आज अधिकांश पेशेवर अपने ईमेल के साथ एक हस्ताक्षर शामिल करते हैं। इससे प्राप्तकर्ताओं को ठीक-ठीक पता चल जाता है कि वे किसके साथ संचार कर रहे हैं। कुछ हस्ताक्षर व्यक्तियों के लिए वैयक्तिकृत होते हैं और अन्य कंपनी प्रारूप का अनुसरण करते हैं।
यदि आप यह सीखने में रुचि रखते हैं कि आउटलुक पर अपना हस्ताक्षर कैसे जोड़ें, तो आप सही जगह पर हैं। यह लेख आपको वह सब कुछ बताएगा जो आपको जानना आवश्यक है।
आउटलुक में अपना हस्ताक्षर जोड़ने के चरण
यदि आप अपने ईमेल के अंत में जोड़ने के लिए एक हस्ताक्षर बनाना चाहते हैं, साथ ही इसे अपने डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर के रूप में चुनना चाहते हैं, तो आपको यह जानकर प्रसन्नता होगी कि यह एक अपेक्षाकृत सरल प्रक्रिया है। आउटलुक में अपना हस्ताक्षर कैसे जोड़ें:
- अपने आउटलुक खाते में लॉग इन करें।
- "सेटिंग्स देखें" पर क्लिक करें।
- "लिखें और उत्तर दें" चुनें, जो आपको ईमेल हस्ताक्षर स्क्रीन पर ले जाएगा।
- "नया हस्ताक्षर" पर क्लिक करें और इसे एक नाम दें।
- नीचे संपादन क्षेत्र में अपना हस्ताक्षर टाइप करें।
- "सहेजें" दबाएँ।
- "डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर चुनें" के अंतर्गत, अपने नव निर्मित हस्ताक्षर पर क्लिक करें और इसे नए संदेशों और अग्रेषित संदेशों पर लागू करें।
- परिवर्तन की पुष्टि करने के लिए फिर से "सहेजें" दबाएँ।
अपना आउटलुक हस्ताक्षर अनुकूलित करें
एक बार जब आप अपना हस्ताक्षर सेट अप और सहेज लेते हैं, तो आप इसे अपनी व्यक्तिगत प्राथमिकताओं के अनुरूप संपादन बॉक्स के नीचे अनुकूलित कर सकते हैं। आपके पास अपने हस्ताक्षर को अपने प्राप्तकर्ताओं के लिए विशिष्ट बनाने के लिए उसे वैयक्तिकृत करने के लिए कई विकल्प हैं। अपने हस्ताक्षर को अलग दिखाने के लिए उपलब्ध विकल्पों के साथ प्रयोग करना सुनिश्चित करें।
इस सूची में सभी विकल्प मौजूद नहीं हैं, इसलिए उन सभी को स्वयं आज़माकर देखें कि क्या वे आपकी प्राथमिकताओं के अनुरूप हैं। ध्यान दें, यदि आप इस बात को लेकर असमंजस में हैं कि कौन सा आइकन किसी फ़ंक्शन का प्रतिनिधित्व करता है, तो स्क्रीन पर उसका नाम दिखाने के लिए अपने कर्सर को उस पर घुमाएँ।
चित्र इनलाइन डालें
हो सकता है कि आप अपने हस्ताक्षर में कंपनी का लोगो या चित्र जोड़ना चाहें। यह विकल्प आपको अपने डिवाइस पर डाउनलोड की गई छवियों को अपने हस्ताक्षर में शामिल करने के लिए स्क्रॉल करने देता है। एक बार जब आप एक छवि चुनते हैं और "सम्मिलित करें" पर क्लिक करते हैं, तो आप इसे अपनी पसंद के अनुसार आकार बदल सकते हैं।
फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट आकार
