Outlookin hallitseminen

Tämä ominaisuus on tarkoitettu kaikille, jotka ovat päättäneet työpäivänsä kauhean tyytymättömyyden tunteeseen siitä, että asiat eivät menneet suunnitelmien mukaan, että olet ollut tehoton. Että et vain tehnyt kaikkia asioita, joita halusit.

Meillä on ongelma. Älä välitä luottokriisistä, useimmat meistä kohtaavat aikapulan jokaisena työpäivänä. Meitä pommitetaan puheluilla, kokouksilla, vastaajaviesteillä, kiireellisiä viime hetken tehtäviä antavilla pomoilla ja vaativimmilla rakastajattarilla: sähköpostiviesteillä.

Vaikka teknologia on teoriassa helpottanut työtaakkamme käsittelyä, monet ihmiset ajattelevat päinvastoin. Itse asiassa webmail-palveluntarjoajan GMX: n tutkimus osoitti, että 41 % briteistä tunsi syyllisyyden ja ahdistuksen tuskaa saamansa sähköpostin painon vuoksi.

Emme voi poistaa sähköposteja maailmasta – että Pandoran lipas on kiilattu auki – mutta voit ottaa hallinnan. Teknologian pitäisi olla apuväline, ja tässä artikkelissa näytämme sinulle, kuinka voit hallita Outlookin (tai riippumatta siitä, mitä henkilökohtaista sähköpostia/organisaatiotyökalua käytät), joten et koskaan jätä työsi tehottomana uudelleen.

Saada asiat tehtyä

Kaikkein epäjärjestyneimmistäkin ihmisistä voidaan tehdä vähemmän sellainen pakottamalla hänet käyttämään päivittäistä tehtävälistaa, mutta tuottavuusgurujen, kuten David Allenin (kirjoittaja Saada asiat tehtyä, joka tunnetaan myös yksinkertaisesti nimellä GTD) ja Sally McGhee (kirjoittaja Ota elämäsi hallintaan!), se ei riitä. Jos joskus on ollut ajankohta, jolloin päivittäinen tehtävälista oli käytännöllinen, se on mennyt pitkälle: työpäivämme ovat liian arvaamattomia.

Allen ja McGhee väittävät, että tarvitsemme kehittyneempää ajattelua ja älykkäämpiä työkaluja ymmärtääksemme työtaakkaamme. Tarvitsemme järjestelmän, joka todella toivottaa odottamattomat, koska sähköposti, joka lipsahtaa postilaatikkoosi ja vaatii välitöntä huomiota, voi ansaita seuraavan ylennyksen.

"Todellinen voima GTD hänellä on laajennettu mieli, koska käytät järjestelmää avoimien silmukoiden ja epätäydellisten asioiden paikkamerkkinä, joita sinun on seurattava”, Allen kertoi meille haastattelussa. "Jos yrität käyttää päätäsi siihen, niin onnea."

Vaikka kaikki käyttävät hieman erilaista järjestelmää, tämä tiivistyy priorisointiin. On tehtäviä, jotka sinun on tehtävä tänään; on muita, jotka voidaan tehdä vasta ensi perjantaina, kun kaikki ovat toimistossa; ja on muitakin, jotka on parasta jättää huomiseen aamuun, jolloin tunnet olosi tuoreemmaksi kuin nyt ja sulat hitaasti lounasta.

Meidän on myös leikattava pois aikaiilimatot. Useimmissa tapauksissa ei ole hyvää syytä lukea sähköpostia kahdesti. Suurimman osan ajasta pystyt käsittelemään sen välittömästi, ja tämä on yksi keskeisistä periaatteista. GTD.

Tyhjennä postilaatikkosi

Ensimmäinen huomioitava asia on työskennellä tyhjän postilaatikon kanssa. Tämä käsite on harhaoppi joillekin ihmisille: he vastustavat sitä, että heidän postilaatikossaan olevat 7 000 sähköpostiviestiä saattavat näyttää sotkuisilta, mutta ainakin kaikki on siellä. Yksinkertainen haku tai suodatus aiheen tai nimen mukaan vie heidät tarvitsemaansa tietoon.

