क्या आप जानते हैं कि आपकी एक्सेल शीट में 1,048,576 पंक्तियाँ हो सकती हैं? यह सही है। अब इनमें से प्रत्येक पंक्ति को मैन्युअल रूप से संख्या निर्दिष्ट करने की कल्पना करें। हम सुदूर बाईं ओर मौजूदा संख्याओं के बारे में बात नहीं कर रहे हैं। वे केवल मार्कर हैं, जैसे कि कोशिकाओं (ए3, बी3, ए10, बी10, आदि) के संबंध में जो तकनीकी रूप से किसी पंक्ति के डेटा के हिस्से के रूप में एकीकृत नहीं होते हैं, या विशिष्ट पहचानकर्ता के रूप में काम नहीं करते हैं। आप जो चाहते हैं वो हैं संख्याएँ जो परिदृश्यों के लिए डेटा की प्रत्येक पंक्ति के साथ जुड़ सकती हैं जैसे क्रम संख्याएँ या विभाग संख्याएँ बनाना, क्रमांकित पंक्तियों को समूहीकृत अनुभागों में लागू करना आदि।
एक उत्कृष्ट एक्सेल वर्कशीट या वर्कबुक विकसित करने के लिए, अपने डेटा को सुव्यवस्थित तरीके से दर्ज करना अनिवार्य है। आप चाहते हैं कि प्रत्येक पंक्ति में एक "विशिष्ट पहचानकर्ता" हो जो दर्शकों के सामने विश्लेषण या प्रस्तुति के लिए विशिष्ट पंक्तियों को अलग करने में आपकी सहायता करे। "सेल बी4 या जी2" जैसी किसी चीज़ का उपयोग पंक्तियों तक फैले डेटा से जुड़ा नहीं है। आपको ऐसे स्तंभों की आवश्यकता है जिनमें अद्वितीय संख्याएं हों जो वास्तव में पंक्तियों में डेटा से जुड़ी हों, जैसे पहला नाम उसी पंक्ति के अंतिम नाम से जुड़ता है।
अच्छी बात यह है कि एक्सेल आपके लिए सारी मेहनत कर सकता है। आप इसे पंक्ति संख्याओं को स्वचालित रूप से भरने का आदेश दे सकते हैं और आपको अपने दस्तावेज़ पर बहुत तेज़ गति से काम करने में मदद कर सकते हैं।
यह आलेख आपको दिखाएगा कि एक्सेल में पंक्तियों को स्वचालित रूप से कैसे क्रमांकित किया जाए।
एक्सेल में स्वचालित रूप से क्रमांकित पंक्तियाँ बनाने के कारण
बिना किसी संदेह के, मैन्युअल रूप से पंक्ति संख्या निर्दिष्ट करना एक ऐसा कार्य है जो निराशाजनक और समय लेने वाला हो सकता है। शुरुआत के लिए, आप गलतियाँ कर सकते हैं और संख्याएँ दोहरा सकते हैं, एक ऐसी स्थिति डेटा विश्लेषण जटिल हो सकता है और संभावित रूप से आपकी गणना में त्रुटियां हो सकती हैं। किसी दस्तावेज़ को प्रस्तुत करने से अधिक शर्मनाक कुछ भी नहीं है ख़राब ढंग से व्यवस्थित या त्रुटियों से भरा हुआ. यह आपको अप्रस्तुत और अव्यवसायिक दिखा सकता है।
यदि आपका दस्तावेज़ बहुत बड़ा है, आप मैन्युअल रूप से नंबर निर्दिष्ट कर सकते हैं और गलतियाँ कर सकते हैं. लेकिन यह शायद ही कभी कोई विकल्प होता है आपकी शीट में सैकड़ों या हजारों पंक्तियाँ हैं या आपके पास एकाधिक स्प्रैडशीट हैं और आप समान संख्याओं का उपयोग नहीं कर सकते. उस मामले में, उदाहरण के लिए, पंक्तियों A3 और B3 का उपयोग करने से इसमें कटौती नहीं होगी, खासकर जब एक रिपोर्ट के लिए कई शीट से डेटा खींचते हैं. साथ ही, प्रत्येक को मैन्युअल रूप से क्रमांकित करना आप अपनी शीट के अधिक तकनीकी हिस्सों को संभालने में जो बहुमूल्य समय खर्च कर सकते हैं उसे बर्बाद करता है.