फ़ॉन्ट विकल्प पर क्लिक करने पर, स्क्रीन पर एक ड्रॉपडाउन बॉक्स दिखाई देगा और सभी उपलब्ध फ़ॉन्ट सूचीबद्ध होंगे। "फ़ॉन्ट" विकल्प के दाईं ओर "फ़ॉन्ट आकार" आइकन है। इस फ़ंक्शन बटन पर टैप करने पर, एक समान ड्रॉपडाउन सूची दिखाई देगी और आपको अपने हस्ताक्षर के फ़ॉन्ट का आकार चुनने की अनुमति मिलेगी।
बोल्ड, इटैलिक और अंडरलाइन
आप अपने कुछ या सभी हस्ताक्षरों को बोल्ड, इटैलिकाइज़ और रेखांकित भी कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, बस उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसे आप बदलना चाहते हैं और वांछित प्रभाव प्राप्त करने के लिए बस फ़ंक्शन बटन पर क्लिक करें, और परिवर्तन तुरंत दिखाई देंगे।
इसके विपरीत, यदि आप इसके विपरीत करना चाहते हैं और इनमें से किसी भी प्रभाव को पूर्ववत करना चाहते हैं, तो बस टेक्स्ट को हाइलाइट करें और वांछित फ़ंक्शन बटन को फिर से दबाएं।
हॉटकीज़:
- बोल्ड: Ctrl + B
- इटैलिक: Ctrl + I
- अंडरलाइन: Ctrl + U
हाइलाइट और रंग
यदि आप अपने हस्ताक्षर पर कुछ महत्वपूर्ण जानकारी हाइलाइट करना चाहते हैं, तो "हाइलाइट" फ़ंक्शन का उपयोग करें। टेक्स्ट को हाइलाइट करने के लिए, पहले "हाइलाइट" फ़ंक्शन बटन के दाईं ओर नीचे तीर को दबाएं और वह रंग चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। फिर अपने कर्सर को उस टेक्स्ट पर खींचें जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं और "हाइलाइट" फ़ंक्शन बटन दबाएं।
एक बार पूरा होने पर, आपके चयनित टेक्स्ट की पृष्ठभूमि आपका वांछित रंग होगी जबकि आपका फ़ॉन्ट रंग वही रहेगा।
आपके फ़ॉन्ट का रंग हमेशा स्वचालित रूप से काला रहेगा. इसे बदलने के लिए, "फ़ॉन्ट रंग" फ़ंक्शन बटन पर नीचे तीर दबाएं, अपना वांछित रंग चुनें, फिर अपना हस्ताक्षर टाइप करना शुरू करें। यदि आपने पहले ही टाइप करना शुरू कर दिया है, तो टाइप किए गए टेक्स्ट को हाइलाइट करें और "फ़ॉन्ट रंग" बटन को फिर से दबाएं और आपका फ़ॉन्ट रंग बदल जाएगा।
आप एक विशिष्ट रंगीन और आकर्षक हस्ताक्षर बनाने के लिए इन दोनों कार्यों का एक साथ उपयोग कर सकते हैं।
बुलेट पॉइंट और नंबरिंग
बुलेट बिंदुओं की सूची बनाने या शॉर्टहैंड जानकारी के लिए क्रमांकित सूची जोड़ने के लिए, संबंधित फ़ंक्शन बटन दबाएं। यदि आपकी जानकारी पहले से मौजूद है, तो टेक्स्ट को हाइलाइट करें और जानकारी को विभाजित करने और अपनी सूची में बुलेट पॉइंट या नंबर जोड़ने के लिए जहां आवश्यक हो, कीबोर्ड पर "एंटर" बटन दबाएं।
हॉटकीज़:
- बुलेट पॉइंट: Ctrl +
- क्रमांकन: Ctrl + /
बाएँ या दाएँ इंडेंट करें
इन फ़ंक्शन बटनों का उपयोग करने से आपका टेक्स्ट आपकी स्क्रीन पर बाएँ मार्जिन के करीब या दूर चला जाएगा। इस फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, बस उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसे आप ले जाना चाहते हैं और टेक्स्ट को कई स्थानों पर दाईं ओर ले जाने के लिए "दाएं इंडेंट" दबाएं। इसके विपरीत, यदि आप चाहते हैं कि आपका टेक्स्ट बाएँ हाशिये के करीब हो, तो "बाएँ इंडेंट" दबाएँ।