Tosiasia on kuitenkin, että voit tehdä kaikki nämä haut ja suodattimet, mutta silti avata Outlookin puhtaalta pöydältä: ainoat sähköpostit, jotka näet, ovat ne, joita sinun on käsiteltävä. Se voi tarkoittaa, että muokkaat työtapaasi, mutta se takaa, että työskentelet tehokkaammin, koska jo lukemasi ja käsittelemäsi sähköpostit eivät häiritse sinua.

Ensimmäinen sääntö on poistaa sähköpostit, joita et tarvitse. Toinen sääntö – ja tämä voi vaikuttaa valtavasti työelämääsi – on, että jos a tehtävä (kuten sähköpostiin vastaaminen) kestää alle kaksi minuuttia, ja tee se sitten heti. Ilmeisesti Allen viittaa tähän kahden minuutin sääntönä.

"Jos teit vain kahden minuutin säännön pois kaikesta, mitä teet loppuelämäsi ajan, kiität minua loppuelämäsi ajan", Allen sanoi. Jotkut tehtävät vievät kauemmin, ja sekä Allenin että McGheen mukaan tämä tarkoittaa yhtä kahdesta asiasta. Ensimmäinen on, että suoritat toiminnon ja talletat sähköpostin myöhempää käyttöä varten, kun pystyt paremmin vastaamaan. Tiedoston poisto tarkoittaa sähköpostin siirtämistä kansioon (kuten @Actions, jossa @-symboli varmistaa, että se on kansioluettelosi yläosassa).

Toinen on lykkääminen. ei-GTD maailmassa, se voi tarkoittaa yksinkertaisesti sähköpostin huomioimatta jättämistä jonkin aikaa, mutta se ei poista sitä postilaatikostasi. Sinun on siirrettävä sähköposti toiseen kansioon, kuten @Deferred, ja palattava siihen uudelleen määrättynä aikana. Muuten se vain istuu postilaatikossasi kuin surina ärsytys.

Jotkut ihmiset saattavat haluta käydä läpi lykätyt sähköpostinsa kerran päivässä, toiset kerran viikossa. Mutta on tärkeää, että sinulla on etukäteen sovittu aika tai ne yksinkertaisesti unohdetaan.

Jäljellä olevat sähköpostit postilaatikossasi kuuluvat todennäköisesti laajan viiteotsikon alle. Ne voivat liittyä työsi tai projektisi tiettyyn osa-alueeseen. Joka tapauksessa kokeile uuden kansion luomista (Tiedosto | Uusi | Kansio tai pikanäppäin Ctrl+Shift+E) nimeltä Viitesähköpostit ja siirrä kaikki "olennaiset" sähköpostisi sinne.

Ja mitä sinulla on onneksi, on tyhjä postilaatikko. Olet ottanut ensimmäisen tärkeän askeleen kohti Outlookin käyttöä sellaisena kuin sitä pitäisi käyttää.

Tee teoistasi jotain

Yksi suurimmista ongelmista tehtäväluetteloissa on, että ne ovat täynnä tehtäviä, joita ei ole mahdollista suorittaa. Sano, että sinun on laadittava seuraavan viikon kokouksen asialista. Ellet ole onnekkaassa asemassa olla itsevaltias, se ei ole yksinkertainen tehtävä. Todellisuudessa sinun on lähetettävä sähköpostia muille osallistujille nähdäksesi, onko heillä ongelmia, joita he haluaisivat ottaa esille. Käy läpi Edellisen kokouksen pöytäkirja, seurata tiettyjä toimintakohtia, sopia esityslista muiden sidosryhmien kanssa ja paljon muuta sitä paitsi.

Sellaisenaan "selvitä asialista" kirjoittaminen paperitehtäväluettelon alkuun tai Outlookin Tehtäviin ei ole hyödyllistä. Sinun on analysoitava nopeasti tietyt vaiheet ja kirjoitettava ne muistiin – ja jos tehtävä on ollenkaan monimutkaisia, sen sijaan, että kirjoitat ne vain päivittäiseen tehtäväluetteloosi, sinun tulee lisätä ne kohtaan a kalenteri.

