आउटलुक में महारत कैसे हासिल करें

यह सुविधा ऐसे किसी भी व्यक्ति के लिए है जिसने कार्य दिवस इस असंतोष की भयानक भावना के साथ समाप्त किया है कि चीजें योजना के अनुसार नहीं हुईं, कि आप अप्रभावी रहे हैं। कि आपने वो सभी चीज़ें नहीं कीं जो आप करना चाहते थे।

हमें एक समस्या का सामना करना पड़ता है. क्रेडिट संकट की परवाह न करें, हममें से अधिकांश को प्रत्येक कार्य दिवस पर समय की कमी का सामना करना पड़ता है। हम पर फोन कॉल्स, मीटिंग्स, वॉइसमेल्स की बाढ़ आ गई है, बॉस हमें आखिरी मिनट में जरूरी काम दे रहे हैं और सबसे ज्यादा मांग मालकिनों की है: ईमेल।

जबकि प्रौद्योगिकी ने सैद्धांतिक रूप से हमारे कार्यभार से निपटना आसान बना दिया है, कई लोगों को लगता है कि सच इसके विपरीत है। दरअसल, वेबमेल प्रदाता जीएमएक्स के एक सर्वेक्षण से पता चला है कि 41% ब्रितानियों को प्राप्त होने वाले ईमेल के भार के कारण अपराधबोध और चिंता महसूस होती है।

दुनिया से ईमेल को हटाना हमारी शक्ति में नहीं है - पेंडोरा का बॉक्स खुला है - लेकिन आप नियंत्रण ले सकते हैं। प्रौद्योगिकी एक सहायता होनी चाहिए और, इस लेख में, हम आपको दिखाने जा रहे हैं कि आउटलुक (या) में कैसे महारत हासिल करें आप जो भी व्यक्तिगत ईमेल/संगठनात्मक उपकरण उपयोग करते हैं), ताकि आप काम को कभी भी अप्रभावी महसूस न करें दोबारा।

काम बन गया

यहां तक ​​कि सबसे अव्यवस्थित व्यक्ति को भी दैनिक कार्यों की सूची का उपयोग करने के लिए मजबूर करके उसे कमतर व्यक्ति में बदला जा सकता है, लेकिन डेविड एलन (लेखक) जैसे उत्पादकता गुरुओं के अनुसार काम बन गया, जिसे बस के रूप में भी जाना जाता है जीटीडी) और सैली मैकघी (लेखक) अपने जीवन पर नियंत्रण करना सीखों!), यह पर्याप्त नहीं है. यदि कभी ऐसा समय था जब कार्यों की दैनिक सूची व्यावहारिक थी, तो यह बहुत समय बीत चुका है: हमारे कार्य दिवस बहुत अप्रत्याशित हैं।

हमारे कार्यभार को समझने के लिए, एलन और मैकघी का तर्क है कि हमें अधिक परिष्कृत सोच और स्मार्ट उपकरणों की आवश्यकता है। हमें एक ऐसी प्रणाली की आवश्यकता है जो वास्तव में अप्रत्याशित का स्वागत करती है क्योंकि जो ईमेल आपके इनबॉक्स में आती है और तत्काल ध्यान देने की मांग करती है वह आपको अगली पदोन्नति दिला सकती है।

“असली शक्ति जीटीडी एक विस्तारित दिमाग है, इसमें आप सिस्टम को खुले लूप और अधूरे सामान के लिए प्लेसहोल्डर के रूप में उपयोग कर रहे हैं, जिन पर आपको नज़र रखने की ज़रूरत है, "एलन ने हमें एक साक्षात्कार में बताया। "यदि आप इसके लिए अपने दिमाग का उपयोग करने का प्रयास कर रहे हैं तो शुभकामनाएँ।"