उद्धरण
यह फ़ंक्शन विशिष्ट जानकारी को विशिष्ट बनाने के लिए हाइलाइट किए गए टेक्स्ट में एक उद्धरण शैली पंक्ति जोड़ता है, चाहे वह आपकी या किसी और की महत्वपूर्ण जानकारी को दोहराना हो। इस फ़ंक्शन को करने के लिए, उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसे आप उद्धृत करना चाहते हैं और "उद्धरण" फ़ंक्शन बटन दबाएं।
बाएँ, दाएँ और केंद्र को संरेखित करें
ये तीन विकल्प आपकी प्राथमिकताओं के अनुरूप सभी टेक्स्ट को आपकी स्क्रीन के दोनों ओर या मध्य में ले जाएंगे। यह कई कारणों से उपयोगी हो सकता है, लेकिन केंद्र या दायां संरेखण डिफ़ॉल्ट बाएं संरेखण की तुलना में सौंदर्य की दृष्टि से अधिक सुखद हो सकता है।
किसी भी फ़ंक्शन बटन को दबाने से कुछ भी हाइलाइट करने की आवश्यकता के बिना आपका टेक्स्ट स्वचालित रूप से संरेखित हो जाएगा।
हाइपरलिंक जोड़ें या हटाएँ
टेक्स्ट को हाइलाइट करके और "हाइपरलिंक" बटन दबाकर अपने हस्ताक्षर में एक लिंक जोड़ें। यहां से, आपको बस यूआरएल टाइप करना है या दिखाई देने वाले बॉक्स में पेस्ट करना है और अपना लिंक एम्बेड करने के लिए "ओके" पर क्लिक करना है। आपको पता चल जाएगा कि यह सफल है क्योंकि पाठ अब नीले रंग में रेखांकित किया जाएगा।
हॉटकी:
- हाइपरलिंक जोड़ें: Ctrl + K
यदि आप अपना हाइपरलिंक हटाना चाहते हैं, तो नीले रेखांकित टेक्स्ट को हाइलाइट करें, संपादन बॉक्स के नीचे दाईं ओर 3 बिंदु (...) दबाएं, और "हाइपरलिंक हटाएं" पर क्लिक करें।
पूर्ववत करें और पुनः करें
3 बिंदुओं (...) को दबाकर और "पूर्ववत करें" बटन पर क्लिक करके अपनी अंतिम क्रिया को पूर्ववत करें।
- हॉटकी को पूर्ववत करें: Ctrl + Z
इसके विपरीत, यदि यह गलती से हो गया है तो आपको "फिर से करें" बटन दबाना चाहिए, जो "पूर्ववत करें" कुंजी के दाईं ओर पाया जाता है।
- हॉटकी फिर से करें: Ctrl + Y
बदला हुआ विषय
इस बटन को दबाने से हाइलाइट किए गए या भविष्य में लिखे गए टेक्स्ट को किसी निश्चित मामले में बदलने के लिए विकल्पों की एक ड्रॉपडाउन सूची सामने आ जाएगी। इसमें "लोअरकेस," "अपरकेस," "प्रत्येक शब्द को बड़ा करें" और डिफ़ॉल्ट "वाक्य केस" शामिल हैं।
अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए अपने हस्ताक्षर को अनुकूलित करने के बाद सेव बटन दबाना सुनिश्चित करें।
आउटलुक पर प्रभावी हस्ताक्षर बनाने के लिए युक्तियाँ और सर्वोत्तम अभ्यास