एक उदाहरण में विभाग संख्या या इन्वेंट्री कक्षाएं शामिल हैं, जहां आप प्रत्येक के लिए तीन अंक चाहेंगे और 100 से शुरू करेंगे। समस्या यह है आपके पास 50 स्प्रेडशीट में डेटा के साथ 300 से अधिक विभाग आपके निगम के भीतर. सेल में संख्या पहचानकर्ताओं को मैन्युअल रूप से टाइप करने से गलतियाँ होती हैं जो रिपोर्ट और डेटा विश्लेषण से लेकर सटीक श्रेणियों और त्वरित डेटा पुनर्प्राप्ति तक सब कुछ प्रभावित करती हैं।. प्रत्येक पंक्ति के लिए संख्या पहचानकर्ता निर्धारित करने और सम्मिलित करने के लिए 50 स्प्रैडशीट्स को मैन्युअल रूप से संदर्भित करने के बजाय, आपको केवल यह याद रखने की आवश्यकता है कि आपने किन संख्याओं से शुरुआत की और किन संख्याओं से समाप्त की ताकि आप नए पहचानकर्ताओं या समान पहचानकर्ताओं के लिए एक अलग स्प्रेडशीट सेट कर सकें.
एक और उदाहरण वह है जहाँ आपके पास है पंक्तियों के समूह विशिष्ट विषयों, श्रेणियों, विभागों या यहां तक कि संदर्भ सामग्री के लिए. आप चाहते हैं कि प्रत्येक समूह नंबर एक से शुरू हो। आप निश्चित रूप से "सेल A3 और B3" का संदर्भ नहीं दे सकते क्योंकि आपके पास एक ही स्प्रेडशीट पर समूह हैं जो एक ही पंक्ति का उपयोग नहीं कर सकते हैं, लेकिन आप प्रत्येक समूह के भीतर पहचानकर्ताओं 101 और 102 को संदर्भित कर सकते हैं और आवश्यकतानुसार उनका उपयोग कर सकते हैं। इतने सारे समूहों को संभालने के साथ, मैन्युअल प्रविष्टियाँ तेजी से गलतियाँ करती हैं जो संगठन, डेटा पुनर्प्राप्ति और संभवतः प्राथमिकता स्तरों को बदल देती हैं जहाँ 1 सबसे महत्वपूर्ण है और 1000 सबसे कम है.
सौभाग्य से, एक्सेल कई टूल के साथ आता है जो आपको स्वचालित रूप से नंबर निर्दिष्ट करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। इससे आपको मदद मिल सकती है अपने समय के साथ अधिक किफायती बनें और एक सुव्यवस्थित दस्तावेज़ तैयार करें जो न केवल सटीक हो बल्कि आंखों के लिए भी आसान हो. स्प्रेडशीट/डेटाबेस से डेटा खींचना अधिक प्रबंधनीय है. विशिष्ट डेटा या प्राथमिकता वाले विषयों/वस्तुओं/प्रक्रियाओं को खोजना बिना किसी त्रुटि के सटीक और कुशल है.
लब्बोलुआब यह है जब डेटा प्रविष्टि की बात आती है तो मनुष्य परिपूर्ण नहीं होते हैं, लेकिन स्वचालित सिस्टम सटीकता और सटीकता की गारंटी देते हैं (कुछ हद तक)। जब भी आपके पास हजारों डेटा प्रविष्टियाँ होती हैं, तो स्वचालित नंबरिंग इसे विश्वसनीय रूप से पूरा कर देती है.
आइए देखें कि इनमें से प्रत्येक उपकरण कैसे काम करता है।
भरण हैंडल का उपयोग करके एक्सेल पंक्तियों को स्वचालित रूप से क्रमांकित करना
एक्सेल फिल हैंडल, जिसे ड्रैग फ़िल हैंडल भी कहा जाता है, एक छोटा तीर बटन है जो सक्रिय सेल के निचले बाएँ कोने में दिखाई देता है। इसका उपयोग पिछली पंक्तियों में मौजूद जानकारी के आधार पर एक कॉलम में कोशिकाओं की एक श्रृंखला को स्वचालित रूप से भरने के लिए किया जाता है।
भरण हैंडल एक पैटर्न की पहचान करके और फिर उसका अनुसरण करके काम करता है।
यहां बताया गया है कि भरण हैंडल का उपयोग करके एक्सेल में पंक्तियों को स्वचालित रूप से कैसे क्रमांकित किया जाए।
- अपनी एक्सेल शीट खोलें.