Sally McGhee kuvailee näitä tehtäviä strategisiksi seuraaviksi toimiksi. Toisin sanoen tehtävä, jonka voit tehdä ja joka edistää yleistavoitteitasi, mutta jonka voit suorittaa yhdessä yksinkertaisessa vaiheessa.

"Avain tehtävien suorittamiseen on suunnitella strategisia jatkotoimia kalenteriisi", kirjoittaa Sally McGhee, "joten voit varmistaa, että ne saadaan päätökseen ilman... menettämättä tärkeitä määräaikoja. Yritykseni tilastot osoittavat, että on 75 % suurempi mahdollisuus saada tehtävä valmiiksi, jos se on ajoitettu kalenteriisi sen sijaan, että sitä seurataan tehtäväluettelossasi tai päässäsi."

Kerää ideasi

Takana toinen perusperiaate GTD on poistaa huoli. Käytämme liian paljon aikaa stressaamalla asioista, jotka ovat joko hallinnassamme tai jotka voidaan helposti saattaa hallintaamme, ja yksi jatkuva huoli ihmisille on heidän ideoidensa pitäminen.

Tämä voi tarkoittaa, että paperimuistikirja on aina käsillä. Sinulla on idea, raaputa se alas ja joko revi sivu irti ja heitä se lokeroosi tai – jos olet ulkona – säilytä se muistikirjassa. Käy sitten syrjään jättämäsi aikana nämä ideat läpi ja käsittele ne.

Tai voit käyttää tekniikkaa: matkapuhelimen äänitystoimintoa, itsellesi soittamista töissä ja vastaajaviestin jättämistä, listan tekemistä älypuhelimeesi. David Allen luotti aiemmin sanelukoneeseen juuri tähän tarkoitukseen, mutta käyttää nyt online-transkriptiopalvelua Jott (jott.com). "Voin soittaa Jottille pikavalintaa puhelimellani ja se kysyy kenen haluat Jottin, sanon itse, puhun ja se tulee takaisin sähköpostissani noin viidessä minuutissa melko tarkasti – tarpeeksi toimiakseen laukaisinna muistuttamaan minua siitä, mitä minun pitää tehdä että."

Tekniikan kauneus ja kauheus on, että meillä on valtava valikoima muistiinpanomekanismeja. Paperista tai Britannian vaihtoehdoista Jottille, kuten Dial2Do (dial2do.com), voimme lisätä tehtäviä älypuhelimeemme, nauhoittaa viestin sen äänittimellä, napauttaa itsellemme sähköpostin BlackBerry, soita toimiston numeroon ja jätä vastaaja, lisää uusi tehtävä Outlookiin OneNoten avulla ja lukuisia muunnelmia käynnistymään.

Vaikka on hyvä käytäntö rajoittaa itsesi kouralliseen mekanismeihin, jotta niiden tarkistaminen tulee toissijaiseksi, on paljon parempi käyttää tekniikkaa kuin luottaa muistiin.

Myöskään asioiden yksinkertaisesti kirjoittamisessa ei ole mitään vikaa, mutta jos luet Alphria, olet melkein varmasti rekisteröitynyt teknofiili, jolloin näet jo edun tehtävien synkronoinnista älypuhelin ja PC.

Ja jos olet todella sitoutunut teknologiaan, voit jättää paperimuistikirjan ja valita sen sijaan taulutietokoneen. "Tabletin avulla voin tallentaa käsinkirjoitettuja muistiinpanoja suoraan OneNoteen", McGhee sanoi. "Voin siirtää toimintokohteita digitaalisista muistiinpanoistani suoraan Microsoft Outlookin tehtäväluetteloon yhdellä napin painalluksella."

Päätä kategoriasi

Microsoft Office ja sen kilpailijat ovat pitkään tukeneet ajatusta sähköpostin, yhteyshenkilön, tapaamisen tai tehtävän määrittämisestä luokkaan.

Saatat esimerkiksi työskennellä neljän projektin parissa. Luo uusi luokka vastaamaan niitä kutakin ja määritä sitten pois. Kun olet työskennellyt prosessin läpi, voit tarkastella kaikkia projektia koskevia sähköpostiviestejä, yhteystietoja ja kokouksia yhdellä silmäyksellä.

