एक्सेल में VLOOKUP का उपयोग कैसे करें

एक्सेल में बड़ी मात्रा में डेटा की गणना करना भारी और समय लेने वाला हो सकता है, यही कारण है कि स्वचालन सहायक है। यदि आप नियमित रूप से एक्सेल का उपयोग करते हैं, तो आप इसकी सभी विशेषताओं से परिचित होंगे जो आपको संख्याओं की शीघ्रता से गणना करने और निकालने की सुविधा देती हैं। लेकिन यदि आप एकाधिक स्प्रेडशीट का उपयोग कर रहे हैं और किसी एक से परामर्श लेने की आवश्यकता है, तो आंकड़े मैन्युअल रूप से ढूंढना निराशाजनक हो सकता है।

यहीं पर VLOOKUP आता है। वर्टिकल लुकअप या वीलुकअप आपको डेटा के विशाल ब्लॉक से विशिष्ट जानकारी निकालने में मदद करता है। इस लेख में, हम बताते हैं कि इसका उपयोग कैसे करें।

एक्सेल में VLOOKUP का उपयोग कैसे करें

एक मान चुनें

इस उदाहरण के लिए, हम स्मार्टफ़ोन को मूल्यों के रूप में उपयोग करेंगे। हमारे पास iPhone (A2), Samsung (A3), Xiaomi (A4), Nokia (A5) और Google Pixel (A6) होंगे। ये वे लुकअप मान हैं जिनका उपयोग आप प्रत्येक पर डेटा ढूंढने के लिए करेंगे। आप इन्हें अपनी सुविधानुसार कहीं भी रख सकते हैं, लेकिन नेविगेशन में आसानी के लिए, इसे उस VLOOKUP मान के करीब दिखने दें जिसके लिए आप खोज रहे हैं।

मानों की एक श्रेणी चुनें

अपने मान के आगे एक सेल चुनें जिसमें आप मानों की एक श्रृंखला बनाना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि आप अपना सेल (=VLOOKUP) से प्रारंभ करें और फिर अपने इच्छित सभी मान चुनें। आपकी सीमा (A2:B5) जैसी दिखेगी। इस मामले में, A2 मान कॉलम में है और B5 उस श्रेणी मान से आएगा जिसे आप ढूंढने का प्रयास कर रहे हैं। इस स्तर पर, आपका फॉर्मूला इस तरह दिखेगा: (=VLOOKUP (A5, A2:B5)।

A5 वह मूल मान है जिसके लिए आप डेटा मांग रहे हैं। इसे हमेशा शामिल करें अन्यथा आपके निष्कर्ष गलत हो सकते हैं।

रिटर्न वैल्यू का कॉलम

अब जब आप वह मूल्य जानते हैं जिसे आप खोज रहे हैं और मूल्यों की चयनित सीमा, तो आपको एक्सेल को अपने रिटर्न मूल्य का स्थान बताना होगा। यहां ध्यान दें क्योंकि आप सामान्य नामकरण प्रणाली का उपयोग नहीं कर रहे होंगे जिसका उपयोग एक्सेल कॉलम करता है। बाईं ओर से गिनती करते हुए, आप जिस रिटर्न वैल्यू को खोजने में रुचि रखते हैं, उसके आधार पर चयनित सीमा के भीतर एक संख्या चुनें।

उदाहरण के लिए: (=VLOOKUP (A5, A2:B5; 3;0)

सटीक या अनुमानित रिटर्न मूल्य प्राप्त करना

अंतिम चरण में, आप एक्सेल को एक अनुमानित या सटीक मान ढूंढने के लिए कहना चाहते हैं। "गलत" या "सही" लिखकर ऐसा करें। ऐसा करने से आपको यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि आपका तर्क गलत है या नहीं। इसका सीधा सा मतलब यह है कि एक्सेल को मेल खाता डेटा नहीं मिल पा रहा है।

यदि आपका डेटा सत्य है, तो एक्सेल आपको वह मान देगा जो आप जो खोज रहे हैं उसके जितना संभव हो उतना करीब होगा, जो सब कुछ सरल कर देता है।

यदि आप निर्देशानुसार इन चार कार्यों का पालन करते हैं, तो आपको अपने लुकअप मान प्राप्त होंगे और आपके मूल्यों को खोजने में लगने वाला तनाव कम हो जाएगा। इस बिंदु पर, आपको भयभीत महसूस नहीं करना चाहिए।

VLOOKUP काम क्यों नहीं कर रहा है?