- वांछित कॉलम में पहले सेल में पहला मान (1) दर्ज करें।
- पहले वाले के ठीक नीचे वाले सेल में दूसरा मान (2) दर्ज करें।
- दोनों कक्षों का चयन करें.
- निचले सेल के निचले दाएं कोने में स्थित फिल हैंडल को दबाकर रखें।
- जब तक आप उन सभी पंक्तियों का चयन नहीं कर लेते, जिन्हें आप नंबर निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तब तक हैंडल को धीरे से नीचे खींचें
- एक बार जब आप रुचि की अंतिम पंक्ति पर पहुंच जाएं, तो अपने माउस को छोड़ दें।
उपरोक्त चरणों को पूरा करने पर, एक्सेल चुने गए कॉलम में सभी कोशिकाओं को "1" से लेकर जो भी संख्या आप चाहते हैं, संख्याओं से भर देता है। जब A6 और B6 नहीं होते तो ये संख्याएँ पंक्ति में डेटा के लिए विशिष्ट पहचानकर्ता बन जाती हैं।
ROW फ़ंक्शन का उपयोग करके Excel पंक्तियों को स्वचालित रूप से क्रमांकित करना
भरण हैंडल और श्रृंखला फ़ंक्शन को निष्पादित करना आसान है, लेकिन वे एक महत्वपूर्ण क्षेत्र में विफल हो जाते हैं: जब आप अपनी शीट में नई पंक्तियाँ जोड़ते हैं या कुछ हटाते हैं तो संख्याओं को स्वचालित रूप से अपडेट करना। ROW फ़ंक्शन आपको संख्याएँ निर्दिष्ट करने देता है जो कुछ पंक्तियाँ हटाए जाने या नई पंक्तियाँ डाले जाने पर स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती हैं।
यहां ROW फ़ंक्शन का उपयोग करने का तरीका बताया गया है।
- पहले सेल पर क्लिक करें जहां स्वचालित नंबरिंग शुरू हो जाएगी।
- सेल में निम्नलिखित सूत्र दर्ज करें (संदर्भ पंक्ति को तदनुसार बदलें):
=ROW(A2) - 1.
इस पर निर्भर करते हुए कि आप अपनी पंक्ति संख्याएँ कहाँ से शुरू करना चाहते हैं, सूत्र A3, B2, या C5 भी हो सकता है।
- एक बार जब चयनित सेल को एक नंबर आवंटित कर दिया जाता है, तो कर्सर को निचले बाएं कोने में ड्रैग हैंडल पर घुमाएं, और इसे अपनी श्रृंखला में अंतिम सेल तक खींचें।
Excel में पंक्तियों को बिना खींचे स्वचालित रूप से क्रमांकित कैसे करें
जब तक आप उन सभी पंक्तियों का चयन नहीं कर लेते, जिन्हें आप असाइन करना चाहते हैं, तब तक भरण हैंडल को नीचे खींचना केवल कुछ पंक्तियों वाली छोटी एक्सेल फ़ाइलों के लिए आदर्श रूप से काम करता है। यदि फ़ाइल में सैकड़ों या हजारों पंक्तियाँ हैं, तो खींचना थोड़ा थकाऊ और समय लेने वाला हो सकता है।
सौभाग्य से, Excel "फ़िल सीरीज़" फ़ंक्शन का उपयोग करके आपकी पंक्तियों को स्वचालित रूप से क्रमांकित करने का एक तरीका प्रदान करता है।
एक्सेल फिल सीरीज फ़ंक्शन का उपयोग कोशिकाओं की एक निर्दिष्ट सीमा के भीतर अनुक्रमिक मान उत्पन्न करने के लिए किया जाता है। "फिल हैंडल" फ़ंक्शन के विपरीत, यह आपको बहुत अधिक नियंत्रण देता है। आपको निर्दिष्ट करना होगा पहला मान (जिसका "1" होना आवश्यक नहीं है), द चरण मान, इसके साथ ही अंतिम (स्टॉप) मान.
उदाहरण के लिए, मान लें कि आपका प्रारंभ, चरण और स्टॉप मान 1, 1 और 10 हैं। भरण श्रृंखला में चयनित कॉलम में 10 पंक्तियाँ स्वत: भरती हैं, जो पहले सेल में "1", दूसरे सेल में "2", आदि डालने से शुरू होती है और अंतिम सेल में "10" के साथ समाप्त होती है।
यहां बताया गया है कि भरण श्रृंखला फ़ंक्शन का उपयोग करके एक्सेल में पंक्ति संख्याओं को स्वचालित रूप से कैसे भरें:
- वह पहला सेल चुनें जिसमें आप नंबर निर्दिष्ट करना चाहते हैं।
- मान लीजिए, पहला मान दर्ज करें “10,” पहली सेल में.