हालाँकि हर कोई थोड़ी अलग प्रणाली का उपयोग करेगा, यह प्राथमिकता पर निर्भर करता है। कुछ कार्य आपको आज करने होंगे; कुछ अन्य कार्य हैं जो केवल अगले शुक्रवार को किए जा सकते हैं, जब सभी लोग कार्यालय में हों; और कुछ ऐसे भी हैं जिन्हें कल सुबह के लिए छोड़ देना बेहतर है जब आप अभी की तुलना में तरोताजा महसूस करेंगे, अपना दोपहर का भोजन धीरे-धीरे पचाएंगे।

हमें समय की लीक पर भी मुहर लगाने की जरूरत है। अधिकांश मामलों में, किसी ईमेल को दो बार पढ़ने का कोई अच्छा कारण नहीं है। अधिकांश समय, आप इससे तुरंत निपटने में सक्षम होंगे, और यह इसके पीछे के केंद्रीय सिद्धांतों में से एक है जीटीडी.

अपना इनबॉक्स खाली करें

विचार करने वाली पहली बात खाली इनबॉक्स के साथ काम करना है। यह अवधारणा कुछ लोगों के लिए विधर्मी है: वे विरोध करेंगे कि उनके इनबॉक्स में मौजूद 7,000 ईमेल गंदे लग सकते हैं, लेकिन कम से कम सब कुछ वहां मौजूद है। एक साधारण खोज, या विषय या नाम के आधार पर फ़िल्टर करना, उन्हें आवश्यक जानकारी तक ले जाएगा।

हालाँकि, तथ्य यह है कि आप उन सभी खोजों और फ़िल्टरों को कर सकते हैं, फिर भी आउटलुक को एक साफ प्लेट में खोल सकते हैं: तब आप केवल वही ईमेल देखेंगे जिनसे आपको निपटना होगा। इसका मतलब यह हो सकता है कि आप अपने काम करने के तरीके को समायोजित करें, लेकिन यह गारंटी देता है कि आप अधिक प्रभावी ढंग से काम करेंगे, क्योंकि आप उन ईमेल से विचलित नहीं होंगे जिन्हें आप पहले ही पढ़ चुके हैं और निपटा चुके हैं।

पहला नियम उन ईमेल को हटाना है जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। दूसरा नियम - और यह वह है जो आपके कामकाजी जीवन में बहुत बड़ा बदलाव ला सकता है - वह यह है कि, यदि ए किसी कार्य (जैसे किसी ईमेल का जवाब देना) में दो मिनट से कम समय लगने वाला है, तो इसे तुरंत करें। आकर्षक ढंग से, एलन इसे दो मिनट के नियम के रूप में संदर्भित करता है।

एलन ने कहा, "यदि आपने जीवन भर जो कुछ भी किया है उसमें से दो मिनट का नियम प्राप्त कर लिया है तो आप जीवन भर मुझे धन्यवाद देंगे।" कुछ कार्यों में अधिक समय लगेगा और, एलन और मैकघी दोनों के अनुसार, इसका मतलब दो चीजों में से एक है। पहला यह है कि आप कार्रवाई पर काम करें और फिर जब आप बेहतर ढंग से जवाब देने में सक्षम हो जाएं तो ईमेल को बाद के लिए फाइल कर दें। फ़ाइल हटाने से हमारा तात्पर्य ईमेल को एक फ़ोल्डर में ले जाना है (जैसे कि @Actions, @ प्रतीक के साथ यह सुनिश्चित करना कि यह आपके फ़ोल्डर सूची में सबसे ऊपर है)।

दूसरा है टालना. एक गैर में-जीटीडी दुनिया, इसका मतलब बस कुछ समय के लिए ईमेल को अनदेखा करना हो सकता है, लेकिन यह इसे आपके इनबॉक्स से साफ़ नहीं करता है। आपको ईमेल को किसी अन्य फ़ोल्डर, जैसे @Deferred, में ले जाना होगा और फिर आवंटित समय पर उस पर दोबारा जाना होगा। अन्यथा, यह आपके इनबॉक्स में भिनभिनाती जलन की तरह बैठा रहेगा।

