Status berwarna berbeda di Skype for Business memberi tahu kontak Anda saat Anda jauh dari kantor, dan tingkat ketersediaan Anda. Jika Anda perlu mengetahui cara melakukan ini, kami akan menunjukkannya kepada Anda di artikel ini.
Pertama, kami akan membawa Anda melalui pengaturan di luar kantor dengan balasan otomatis di Windows 10; lalu bagaimana memasukkan lebih banyak informasi dengan mengatur ketersediaan Anda di Skype. Selain itu, karena Skype for Business versi Mac saat ini tidak mendapatkan informasi kalender Outlook, kami akan menunjukkan kepada Anda langkah-langkah untuk mengatasinya.
Opsi1: Sinkronkan MS Outlook ke Skype for Business (Purple Dot W/Auto-Replies)
Mengatur Out-of-Office Dengan Balasan Otomatis di Windows
Sebelum menyiapkan di luar kantor Anda dengan balasan otomatis, Anda perlu memeriksa jenis akun Outlook yang Anda miliki, karena ini bergantung pada langkah-langkah yang perlu Anda ikuti:
- Di Outlook, klik "File"> "Pengaturan Akun."
- Pilih “Pengaturan Akun” lalu centang kolom “Jenis”:
- Jika Anda menggunakan email kantor, maka akun Anda adalah Microsoft Exchange.
- Jika email pribadi seperti Gmail, akun Anda akan menjadi IMAP atau POP3.
- Jika Anda menggunakan email kantor, maka akun Anda adalah Microsoft Exchange.
Untuk menyiapkan balasan otomatis di luar kantor untuk akun Microsoft Exchange:
- Luncurkan Outlook lalu pilih "File"> "Balasan Otomatis."
- Dari kotak "Balasan Otomatis", klik "Kirim balasan otomatis".
- Anda dapat menetapkan rentang tanggal untuk balasan otomatis yang akan berhenti pada waktu berakhir; jika tidak, Anda harus mematikannya secara manual.
- Gunakan opsi "Aturan dan Peringatan" untuk mengatur di luar kantor Anda jika opsi "Balasan Otomatis" tidak ada.
- Anda dapat menetapkan rentang tanggal untuk balasan otomatis yang akan berhenti pada waktu berakhir; jika tidak, Anda harus mematikannya secara manual.
- Masukkan balasan yang ingin Anda kirim saat Anda pergi di tab "Di Dalam Organisasi Saya".
- Opsi "siapa pun di luar organisasi saya" akan mengirimkan balasan otomatis Anda ke setiap email.
- Opsi "siapa pun di luar organisasi saya" akan mengirimkan balasan otomatis Anda ke setiap email.
- Klik "OK" untuk menyimpan.
Untuk membuat pesan di luar kantor untuk akun IMAP atau POP3 Anda:
- Luncurkan Outlook lalu pilih "File" untuk menampilkan opsi informasi akun Anda.
- Pilih "Pesan Baru."
- Lengkapi subjek dan tanggapan untuk template Anda.
- Klik "File" lalu "Save As."
- Masukkan nama template Anda di menu pull-down “Save as type”; lalu klik "Templat Outlook (*.oft)."
- Pilih lokasi lalu "Simpan".
Untuk membuat aturan tidak di kantor:
- Klik “File” > “Kelola Aturan & Peringatan.”
- Pada tab "Aturan Email" di kotak "Aturan dan Peringatan", pilih "Aturan Baru".
- Pilih "Terapkan aturan pada pesan yang saya terima" di bawah "Mulai dari aturan kosong" lalu "Berikutnya".
- Biarkan opsi Langkah 1 dan 2 tidak berubah untuk membalas semua pesan Anda, lalu "Berikutnya".
- Klik "Ya" untuk mengonfirmasi aturan untuk semua pesan.
- Di bawah “Langkah 1: Pilih tindakan”; lalu klik "balas menggunakan templat tertentu".
- Di bawah "Langkah 2: Edit deskripsi aturan", pilih teks yang disorot untuk "template tertentu".
- Pilih "Template Pengguna di Sistem File" dari opsi "Pilih Templat Balasan" di "Lihat".
- Klik pada templat Anda lalu "Buka" > "Berikutnya".
- Tambahkan pengecualian yang diperlukan, lalu "Berikutnya".
- Sekarang panggil aturan Anda sesuatu misalnya, Di Luar Kantor.