डेटा के विशाल सेट के साथ काम करते समय, चीजों को मिश्रित करना आसान होता है, खासकर यदि आपने उन्हें ठीक से ऑर्डर नहीं किया है। यह VLOOKUP के साथ आपकी समस्याओं का स्रोत हो सकता है। यहां कुछ सामान्य त्रुटियां दी गई हैं जिनका सामना आपको VLOOKUP का उपयोग करते समय करना पड़ सकता है।

एक्सेल मूल्य नहीं ढूंढ सका

यदि आप स्प्रेडशीट पर दिए गए मान को अपने VLOOKUP फ़ंक्शन के मान से मिलान करने में विफल रहते हैं, तो आपको एक #NA त्रुटि संदेश प्राप्त होगा। ऐसा इसलिए है क्योंकि VLOOKUP उन्हें मेल नहीं मानता है। इसे ठीक करने के लिए, आपको अपने मूल्यों को फिर से दर्ज करना होगा और सुनिश्चित करना होगा कि वे मेल खाते हों।

आपके पास पहले कॉलम में कोई मूल्य नहीं है

इससे पहले कि आप कोई अन्य तर्क दर्ज करें, आपके पास VLOOKUP ब्रैकेट खोलने के बाद पहले कॉलम में एक मान होना चाहिए। ऐसा न करने पर #NA त्रुटि उत्पन्न होती है। अपने मूल्यों को उचित क्रम में व्यवस्थित करके इसे ठीक करें।

लुकअप मान छोटा है

यदि आपको एक उपयुक्त मिलान मिलता है जो आपके टेबल पर उपयोग किए जा रहे अन्य सभी मानों से छोटा है, तो आपको #NA त्रुटि मिलेगी।

लंबा लुकअप मान

VLOOKUP 255 अक्षरों तक की लंबाई का समर्थन करता है। यदि आप इससे अधिक समय तक कुछ भी इनपुट करते हैं, तो Excel एक #NA त्रुटि लौटाएगा। इसे ठीक करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप उचित लंबाई पर टिके रहें। वैकल्पिक रूप से, यदि आपके पास लंबी वर्ण लंबाई होनी चाहिए, तो इसके बजाय INDEX, MATCH सूत्र का उपयोग करें।

संख्याएँ पाठ के रूप में दिखाई देती हैं

कभी-कभी एक्सेल का उपयोग करते समय, आपके नंबर टेक्स्ट में बदल सकते हैं। यदि ऐसा होता है, तो आप वे मूल्य उत्पन्न नहीं कर पाएंगे जो आप चाह रहे हैं। इसके बजाय, एक #NA त्रुटि दिखाई देती है। यदि ऐसा होता है, तो अपने मान प्राप्त करने के लिए पहले सभी पाठ को संख्यात्मक मानों में परिवर्तित करें।

लुकअप मान में रिक्तियाँ

यदि आप गलती से अपने मूल्यों के बीच रिक्त स्थान डाल देते हैं, तो आपको #NA त्रुटि मिलेगी। इसे ठीक करने के लिए, अपने लुकअप मानों को =VLOOKUP सूत्र में डालें और सभी रिक्त स्थान को हटाने के लिए TRIM फ़ंक्शन का उपयोग करें।

आपकी तालिका का विस्तार हो रहा है

अतिरिक्त पंक्तियाँ जोड़ते समय, आपको अपना VLOOKUP भी अपडेट करना होगा ताकि यह उन्हें कंप्यूटिंग प्रक्रिया में शामिल कर सके। ऐसा करने के लिए, जिस श्रेणी के साथ आप काम कर रहे हैं उसे प्रारूपित करें ताकि कोई भी परिवर्तन जोड़ा जा सके। ऐसा करने के लिए, उन कक्षों की श्रेणी चुनें जिन्हें आप प्रारूपित करना चाहते हैं, होम पर जाएं, फिर तालिका के रूप में प्रारूपित करें। वह शैली चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं. डिज़ाइन क्षेत्र में, अपनी तालिका का नाम बदलें।

VLOOKUP केवल दाहिनी ओर डेटा के साथ काम करता है

सुनिश्चित करें कि आपने अपनी सारी जानकारी अपने लुकअप मान के दाईं ओर व्यवस्थित की है। VLOOKUP सबसे बायीं ओर से शुरू होने वाली जानकारी को संभालता है और फिर उसे दाईं ओर से सारणीबद्ध करता है। यदि आप डेटा में गड़बड़ी करते हैं, तो यह बाईं ओर क्या है इसका हिसाब नहीं देगा, जिसका अर्थ है कि आपको गलत जानकारी मिलेगी।