- पर क्लिक करें "घर" आपकी शीट के शीर्ष पर.
- चुनना "भरना" और फिर चुनें "शृंखला" ड्रॉपडाउन मेनू से. इससे आपकी शीट के मध्य में एक फ़्लोटिंग डायलॉग बॉक्स खुल जाना चाहिए।
- संवाद बॉक्स में, चयन करें "कॉलम" "श्रृंखला में" अनुभाग से।
- इस बिंदु पर, दर्ज करें "चरण मान" ("1" डिफ़ॉल्ट रूप से) और फिर दर्ज करें "स्टॉप वैल्यू" उपलब्ध कराए गए स्थानों में.
- पर क्लिक करें "ठीक है"
उपरोक्त चरणों को पूरा करने पर, चयनित कॉलम में सभी कोशिकाओं को आसान पहचान के लिए अद्वितीय और अनुक्रमिक संख्याएं मिलती हैं।
Excel में फ़िल्टर की गई पंक्तियों को स्वचालित रूप से क्रमांकित कैसे करें
"फ़िल्टर" फ़ंक्शन आपको मानदंडों के आधार पर अपने डेटा को छांटने (या काटने) की अनुमति देता है। यह आपको अपनी वर्कशीट के कुछ हिस्सों का चयन करने में सक्षम बनाता है और एक्सेल केवल उन कोशिकाओं को दिखाता है।
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास बहुत सारा दोहराव वाला डेटा है, तो आप उन सभी पंक्तियों को आसानी से फ़िल्टर कर सकते हैं और केवल वही छोड़ सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है। किसी भी समय केवल अनफ़िल्टर्ड पंक्तियाँ ही स्क्रीन पर दिखाई देती हैं।
डेटा प्रस्तुत करते समय, फ़िल्टरिंग आपको एक ही समय में बहुत अधिक अप्रासंगिक जानकारी के बिना केवल वही साझा करने में सक्षम बनाता है जो आपके दर्शकों को चाहिए। यह स्थिति डेटा विश्लेषण को भ्रमित और जटिल कर सकती है।
भले ही आपने अपना डेटा फ़िल्टर कर लिया हो, फिर भी आप अपनी शीट में पंक्ति क्रमांकन जोड़ सकते हैं।
यहां बताया गया है कि इसके बारे में कैसे जाना जाए।
- आवश्यकतानुसार अपना डेटा फ़िल्टर करें।
- पहले सेल का चयन करें जिसमें आप एक नंबर निर्दिष्ट करना चाहते हैं और फिर निम्नलिखित सूत्र दर्ज करें:
=SUBTOTAL(3,$B$2:B2)
पहला तर्क, 3, एक्सेल को श्रेणी में संख्याओं की गिनती करने का निर्देश देता है।
दूसरा तर्क, $B$2:B2, केवल उन कोशिकाओं की श्रेणी है जिन्हें आप गिनना चाहते हैं।
- पकड़ो "भरने वाला संचालक" (प्लस चिह्न) सेल के निचले दाएं कोने में रखें और निर्दिष्ट सीमा में अन्य सभी सेल भरने के लिए इसे नीचे की ओर खींचें।
कुल मिलाकर, एक्सेल डेटा को प्रबंधित करने और सभी प्रकार की गणना करने के लिए एक मूल्यवान उपकरण है, लेकिन यह हमेशा जीवन को आसान नहीं बनाता है। एक कार्य जो समय लेने वाला और निराशाजनक हो सकता है, वह पंक्तियों को संख्याएँ निर्दिष्ट करना है, विशेष रूप से उनमें से हजारों के साथ या जब कई स्प्रैडशीट मौजूद हों।
सौभाग्य से, स्वचालित रूप से नंबर निर्दिष्ट करने में आपकी सहायता के लिए कई उपकरण मौजूद हैं। यह एक सुव्यवस्थित डेटाबेस बनाने का एक निश्चित तरीका हो सकता है जो पढ़ने में आसान हो, विशिष्ट डेटा को पुनः प्राप्त करना आसान हो और सटीक रिपोर्ट और विवरण बनाना आसान हो।