- Jika Anda ingin memulai balasan otomatis sekarang, biarkan opsi "Aktifkan aturan ini" dicentang, lalu "Selesai", atau hapus centang pada opsi hingga Anda siap.
Catatan: Saat Anda pergi, Anda harus membiarkan Outlook berjalan untuk mengirim balasan otomatis.
Untuk mengaktifkan aturan:
- Klik “File” > “Kelola Aturan & Peringatan.”
- Dari "Aturan Email" di "Aturan dan Peringatan", temukan aturan Anda, lalu di sebelah kirinya centang kotak dan "Ok".
Terakhir, setel kehadiran Anda ke "Aktif" di Skype:
Setiap kali salah satu kontak Skype mencari Anda, mereka akan melihat titik ungu kecil di samping nama Anda. Ini mengonfirmasi bahwa Anda tidak di kantor tetapi masih ada dan siap untuk berbicara.
- Masuk ke Skype dan pilih gambar profil Anda dari "Obrolan".
- Klik status Anda saat ini, lalu pilih "Aktif".
Mengatur Status Out-of-Office dan Skype "Aktif" di Mac
Catatan: Skype for Business di Mac saat ini tidak menawarkan detail kehadiran berdasarkan kalender Outlook. Sebagai solusinya, Anda dapat menyetel status ke "Aktif" dengan pesan status di luar kantor:
- Masuk ke Skype dan klik foto Anda.
- Pilih "Tersedia" dari panah pull-down di bawah nama Anda.
Kemudian untuk menambahkan pesan status Anda:
- Klik foto Anda lalu pilih “Klik untuk menambahkan pesan status.”
- Ketik pesan misalnya, “Saya sedang offline…. – ….. Tolong IM saya.
- Untuk menghapus pesan cukup klik di atasnya lalu tekan "Hapus."
Saat kolega Anda mencari Anda di kontak Skype mereka, mereka akan melihat bahwa Anda tidak di kantor dan tersedia.
Opsi 2: Sinkronkan Kalender MS Outlook ke Skype (Panah Lingkaran Ungu)
Mengatur Out-of-Office Dengan/Tanpa Balasan Otomatis di Windows
Sebelum menyiapkan out-off-office Anda perlu memeriksa jenis akun Outlook yang Anda miliki karena ini akan bergantung pada langkah-langkah yang perlu Anda ikuti:
- Di Outlook, klik "File"> "Pengaturan Akun."
- Pilih “Pengaturan Akun” lalu centang kolom “Jenis”:
- Jika Anda menggunakan email kantor, maka akun Anda adalah Microsoft Exchange.
- Jika email pribadi seperti Gmail, akun Anda akan menjadi IMAP atau POP3.
- Jika Anda menggunakan email kantor, maka akun Anda adalah Microsoft Exchange.
Untuk menyiapkan balasan otomatis di luar kantor untuk akun Microsoft Exchange:
- Luncurkan Outlook lalu pilih "File"> "Balasan Otomatis."
- Dari kotak "Balasan Otomatis", klik "Kirim balasan otomatis".
- Anda dapat menetapkan rentang tanggal untuk balasan otomatis yang akan berhenti pada waktu berakhir; jika tidak, Anda harus mematikannya secara manual.
- Gunakan opsi "Aturan dan Peringatan" untuk mengatur di luar kantor Anda jika opsi "Balasan Otomatis" tidak ada.
- Anda dapat menetapkan rentang tanggal untuk balasan otomatis yang akan berhenti pada waktu berakhir; jika tidak, Anda harus mematikannya secara manual.
- Masukkan balasan yang ingin Anda kirim saat Anda pergi di tab "Di Dalam Organisasi Saya". Anda juga dapat mengosongkan balasan.
- Opsi "siapa pun di luar organisasi saya" akan mengirimkan balasan otomatis Anda ke setiap email. Jika Anda ingin mengosongkan balasan, Outlook merekomendasikan untuk memilih "Hanya kontak saya".
- Klik "OK" untuk menyimpan.
Untuk membuat pesan di luar kantor untuk akun IMAP atau POP3 Anda:
- Luncurkan Outlook lalu pilih "File" untuk menampilkan opsi informasi akun Anda.
- Pilih "Pesan Baru."
- Lengkapi subjek dan tanggapan untuk template Anda.
- Klik "File" lalu "Save As."
- Masukkan nama template Anda di menu pull-down “Save as type”; lalu klik "Templat Outlook (*.oft)."
- Pilih lokasi lalu "Simpan".
Untuk membuat instruksi di luar kantor:
- Klik “File” > “Kelola Aturan & Peringatan.”