Luokat ovat todellakin niin tehokkaita, että jotkut ihmiset voivat työskennellä tehokkaasti vain toteuttamalla harkittuja kategorioita. Yksi tällainen henkilö on Darren Strange, Iso-Britannian Microsoft Officen tuotepäällikkö, joka kuvailee, kuinka hän käyttää luokkia blogissaan.

– Kategorioiden avulla voin nähdä työni kuuden projektin johtamisena ja päättää, kumman parissa työskentelen tällä hetkellä, Strange kertoi. ”Tämä on keskittyneempi ja johdonmukaisempi tapa toimia. Pelkästään postilaatikkoni muhiminen ylhäältä tuntui kuin olisi lyönyt palloja takaisin säälimättömästä tennispallokoneesta."

Tarkastelemalla sähköposteja luokkien mukaan suodatat pois sähköpostit, jotka eivät liity projekteihin, jolloin voit jättää ne huomiotta tai toimia niiden perusteella parhaaksi katsomallasi tavalla. Tämä ratkaisee yhden sähköpostin suurimmista ongelmista – uusien tulokkaiden häiritsemisen työskennellessäsi. Kaikki uudet sähköpostit ovat luokittelemattomia, joten niitä ei voi tarkastella, jos olet suodattanut nykyisen projektin mukaan.

"Kalenterin luokkien käyttäminen auttaa varmistamaan, että omistan jokaiselle projektille sopivan määrän aikaa, tasapainotan prioriteetit ja noudatan määräaikoja", Strange lisäsi.

Luokat voivat olla erityisen hyödyllisiä tehtävien käsittelyssä. Haluat ehkä luoda @Calls-luokan, jonka avulla voit tallentaa kaikki tehtävät puhelinkeskustelujen perusteella. Matalan prioriteetin tehtäviä varten voit luoda @Someday-luokan. Luo @Home-luokka asioille, joita voidaan tehdä vain kotona.

Toinen luokkien tarkan määrittämisen etu on, että kaikki lisäämäsi uudet tehtävät lisätään oletusarvoisesti "Categories: (ei mitään)" -näkymään. Voit sitten lajitella tämän sopivana ajankohtana ja seuloa ne nopeasti sopivimpiin luokkiin, joissa ne odottavat käsittelyä, kun näet sopivaksi.

Toinen etu on, että voit määrittää kohteille useita luokkia. Vertaa tätä yksinkertaisempaan kansioihin, jossa luot pitkän luettelon kansioista ja tiedostoista, jotka liittyvät projektiin kyseisessä kansiossa. Ongelmana on, että sähköposti kattaa usein useita aiheita, joten minne se tallennetaan?

Yksi Outlook 2007:n suurimmista eduista vuoteen 2003 verrattuna on sen parannettu tuki luokille. Värikoodauksen ansiosta on helpompi nähdä yhdellä silmäyksellä, mitkä projektit esimerkiksi vievät aikaasi. Mutta jos et voi käyttää Outlook 2007:ää, on olemassa mielenkiintoinen Outlook-laajennus nimeltä CategorieZ, jonka avulla voit luo superluokkia ja alaluokkia ja hallitse yleensä enemmän – voit ladata 15 päivän kokeiluversion alkaen software-solutions.co.nz.

Lataa kalenteriasi

Sally McGhee sanoo usein asiakkailleen: ”Et voi tehdä kaikkea, mutta voit tehdä mitä tahansa, kunhan se sopii kalenterisi." Lopputulos vaativissa töissä oleville ihmisille, jotka eivät noudata tätä neuvoa, on lopputulos aika. Hyvissä tapauksissa se saattaa pidentää heidän päiväänsä noin tunnilla aamulla tai illalla. Huonoissa tapauksissa se tarkoittaa sähköpostin käsittelyä kotona klo 23. Tai myöhemmin.

Jos tämä kuulostaa tutulta, sinun kannattaa harkita aikasi tehokkaampaa suunnittelua. Käytä tunti joka työpäivä sähköpostin lajitteluun, jotta varaat kokouksia sen ympärille – sen jälkeen kaikki, saat todennäköisemmin nopean ratkaisun, jos ihmiset, joille olet lähettänyt sähköpostia, ovat edelleen töissä.