एक बार जब आपका हस्ताक्षर भविष्य के पत्राचार में जोड़ने के लिए तैयार हो जाए, तो सुनिश्चित करें कि आपका तैयार उत्पाद उस स्थिति या प्राप्तकर्ता के लिए उपयुक्त है जिससे आप संपर्क कर रहे हैं। आउटलुक पर प्रभावी हस्ताक्षर बनाने के लिए यहां कुछ युक्तियां और सर्वोत्तम प्रथाएं दी गई हैं।
अपना हस्ताक्षर सरल रखें
अपने हस्ताक्षर संक्षिप्त और सटीक रखें। केवल एक प्रासंगिक छवि का उपयोग करें और बहुत अधिक पाठ जोड़ने से बचें अन्यथा आपके प्राप्तकर्ता आपकी कड़ी मेहनत को नजरअंदाज कर सकते हैं।
केवल आवश्यक जानकारी शामिल करें
व्यवसाय-आधारित हस्ताक्षर के लिए, अपने ईमेल पर पेशेवर लुक बनाए रखने के लिए अपनी जानकारी को काफी हद तक अपने नाम, शीर्षक, कंपनी शीर्षक, कंपनी लोगो और संपर्क जानकारी तक सीमित रखें।
लगातार ब्रांडिंग का प्रयोग करें
किसी कंपनी का प्रतिनिधित्व करते समय, उसकी पहचान के साथ एकरूपता बनाए रखने के लिए समान फ़ॉन्ट और रंगों का उपयोग करें।
यदि आपका अपना व्यवसाय है या आप निजी ईमेल का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अपने सर्वनाम, अपना उच्चारण कैसे करें शामिल कर सकते हैं नाम, आपके सोशल मीडिया के लिंक, या कोई अन्य महत्वपूर्ण जानकारी जिससे आपके प्राप्तकर्ता आपको जान सकें बेहतर।
अतिरिक्त हस्ताक्षर बनाएँ
आउटलुक आपको "लिखें और उत्तर दें" स्क्रीन में "नया हस्ताक्षर" दबाकर जितने चाहें उतने हस्ताक्षर बनाने की अनुमति देता है। जब आप पहली बार किसी को ईमेल करें तो विशेष रूप से एक हस्ताक्षर बनाएं ताकि वे जान सकें कि आप कौन हैं। वैकल्पिक रूप से, आप उन लोगों के उत्तरों और अग्रेषित संदेशों के लिए एक संक्षिप्त हस्ताक्षर भी रख सकते हैं जिनसे आप पहले से परिचित हैं।
आप आउटलुक पर "लिखें और उत्तर दें" स्क्रीन के भीतर "नए संदेश" और "उत्तर/अग्रेषित" ड्रॉप डाउन मेनू में विशिष्ट हस्ताक्षर निर्दिष्ट कर सकते हैं।
अपने हस्ताक्षरों का परीक्षण करें
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका हस्ताक्षर अपेक्षित है और कोई भी हाइपरलिंक सही ढंग से काम कर रहा है, अपने आप को या सहकर्मियों को परीक्षण ईमेल भेजें।
आउटलुक सिग्नेचर पर हस्ताक्षर करना
आउटलुक पर हस्ताक्षर बनाना एक आसान प्रक्रिया है जो आपके ईमेल को एक पेशेवर स्पर्श देती है। इससे भी बेहतर, आउटलुक पर एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए हस्ताक्षर बनाने और आपके इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार में परिष्कार की एक और परत जोड़ने के लिए अनुकूलन विकल्प मौजूद हैं। अपने प्राप्तकर्ताओं पर स्थायी प्रभाव छोड़ने के लिए एक पेशेवर और यादगार हस्ताक्षर बनाने के लिए उपलब्ध कस्टम विकल्पों के साथ प्रयोग करें।
क्या आपने कभी आउटलुक में हस्ताक्षर जोड़ा है? यदि हां, तो क्या आपने इस आलेख में दिखाए गए किसी अनुकूलन विकल्प का उपयोग किया? नीचे टिप्पणी अनुभाग में हमें बताएं।