कुछ लोग अपने स्थगित ईमेल को दिन में एक बार देखना चुन सकते हैं, अन्य लोग सप्ताह में एक बार। लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि आपके पास पूर्व-व्यवस्थित समय हो अन्यथा उन्हें आसानी से भुला दिया जाएगा।

आपके इनबॉक्स में शेष ईमेल संदर्भ के व्यापक शीर्षक के अंतर्गत आने की संभावना है। वे आपकी नौकरी या परियोजना के किसी विशेष पहलू से संबंधित हो सकते हैं। किसी भी तरह, एक नया फ़ोल्डर (फ़ाइल | नया | फ़ोल्डर, या शॉर्टकट Ctrl+Shift+E) बनाने का प्रयोग करें जिसे संदर्भ ईमेल कहा जाता है और बस अपने सभी "आवश्यक" ईमेल को वहां ले जाएं।

और आनंदपूर्वक आपके पास जो होगा, वह एक खाली इनबॉक्स है। आपने आउटलुक का उपयोग करने की दिशा में पहला महत्वपूर्ण कदम उठाया है क्योंकि इसका उपयोग किया जाना चाहिए।

अपने कार्यों को कुछ सार्थक बनाएं

कार्य सूचियों के साथ सबसे बड़ी समस्या यह है कि वे ऐसे कार्यों से भरी होती हैं जिन्हें पूरा करना संभव नहीं है। मान लीजिए कि आपको अगले सप्ताह की बैठक का एजेंडा तय करना है। जब तक आप एक तानाशाह होने की भाग्यशाली स्थिति में न हों, यह कोई आसान काम नहीं है। वास्तव में, आपको अन्य उपस्थित लोगों को यह देखने के लिए ईमेल करना होगा कि क्या उनके पास कोई मुद्दा है जिसे वे उठाना चाहते हैं, तो जानें पिछली बैठक के कार्यवृत्त, कुछ कार्य बिंदुओं पर अनुवर्ती कार्रवाई, अन्य हितधारकों के साथ एजेंडे पर सहमति और भी बहुत कुछ अलावा।

इस प्रकार, पेपर टू-डू सूची के शीर्ष पर या आउटलुक के भीतर कार्यों में "एजेंडा को सुलझाएं" लिखना सहायक नहीं है। आपको तुरंत विशेष चरणों का विश्लेषण करने और उन्हें लिखने की आवश्यकता है - और, यदि कार्य बिल्कुल भी है जटिल, बस उन्हें अपनी दैनिक कार्य सूची में लिखने के बजाय, आपको उन्हें इसमें जोड़ना चाहिए पंचांग।

सैली मैकघी ने इन कार्यों को रणनीतिक अगली कार्रवाइयों के रूप में वर्णित किया है। अर्थात्, एक ऐसा कार्य जो आप कर सकते हैं जो आपके समग्र लक्ष्यों में योगदान देता है, लेकिन जिसे आप एक ही, सरल चरण में पूरा कर सकते हैं।

सैली मैकघी लिखती हैं, "कार्यों को पूरा करने की कुंजी अपने कैलेंडर पर रणनीतिक अगली कार्रवाइयों की योजना बनाना है, ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि वे महत्वपूर्ण समय-सीमाओं को खोए बिना पूरे हो जाएं।" मेरी कंपनी के आँकड़े साबित करते हैं कि किसी कार्य के पूरा होने की संभावना 75% अधिक है यदि वह आपकी कार्य सूची या आपके दिमाग में ट्रैक किए जाने के बजाय आपके कैलेंडर पर निर्धारित है।

अपने विचार एकत्रित करें

पीछे एक और संस्थापक सिद्धांत जीटीडी चिंता को ख़त्म करना है. हम अपना बहुत अधिक समय उन चीजों के बारे में तनाव में बिताते हैं जो या तो हमारे नियंत्रण से बाहर हैं या जिन्हें आसानी से हमारे नियंत्रण में लाया जा सकता है, और लोगों के लिए एक निरंतर चिंता उनके विचारों पर नज़र रखना है।

