuk menghapus atau mengedit bidang.
- Jadikan bidang apa pun wajib dengan menekan opsi "*" di sebelahnya.
- Tambahkan bidang yang telah ditentukan sebelumnya dengan tombol "+" di sebelah bidang yang Anda inginkan.
- Buat bidang khusus dengan mengeklik "Tambahkan Bidang Khusus".
Anda juga dapat memoderasi pendaftaran. Zoho Meeting menawarkan dua mode persetujuan:
- Mode persetujuan otomatis memungkinkan siapa saja bergabung dengan mengisi formulir pendaftaran.
- Persetujuan manual memungkinkan Anda memutuskan apakah setiap orang dapat bergabung atau tidak.
Pengaturan lanjutan juga memungkinkan Anda menyesuaikan preferensi secara mendetail. Beberapa opsi meliputi:
- Membatasi jumlah peserta
- Membatasi pendaftaran berdasarkan wilayah
- Membutuhkan pendaftaran untuk hadir
Terakhir, tambahkan branding Anda ke formulir pendaftaran agar gambar Anda tetap konsisten. Logo Anda tidak hanya akan muncul di formulir pendaftaran tetapi juga di email konfirmasi, pengingat, dan ucapan terima kasih.
Sebarkan Firman
Setelah menyiapkan acara Anda, saatnya untuk mempromosikannya. Posting acara di berbagai saluran seperti situs web atau blog Anda, media sosial kampanye email, dan lainnya untuk mulai mengumpulkan peserta. Anda juga memiliki opsi untuk menyematkan widget pendaftaran di mana pun di web. Anda juga dapat melacak pendaftaran dari saluran yang berbeda dengan menggunakan fitur pelacakan Sumber. Jangan lupa untuk mengirim email pengingat saat acara mendekat untuk meningkatkan kehadiran. Anda dapat mengatur beberapa pengingat email otomatis.
Latih Presentasi Anda
Meskipun antarmuka Zoho Meeting mudah digunakan, sebaiknya uji fitur-fiturnya terlebih dahulu untuk memastikan tidak ada kendala teknis yang akan merusak webinar Anda. Berlatih juga akan membuat Anda merasa lebih percaya diri menggunakan platform. Anda dapat menjalankan latihan dan menyesuaikan detail presentasi Anda. Zoho Meeting juga menawarkan opsi untuk mengadakan sesi latihan sebelum webinar tanpa menyiarkannya secara langsung ke semua peserta. Presenter dan rekan penyelenggara dapat menjalankan tes sebelum siaran langsung.
Langkah Terakhir
Saat Anda ingin menjangkau audiens yang lebih luas untuk acara Anda tanpa mereka menghadiri webinar, Anda dapat melakukan streaming langsung acara Anda di YouTube. Bagian terbaik dari melibatkan audiens setelah acara Anda berakhir, adalah membawa mereka ke situs web atau halaman kustom Anda. Anda dapat melakukan ini dengan menyiapkan url peserta posting sebelum webinar. Pekerjaan Anda tidak berakhir ketika webinar Anda selesai. Beberapa langkah terakhir akan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari acara Anda.
Pastikan Anda menindaklanjuti dengan peserta untuk mengumpulkan umpan balik berharga yang memungkinkan Anda menyelenggarakan acara yang lebih baik di masa mendatang. Anda juga harus berterima kasih atas kontribusi mereka dan menanyakan apakah mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut tentang topik tersebut. Anda dapat mengatur email tindak lanjut otomatis yang dapat disesuaikan dengan konfigurasi lanjutan seperti mengatur durasi untuk memicu email, email kustom rich html, termasuk link rekaman dan banyak lagi.
Anda juga harus menganalisis data menggunakan analitik webinar untuk menentukan area mana yang perlu Anda tingkatkan. Terakhir, tinjau rekaman rekaman webinar Anda dan sediakan bagi mereka yang melewatkan streaming langsung.
Selenggarakan Webinar Anda dengan Percaya Diri
Webinar adalah cara yang sangat efektif untuk menjadikan diri Anda sebagai profesional yang andal bagi audiens Anda. Apakah Anda ingin membuat hubungan bisnis baru atau memperluas jangkauan merek Anda, acara langsung di mana Anda dapat berkomunikasi langsung dengan pihak yang berkepentingan memberi Anda kekuatan untuk melakukannya. Untungnya, solusi webinar canggih seperti Zoho Meeting mempermudah prosesnya.
Apakah Anda pernah mengadakan seminar sebelumnya? Apakah Anda memiliki tips berguna untuk membuat acara sukses? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.