डुप्लिकेट से बचें

VLOOKUP एक ​​जैसी दिखने वाली जानकारी को अलग नहीं कर सकता। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक ही स्मार्टफोन के दो ब्रांड हैं - एक सैमसंग गैलेक्सी S22 और एक सैमसंग गैलेक्सी S22 प्लस - VLOOKUP सूची में सबसे पहले दिखाई देने वाले स्मार्टफोन का उपयोग करेगा। जानकारी को अलग करना आप पर निर्भर है।

ग़लत या अपूर्ण पथ

एकाधिक स्प्रेडशीट का उपयोग करते समय और उनमें से एक से अधूरी रीडिंग भेजने पर, VLOOKUP एक ​​#VALUE त्रुटि लौटाएगा। सुनिश्चित करें कि आपका फॉर्मूला इस तरह दिखता है:

=VLOOKUP(lookup_value, '[workbook name]sheet name'!table_array, col_index_num, FALSE).

=VLOOKUP(lookup_value, '[कार्यपुस्तिका का नाम]शीट का नाम'!table_array, col_index_num, FALSE).

एक्सेल में VLOOKUP को समझना

VLOOKUP का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए, पहचान के लिए स्प्रेडशीट पर आपके डेटा को ऊर्ध्वाधर तरीके से व्यवस्थित किया जाना चाहिए। ध्यान दें, यह सुविधा आपके डेटा को चुनने के लिए चार तत्वों का उपयोग करती है। इस ओपनर - =VLOOKUP() का उपयोग करके, आप जो डेटा खोज रहे हैं उसे प्राप्त करने के लिए आपको कोष्ठक में अपने चार तत्वों को दर्ज करना होगा। आप कोष्ठक में जो तत्व सम्मिलित करेंगे उनमें शामिल हैं:

• वह मूल्य जो आप चाह रहे हैं
• उस मूल्य की सीमा जिसके साथ आप काम कर रहे हैं
• वह कॉलम जहां रिटर्न मान स्थित है
• सटीक या अनुमानित रिटर्न मान

आइए सूत्र लिखें ताकि आप देख सकें कि यह Excel में कैसा दिखाई देगा:

 =VLOOKUP (मान, मान की सीमा, रिटर्न मान का कॉलम, सटीक रिटर्न वैल्यू (सही) या अनुमानित रिटर्न वैल्यू (गलत)।

यदि यह डराने वाला लगता है, तो इसे एक सूची के रूप में सोचें जहां आप अपने उत्पादों का रिकॉर्ड रखते हैं। अब यह आसान हो गया है कि हमने आपको चरण-दर-चरण मार्गदर्शन दिया है कि आपको इन तत्वों का उपयोग कैसे करना चाहिए।

सामान्य प्रश्न

आप Excel में VLOOKUP कैसे सक्षम करते हैं?

आप फ़ंक्शन लाइब्रेरी में "फ़ॉर्मूला" टैब पर जाकर, फिर "फ़ंक्शन सम्मिलित करें" पर जाकर VLOOKUP को सक्षम कर सकते हैं। VLOOKUP या "श्रेणी चुनें" में खोजें "लुकअप और संदर्भ" चुनें। "चयन और फ़ंक्शन" पर, "VLOOKUP" चुनें। "फ़ंक्शन तर्क" टैब पर, VLOOKUP फॉर्मूला टाइप करें और क्लिक करें "ठीक है।"

VLOOKUP के साथ आसानी से डेटा प्रबंधित करें

यदि आप अभी एक्सेल पर डेटा गणना शुरू कर रहे हैं, तो VLOOKUP में महारत हासिल करना मुश्किल हो सकता है। लेकिन यदि आप विशेषज्ञ हैं, तो आप जानते हैं कि यह आपका कितना समय और प्रयास बचा सकता है। आपको मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज करने या उसे खोजने की आवश्यकता नहीं है। आपको बस उन सभी आवश्यक कार्यों का उपयोग करना है जो एक्सेल संख्याओं के ढेर के माध्यम से चलाने के लिए प्रदान करता है।

यदि आप समस्याओं में फंसते हैं, तो हमने आपको दिखाया है कि वे क्या हैं और आप उनसे कैसे निपट सकते हैं। यह भारी लग सकता है लेकिन इसमें आपका समय लगेगा। जितना अधिक आप VLOOKUP का उपयोग करेंगे, आप उतने ही बेहतर बनेंगे।

आप VLOOKUP का उपयोग किस लिए करते हैं? नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने विचार साझा करें।