इसका मतलब यह हो सकता है कि हमेशा हाथ में एक कागज़ की नोटबुक रखें। आपके पास एक विचार है, इसे नीचे स्क्रॉल करें, और या तो पृष्ठ को फाड़कर इसे अपने इन-ट्रे में फेंक दें या - यदि आप बाहर हैं और इधर-उधर हैं - तो इसे नोटबुक में रखें। फिर, एक समय अलग रखकर, उन विचारों पर गौर करें और उन पर कार्रवाई करें।

या आप तकनीक का उपयोग कर सकते हैं: अपने मोबाइल फोन पर रिकॉर्ड फ़ंक्शन, काम पर खुद को कॉल करना और ध्वनि मेल छोड़ना, अपने स्मार्टफोन पर एक सूची बनाना। डेविड एलन इस तरह के उद्देश्य के लिए एक तानाशाही फोन पर भरोसा करते थे, लेकिन अब ऑनलाइन ट्रांसक्रिप्शन सेवा जोट का उपयोग करते हैं (jott.com). "मैं अपने फोन पर जोट को स्पीड डायल कर सकता हूं और यह पूछता है कि आप किसे जोट करना चाहते हैं, मैं खुद कहता हूं, मैं बोलता हूं और वह वापस आ जाएगा लगभग पाँच मिनट में मेरे ईमेल में काफी सटीकता से - मुझे यह याद दिलाने के लिए एक ट्रिगर के रूप में कार्य करने के लिए पर्याप्त है कि मुझे क्या करने की आवश्यकता है वह।"

प्रौद्योगिकी की सुंदरता और भयावहता यह है कि हमारे पास नोट लेने के तंत्र का एक विशाल विकल्प है। कागज से बिल्कुल अलग, या यूके में जोट के विकल्प जैसे कि डायल2डू (Dial2do.com), हम अपने स्मार्टफोन पर कार्य जोड़ सकते हैं, इसके वॉयस रिकॉर्डर का उपयोग करके एक संदेश रिकॉर्ड कर सकते हैं, अपने लिए एक ईमेल टैप कर सकते हैं ब्लैकबेरी, कार्यालय नंबर पर फ़ोन करें और एक वॉइसमेल छोड़ें, OneNote और कई विविधताओं का उपयोग करके आउटलुक में एक नया कार्य जोड़ें बूट करने के लिए।

हालाँकि अपने आप को कुछ तंत्रों तक सीमित रखना अच्छा अभ्यास है, ताकि उन्हें जांचना दूसरी प्रकृति बन जाए, अपनी याददाश्त पर भरोसा करने की तुलना में प्रौद्योगिकी का उपयोग करना कहीं बेहतर है।

चीजों को बस लिखने में स्वाभाविक रूप से कुछ भी गलत नहीं है, लेकिन यदि आप अल्फ़्र पढ़ रहे हैं तो आप लगभग गलत हैं निश्चित रूप से एक साइन-अप टेक्नोफाइल, जिस स्थिति में आप पहले से ही अपने बीच कार्यों को सिंक्रनाइज़ करने का लाभ देखेंगे स्मार्टफोन और पीसी.

और यदि आप वास्तव में प्रौद्योगिकी के प्रति प्रतिबद्ध हैं, तो आप अपनी पेपर नोटबुक को छोड़ सकते हैं और इसके बजाय टैबलेट पीसी का विकल्प चुन सकते हैं। मैकघी ने कहा, "टैबलेट पीसी मुझे हस्तलिखित नोट्स को सीधे OneNote में कैप्चर करने की अनुमति देता है।" "एक बटन के क्लिक से, मैं अपने डिजिटल नोट्स से एक्शन आइटम को सीधे माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में टास्क सूची में स्थानांतरित कर सकता हूं।"

अपनी श्रेणियां तय करें

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और उसके प्रतिद्वंद्वियों ने लंबे समय से किसी श्रेणी में ईमेल, संपर्क, नियुक्ति या कार्य आवंटित करने के विचार का समर्थन किया है।