McGhee suosittelee pitämään työ- ja henkilökohtaista päiväkirjaa viikon ajan ja merkitsemään kaikki muistiin sen hetkestä lähtien vie lattea sen verran, kuinka kauan käytät koiran ulkoiluttamista, jotta näet kuinka aikasi kuluu kulutettu. Tämä rummuttaa tarkalleen, kuinka paljon aikaa tehtäviin todella kuluu, ja korostaa asioita, jotka sinun pitäisi ehkä lopettaa.

Tästä voit luoda sen, mitä McGhee kutsuu peruskalenteriksi – kaikki henkilökohtaiset tapaamiset, joita tarvitset, tutkimusaika, tunti, jonka tarvitset joka viikko tarkistaaksesi pitkän aikavälin tavoitteesi, kolme viikoittaista käyntiäsi kuntosali. Lopputulos? Oikein toteutettuina työ- ja perhe-elämän tasapaino paranee ja aikasi on tehokkaampi koko päivän, viikon ja kuukauden ajan.

Isompi kuva

Olemme keskittyneet konkreettisiin toimiin, joita voit ottaa Outlookissa, mutta useimmat ihmiset hyötyvät myös askeleen taaksepäin ottamisesta ja laajemman kuvan tarkastelusta. Jos et tiedä, mitkä ovat pidemmän aikavälin tavoitteesi, kuinka voit olla varma, että tehtävät, joihin käytät aikaa, hyödyttävät sinua ja yritystäsi? Lyhyesti sanottuna, hukkaatko aikaasi?

Huomioivia merkkejä ovat jatkuva tunne, että olet sammuttamassa palon tai että huomaat olevasi hajamielinen uusimpien ja parhaiden asioista. "Jos et ole todella varma mitä olet tekemässä, sinua häiritsee uusin, äänekkäin kirkas koru edessäsi”, Allen väittää ja mainitsee sosiaaliset verkostot ja pikaviestit mahdollisina. häiriötekijöitä. "Mutta jos todella tiedät mitä olet tekemässä, et anna pikaviestinnän olla tielläsi."

Joten määritä pitkän aikavälin tavoitteesi. Käytä aikaa kartoittaaksesi, kuinka voit saavuttaa ne, ja päätä sen perusteella, mikä on seuraava saavutettavissa oleva tehtäväsi viedä sinut tälle tielle. Se on tervettä järkeä, mutta useimmat ihmiset pitävät itseään liian kiireisinä palonsammutustehtävissä ottaakseen aikaa suunnitteluun.

Seuraava askel

Vaihtaa kohtaan Saada asiat tehtyä menetelmä tai liittyminen McGheen vaihtoehtoon vaatii suurta ajattelumuutosta, eikä se välttämättä sovi sinulle. Mutta sinun ei pitäisi odottaa välittömiä tuloksia. “GTD on kuin minkä tahansa taiteen tai käsityön oppiminen, se kestää kaksi vuotta”, David Allen väittää.

"Veäjän tai italian oppiminen tai tangon tai banjon oppiminen vie kaksi vuotta, joten kun puhutaan uusien käyttäytymismallien oppimisesta, se vie aikaa. Mutta jopa olla tietoinen GTD sillä on valtava määrä arvoa, kuten voit mennä, vau, jos joskus joudun vaikeuksiin, tiedän, että sieltä on ulospääsy."

Tämä artikkeli käsittelee vain mitä GTD on tarjottavanaan, ja jos se vetoaa, kannattaa ostaa kirja ja myös Sally McGheen hieman erilainen – ja enemmän teknologiakeskeinen – lähestymistapa ongelmaan. 15 dollarilla voit myös ladata kattavan 45-sivuisen oppaan osoitteesta davidco.com/store joka antaa vaiheittaiset ohjeet Outlookin muokkaamiseen tarpeisiisi (sekä Outlook 2003:lle että 2007:lle).

Se on rohkea uusi maailma, eivätkä kaikki muuta tapaansa työskennellä. Mutta vaikka omaksuisit vain muutamia perusperiaatteita, kahden minuutin säännöstä luokkien määrittämiseen, voit lähteä töistä joka päivä tunteen, että hallitset ja olet saavuttanut kaiken, mitä haluat saavuttaa.