- Pada opsi "Aturan Email" di kotak "Aturan dan Peringatan", pilih "Aturan Baru".
- Pilih "Terapkan aturan pada pesan yang saya terima" di bawah "Mulai dari aturan kosong" lalu "Berikutnya".
- Biarkan opsi "Langkah 1 dan 2 tidak berubah untuk membalas semua pesan Anda, lalu" Selanjutnya.
- Klik "Ya" untuk mengonfirmasi aturan untuk semua pesan.
- Di bawah “Langkah 1: Pilih tindakan”; lalu klik "balas menggunakan templat tertentu".
- Di bawah "Langkah 2: Edit deskripsi aturan", pilih teks yang disorot untuk "template tertentu".
- Pilih "Template Pengguna di Sistem File" dari opsi "Pilih Templat Balasan" di "Lihat".
- Klik pada templat Anda lalu "Buka" > "Berikutnya".
- Tambahkan pengecualian yang diperlukan, lalu "Berikutnya".
- Sekarang panggil aturan Anda sesuatu misalnya, Di Luar Kantor.
- Jika Anda ingin balasan otomatis dimulai sekarang biarkan opsi "Aktifkan aturan ini" dicentang, lalu "Selesai" atau hapus centang opsi saat Anda siap.
Catatan: Saat Anda pergi, Anda harus membiarkan Outlook aktif untuk mengirim balasan otomatis.
Untuk mengaktifkan aturan:
- Klik “File” > “Kelola Aturan & Peringatan.”
- Dari "Aturan Email" di "Aturan dan Peringatan", temukan aturan Anda, lalu centang kotak di sebelah kiri lalu "Ok".
Terakhir, setel kehadiran Anda ke "Tidak Bekerja" di Skype:
Setiap kali salah satu kontak Skype mencari Anda, mereka akan melihat panah dan titik kecil berwarna ungu yang mengarah ke kiri di samping nama Anda. Ini mengonfirmasi bahwa Anda tidak di kantor dan "Tidak Bekerja;" dengan demikian, tidak aktif.
- Masuk ke Skype dan pilih gambar profil Anda dari "Obrolan".
- Klik status Anda saat ini, lalu pilih "Tidak Bekerja".
Mengatur Status Skype Di Luar Kantor dan "Tidak Bekerja" di Mac
Catatan: Skype for Business di Mac saat ini tidak menawarkan detail kehadiran berdasarkan kalender Outlook. Sebagai solusinya, Anda dapat menyetel status ke "Tidak Bekerja" dengan pesan status di luar kantor:
- Masuk ke Skype dan klik foto Anda.
- Pilih "Tidak Bekerja" dari panah pull-down di bawah nama Anda.
Kemudian untuk menambahkan pesan status Anda:
- Klik foto Anda lalu pilih “Klik untuk menambahkan pesan status.”
- Ketik pesan misalnya, “Saya sedang offline…. dan akan kembali….”
- Untuk menghapus pesan cukup klik di atasnya lalu tekan "Hapus."
Saat kolega Anda mencari Anda di kontak Skype mereka, mereka akan melihat bahwa Anda sedang tidak di kantor dan tidak tersedia.
FAQ Di Luar Kantor Skype
Mengapa Status Skype "Di Luar Kantor" Saya Masih Ditampilkan?
Saat opsi "Tampilkan info di luar kantor saya ke kontak" dicentang di "Alat", > "Opsi", > "Pribadi", status di luar kantor Anda akan tetap ditampilkan meskipun di Outlook dinonaktifkan.
Jika tidak demikian, silakan coba hubungi Microsoft tim dukungan teknis untuk bantuan.
Bisakah Saya Mematikan Status Di Luar Kantor Menggunakan Skype Alih-alih Outlook?
Skype menggunakan informasi kalender Outlook Anda untuk memperbarui status Anda; oleh karena itu, Anda harus mematikan kantor Anda melalui Outlook.
Menampilkan Status Di Luar Kantor Anda di Skype
Alat perpesanan instan Skype for Business menggunakan informasi kalender Outlook untuk memberi tahu kontak Skype tentang status Anda. Hal ini berguna untuk kontak Anda untuk melihat sekilas apakah Anda berada di luar kantor dan tersedia atau di luar kantor dan tidak tersedia.
Sekarang setelah kami menunjukkan kepada Anda langkah-langkah untuk ini, apakah Anda berhasil menyiapkannya—apakah berfungsi seperti yang diharapkan? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.