उदाहरण के लिए, आप कार्यस्थल पर चार परियोजनाओं पर काम कर रहे होंगे। उनमें से प्रत्येक का मिलान करने के लिए एक नई श्रेणी बनाएं और फिर उसे अलग कर दें। एक बार जब आप इस प्रक्रिया पर काम कर लेते हैं, तो आप उस प्रोजेक्ट से संबंधित सभी ईमेल, संपर्क और बैठकें एक नज़र में देख सकते हैं।

दरअसल, श्रेणियां इतनी शक्तिशाली हैं कि कुछ लोग श्रेणियों के एक सोचे-समझे सेट को लागू करके ही प्रभावी ढंग से काम कर सकते हैं। ऐसे ही एक व्यक्ति हैं माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के यूके उत्पाद प्रबंधक डैरेन स्ट्रेंज, जो बताते हैं कि वह अपने ब्लॉग पर श्रेणियों का उपयोग कैसे करते हैं।

स्ट्रेंज ने हमें बताया, "श्रेणियां मुझे अपने काम को छह परियोजनाओं के प्रबंधन के रूप में देखने और यह तय करने में सक्षम बनाती हैं कि मैं इस समय किस पर काम कर रहा हूं।" “यह काम करने का अधिक केंद्रित और सुसंगत तरीका है। बस ऊपर से अपना इनबॉक्स कुतरना ऐसा महसूस हुआ जैसे किसी अथक टेनिस बॉल मशीन से गेंदों का जवाब देना।''

श्रेणी के आधार पर ईमेल देखकर, आप उन ईमेल को फ़िल्टर कर देंगे जो परियोजनाओं से संबंधित नहीं हैं, जिससे आप उन्हें अनदेखा कर सकते हैं या जैसा आप उचित समझें उन पर कार्य कर सकते हैं। यह ईमेल की सबसे बड़ी समस्याओं में से एक को हल करता है - जब आप काम कर रहे हों तो नए आगमन से ध्यान भटक जाना। कोई भी नया ईमेल अवर्गीकृत होता है, इसलिए यदि आपने वर्तमान प्रोजेक्ट के अनुसार फ़िल्टर किया है तो वह देखने योग्य नहीं होगा।

स्ट्रेंज ने कहा, "मेरे कैलेंडर में श्रेणियों का उपयोग करने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि मैं प्रत्येक परियोजना के लिए उचित समय समर्पित करूं, प्राथमिकताओं को संतुलित करूं और समय सीमा को पूरा करूं।"

कार्यों को संभालने के लिए श्रेणियाँ विशेष रूप से उपयोगी हो सकती हैं। हो सकता है कि आप एक @Calls श्रेणी बनाना चाहें, जिसका उपयोग आप फ़ोन वार्तालापों के आधार पर सभी कार्यों को फ़ाइल करने के लिए करते हैं। कम-प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए, आप @Someday श्रेणी बना सकते हैं। उन चीज़ों के लिए जो केवल घर पर ही की जा सकती हैं, एक @Home श्रेणी बनाएं।

श्रेणियों को सटीक रूप से परिभाषित करने का दूसरा लाभ यह है कि आपके द्वारा जोड़ा गया कोई भी नया कार्य डिफ़ॉल्ट रूप से "श्रेणियाँ: (कोई नहीं)" दृश्य में जोड़ा जाएगा। इसके बाद आप इसे सुविधाजनक समय पर सुलझा सकते हैं और उन्हें तुरंत सबसे उपयुक्त श्रेणियों में बाँट सकते हैं, जहाँ वे आपके उचित समझे जाने पर निपटाए जाने की प्रतीक्षा में बैठे रहेंगे।

एक और फायदा यह है कि आप आइटमों को कई श्रेणियां निर्दिष्ट कर सकते हैं। इसकी तुलना अधिक बुनियादी फ़ोल्डर दृष्टिकोण से करें, जहां आप संबंधित फ़ोल्डर के भीतर किसी प्रोजेक्ट से संबंधित फ़ोल्डर और फ़ाइल आइटम की एक लंबी सूची बनाते हैं। समस्या यह है कि एक ईमेल में अक्सर कई विषय शामिल होंगे, तो आप इसे कहां दर्ज करें?

