अक्सर मेरी नौकरी में, विभिन्न कंपनियों के लिए कार्यालय समाधान डिजाइन करते समय, हमें मौजूदा सिस्टम के उस हिस्से को संशोधित करने के लिए कहा जाता है जो चालान तैयार करता है।
यह मुझे आश्चर्यचकित करता है कि कितनी बार हमें संबंधित व्यक्ति को यह बताना पड़ता है कि उनकी मौजूदा चालान प्रणाली उद्देश्य के लिए उपयुक्त नहीं है, या यहां तक कि यह पूरी तरह से अवैध है।
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपना चालान वर्ड, एक्सेल या किसी विशेष डेटाबेस सिस्टम में तैयार करते हैं, कानूनी आवश्यकताएं हैं - विशेष रूप से आसपास का वैट - जिसका आपको अनुपालन करना होगा, और यदि आप कानून के अक्षर का पालन करने में विफल रहते हैं तो आप पर जुर्माना लगाया जा सकता है या यहां तक कि दंड का सामना भी करना पड़ सकता है। जेल।
सभी वैट चालानों में निम्नलिखित दर्शाया जाना चाहिए:
चालान पर प्रत्येक आइटम के लिए, यह अवश्य दर्शाया जाना चाहिए:
कोई अन्य जानकारी जोड़ना, जैसे वैट सहित प्रत्येक पंक्ति के लिए उप-योग राशि, या वैट के साथ और उसके बिना चालान का कुल योग, वैकल्पिक है लेकिन शायद एक अच्छा विचार है।
£250 से कम की खुदरा बिक्री सरलीकृत वैट चालान पर लागू होने वाले नियमों का उपयोग कर सकती है, जिसमें शामिल करने की बाध्यता नहीं है ग्राहक का नाम और पता और प्रत्येक पर लागू वैट और वैट दर सहित कुल दिखाने के लिए लाइन डेटा को कम करता है वस्तु।
एक अन्य वैकल्पिक प्रारूप को संशोधित वैट चालान कहा जाता है: यह प्रत्येक पंक्ति पर वैट दर नहीं दिखाता है, बल्कि सभी अलग-अलग वैट दरों को अलग से सूचीबद्ध करता है और प्रत्येक दर पर कुल शुल्क देता है।
यूके में वैट की तीन मुख्य दरें (मानक, कम और शून्य) लागू हैं, हालांकि यह उससे थोड़ी अधिक जटिल हो जाती है।
यद्यपि छूट प्राप्त और गैर-वैट योग्य श्रेणियों में शून्य श्रेणी के समान ही प्रभावी दर "0%" है, इनमें आपूर्ति की जाने वाली वस्तुएँ और सेवाएँ श्रेणियों को अलग-अलग रिपोर्ट किया जाना चाहिए: उन सभी को एक साथ नहीं रखा जा सकता है, क्योंकि आपके वैट रिटर्न और आपके वैट रिटर्न दोनों पर उनका अलग-अलग व्यवहार किया जाता है। ग्राहक.
यह न भूलें कि वैट दरें बदल सकती हैं और बदलती रहती हैं, और जो दर लागू होती है वह श्रेणी के लिए वर्तमान दर है बिक्री की तारीख (कर बिंदु), जरूरी नहीं कि चालान जारी होने की तारीख हो, जो 30 दिन तक हो सकती है बाद में। (और हां, आधिकारिक तौर पर एक समय सीमा है: ग्राहक को समय पर वैट पुनः प्राप्त करने की अनुमति देने के लिए आपके चालान की तारीख बिक्री के 30 दिनों के भीतर होनी चाहिए।)
प्रोफार्मा गलतियाँ
यदि आपको वास्तव में सामान बनाने या शिप करने या सेवा प्रदान करने से पहले अपने ग्राहक से धन प्राप्त करने की आवश्यकता है, तो आप उन्हें "प्रो फॉर्मा इनवॉइस" नामक एक दस्तावेज़ भेज सकते हैं।
एक सामान्य गलती यह है कि आप अपने मानक चालान के समान फॉर्म का उपयोग करें, लेकिन उस पर "प्रो फॉर्मा" की मुहर लगाएं, लिखें या प्रिंट करें।
यह नियमों को तोड़ता है - प्रो फ़ॉर्मा चालान वैट चालान नहीं है क्योंकि बिक्री अभी तक नहीं हुई है स्थान: प्रो फ़ॉर्म में आपके सामान्य चालान से अलग अनुक्रम से लिया गया एक नंबर होना चाहिए संख्याएँ; इसमें अवश्य लिखा होना चाहिए कि "यह वैट चालान नहीं है"; इसमें आपका वैट पंजीकरण नंबर नहीं दिखना चाहिए; यह वैट दरें और राशियाँ दिखा सकता है, लेकिन यह स्पष्ट होना चाहिए कि ये केवल जानकारी के लिए हैं और दर परिवर्तन से प्रभावित हो सकते हैं।