2003 की तुलना में आउटलुक 2007 के सबसे बड़े फायदों में से एक श्रेणियों के लिए इसका बेहतर समर्थन है, रंग-कोडिंग के साथ एक नज़र में यह देखना आसान हो जाता है कि कौन सी परियोजनाएं, उदाहरण के लिए, आपका समय ले रही हैं। लेकिन यदि आप आउटलुक 2007 का उपयोग नहीं कर सकते हैं, तो CategoriesZ नामक एक दिलचस्प आउटलुक प्लग-इन है जो आपको इसकी अनुमति देता है सुपर-श्रेणियाँ और उप-श्रेणियाँ बनाएँ, और आम तौर पर अधिक नियंत्रण रखें - आप 15-दिवसीय परीक्षण डाउनलोड कर सकते हैं से Software-solutions.co.nz.

अपने कैलेंडर को सुपरचार्ज करें

सैली मैकघी अक्सर अपने ग्राहकों से कहती हैं: "आप सब कुछ नहीं कर सकते, लेकिन जब तक यह आपके लिए उपयुक्त हो तब तक आप कुछ भी कर सकते हैं।" आपका कैलेंडर।" नौकरी की मांग करने वाले जो लोग इस सलाह का पालन नहीं करते हैं उनके लिए अंतिम परिणाम यह होता है कि उनकी नौकरियाँ ख़त्म हो जाती हैं समय। अच्छे मामलों में, इससे उनका दिन सुबह या शाम लगभग एक घंटे तक बढ़ सकता है। बुरे मामलों में, इसका मतलब रात 11 बजे घर पर ईमेल संसाधित करना है। या बाद में।

यदि यह परिचित लगता है, तो आपको अपने समय की अधिक कुशलता से योजना बनाने पर विचार करना चाहिए। ईमेल को छांटने के लिए प्रत्येक कार्य दिवस में एक घंटा समर्पित करें, ताकि आप इसके बाद मीटिंग बुक कर सकें कुल मिलाकर, यदि जिन लोगों को आपने ईमेल किया है वे अभी भी काम पर हैं, तो आपको शीघ्र समाधान मिलने की अधिक संभावना है।

मैकघी एक सप्ताह के लिए काम और व्यक्तिगत डायरी रखने की सलाह देते हैं, जिसमें उस समय से लेकर हर चीज़ को नोट करते हैं आप कुत्ते को घुमाने में कितना समय बिताते हैं, यह जानने के लिए आपको लट्टे लाने में ले जाता है, ताकि आप देख सकें कि आपका समय कैसा है ग्रहण किया हुआ। इससे पता चलेगा कि कार्यों में वास्तव में कितना समय लगता है, और उन चीज़ों पर प्रकाश डाला जाएगा जिन्हें आपको शायद करना बंद कर देना चाहिए।

इससे, आप वह बना सकते हैं जिसे मैकघी बेसलाइन कैलेंडर कहता है - सभी एक-से-एक बैठकें जो आपको करने की आवश्यकता है, अनुसंधान का समय, वह घंटा जो आपको अपने दीर्घकालिक उद्देश्यों की समीक्षा करने के लिए प्रत्येक सप्ताह चाहिए, आपके तीन साप्ताहिक दौरे जिम। अंतिम परिणाम? यदि इसे सही ढंग से लागू किया जाए, तो कार्य-जीवन संतुलन बेहतर होगा और आप पूरे दिन, सप्ताह और महीने में अपने समय का अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग करेंगे।

द बिगर पिक्चर

हमने आउटलुक के भीतर आपके द्वारा उठाए जा सकने वाले ठोस कदमों पर ध्यान केंद्रित किया है, लेकिन एक कदम पीछे हटने और बड़ी तस्वीर की जांच करने से भी ज्यादातर लोगों को फायदा होगा। यदि आप नहीं जानते कि आपके दीर्घकालिक लक्ष्य क्या हैं, तो आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि जिन कार्यों को पूरा करने में आप अपना समय व्यतीत कर रहे हैं, वे वास्तव में आपको और आपकी कंपनी को लाभ पहुंचा रहे हैं? संक्षेप में, क्या आप अपना समय बर्बाद कर रहे हैं?

जिन संकेतों पर ध्यान देना चाहिए वे हैं लगातार महसूस होना कि आप संघर्ष कर रहे हैं, या कि आप खुद को नवीनतम और महानतम चीज़ों से विचलित पाते हैं। "यदि आप वास्तव में निश्चित नहीं हैं कि आप क्या कर रहे हैं तो आप जो भी नवीनतम, सबसे तेज़ चमकीला है उससे विचलित हो जाएंगे आपके सामने बाउबल,'' सोशल-नेटवर्किंग साइटों और इंस्टेंट मैसेजिंग का हवाला देते हुए एलन का दावा है ध्यान भटकाना "लेकिन अगर आप वास्तव में जानते हैं कि आप क्या कर रहे हैं, तो आप त्वरित संदेश को अपने रास्ते में नहीं आने देंगे।"

इसलिए, अपने दीर्घकालिक उद्देश्यों पर काम करें। यह पता लगाने के लिए समय निकालें कि आप उन्हें कैसे प्राप्त कर सकते हैं, और उसमें से यह पता लगाएं कि आपका अगला प्राप्त करने योग्य कार्य क्या है जो आपको उस रास्ते पर ले जाएगा। यह सामान्य ज्ञान है, लेकिन अधिकांश लोग खुद को आग बुझाने में इतना व्यस्त मानते हैं कि योजना बनाने के लिए समय नहीं निकाल पाते।

अगले कदम

पर स्विच किया जा रहा है काम बन गया विधि, या मैकघी के विकल्प पर हस्ताक्षर करने के लिए सोच में एक बड़े बदलाव की आवश्यकता है, और यह आपके अनुरूप नहीं हो सकता है। लेकिन आपको तत्काल परिणाम की उम्मीद नहीं करनी चाहिए। “जीटीडी यह किसी भी कला या शिल्प को सीखने जैसा है, इसमें दो साल लगते हैं," डेविड एलन का तर्क है।

"आपको रूसी या इतालवी या टैंगो या बैंजो सीखने में दो साल लगेंगे, इसलिए जब आप व्यवहार का एक नया सेट सीखने के बारे में बात कर रहे हैं, तो इसमें समय लगेगा। लेकिन जागरूक होने के लिए भी जीटीडी इसमें बहुत बड़ी मात्रा में मूल्य है, जैसा कि आप जा सकते हैं, वाह, अगर मैं कभी मुसीबत में पड़ जाऊं तो मुझे पता है कि एक रास्ता है।

यह लेख केवल किस बात को छूता है जीटीडी पेश करना होगा, और यदि यह अपील करता है तो आपको पुस्तक खरीदनी चाहिए और समस्या के प्रति सैली मैकघी का थोड़ा अलग - और अधिक प्रौद्योगिकी-केंद्रित - दृष्टिकोण भी खरीदना चाहिए। $15 के लिए, आप 45-पृष्ठ की एक व्यापक मार्गदर्शिका भी डाउनलोड कर सकते हैं davidco.com/store जो आउटलुक को आपके तरीके से ढालने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश देता है (आउटलुक 2003 और 2007 दोनों के लिए)।

यह एक साहसी नई दुनिया है, और हर कोई अपने काम करने का तरीका नहीं बदलेगा। लेकिन भले ही आप दो मिनट के नियम से लेकर श्रेणियां स्थापित करने तक केवल कुछ मूल सिद्धांतों को अपनाते हैं, आप हर दिन यह महसूस करते हुए काम छोड़ सकते हैं कि आप नियंत्रण में हैं और आपने वह सब हासिल कर लिया है जो आप हासिल करना चाहते हैं।