Vaikka nykyään on saatavilla paljon erilaisia sähköpostiohjelmia, Outlook on edelleen yksi suosituimmista vaihtoehdoista. Se on luotettava ja läpinäkyvä, ja se on yhteensopiva useimpien sähköpostiosoitteiden kanssa. Mutta joskus on vaikea seurata kaikkia viestejä. Tämä pätee erityisesti, jos päätät käyttää Outlookia kaikkien sähköpostitilien käyttämiseen.
Ajan myötä vastaanottamiesi sähköpostien määrä voi todella sotkea postilaatikkosi, jolloin todella tärkeiden viestien näkeminen on lähes mahdotonta. Onneksi on ratkaisu. Voit siirtää sähköpostit Outlookin kansioihin ja pitää ne siistinä ja järjestyksessä.
Parasta on, että voit automatisoida tämän prosessin, ja tämä artikkeli opettaa sinulle, kuinka se tehdään.
Siirrä sähköpostit kansioon Outlookissa yhdellä napsautuksella
Usko tai älä, voit järjestää Outlook-sähköpostisi yhdellä napin painalluksella. Sinun tarvitsee vain noudattaa näitä ohjeita sääntöjen määrittämiseksi Outlookissa:
- Avaa Outlook.
- Klikkaa Koti näytön vasemmassa yläkulmassa. Valitse Luo sääntö in säännöt pudotusvalikosta.
- Tämä tuo esiin Muokkaa pikavaihetta -ikkunan. Valitse, millä ehdoilla haluat tämän nopean vaiheen suoritettavan, olipa kyseessä sitten, kun saat sähköpostin tietyltä henkilöltä vai jostain muusta.
- Nyt osion alla Tee seuraava: , varmista, että avattavassa valikossa on "Siirrä kansioon" valittuna.
- Napsauta sen vieressä olevaa Valitse kansio -kenttää ja valitse haluamasi kansio.
- Lisää sitten toiminto napsauttamalla + valikon oikealla puolella.
- Napsauta Valitse toiminto -valikkoa ja valitse Merkitse luetuksi.
- Klikkaa Ok tallentaaksesi muutokset.
Sähköpostien siirtäminen yhdestä lähettäjältä kansioon Outlookissa
On olemassa vaihtoehtoinen tapa siirtää sähköpostit kansioihin Outlookissa. Tämä saavutetaan Outlookin säännöillä, jotka on helppo määrittää. Ensinnäkin tarvitset nimetyn kansion. Avaa Outlook, napsauta Saapuneet-kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Uusi kansio.
Siirrä sähköpostit kansioon Outlook 2013:ssa
Outlook 2013:ssa sähköpostien automaattisen siirtämisen vaiheet määritettyyn kansioon ovat lähes samat kuin uudemmassa versiossa. Täällä he ovat:
- Avaa Outlook ja kirjoita sen lähettäjän sähköposti, jonka sähköpostit haluat siirtää.
- Napsauta Koti-painiketta.
- Valitse Säännöt ja sitten Siirrä aina viestit lähettäjältä [lähettäjä]
- Valitse kohdekansio.
- Tallenna muutokset painamalla OK. Nyt kaikki määritetyn lähettäjän viestit siirtyvät automaattisesti määritettyyn kansioon.
Siirrä sähköpostit kansioon Outlook for Macissa
Applen avulla on todella helppoa asettaa tietyn lähettäjän sähköpostit siirtymään valitsemaasi kansioon. Voit tehdä tämän selaamalla sähköpostejasi, etsimällä lähettäjän ja seuraamalla näitä ohjeita:
- Klikkaus Koti näytön yläreunassa.
- Klikkaus säännöt
- Klikkaa Luo sääntö ponnahdusikkunan alareunassa lisätäksesi sääntösi kuten teimme yllä.
Napsauta "OK", kun olet valmis tallentaaksesi säännön. Riippuen Macissasi käyttämästäsi Outlookin versiosta, Säännöt-vaihtoehto saattaa näkyä Koti-bannerissa aivan Siirrä-kuvakkeen vieressä.
Siirrä sähköpostit kansioon Outlookin selainversiossa
Jos käytät Outlook for Office 365:tä, voit siirtää sähköpostit yhdeltä lähettäjältä valitsemaasi kansioon seuraavasti:
- Kirjaudu sisään Outlookiin sivusto.
- Avaa Asetukset napsauttamalla näytön oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta.
- Valitse nyt Näytä kaikki Outlook-asetukset.
- Napsauta Asetukset-valintaikkunassa Sähköposti ja valitse Säännöt. Valitse lopuksi Lisää uusi sääntö.
- Nimeä sääntösi.
- Napsauta Lisää ehto -valikkoa ja napsauta Lähettäjä ja kirjoita sitten haluamasi lähettäjän sähköpostiosoite.
- Napsauta nyt Lisää toiminto -valikkoa, valitse Siirrä kohteeseen ja valitse kohdekansio.
- Lopuksi voit tallentaa muutokset ja kaikki tämän lähettäjän sähköpostit laskeutuvat kohdekansioon automaattisesti.
Aloita Automation Protocol
Ei se niin vaikeaa ollut, eihän? Nyt kun tiedät kuinka automatisoida sähköpostien muuttaminen, elämäsi on paljon helpompaa (toivomme). Voit säästää paljon aikaa, jonka olisit käyttänyt sähköpostien selaamiseen.
Piditkö tästä opetusohjelmasta? Jos sinulla on muita kysymyksiä Outlookista, älä epäröi kertoa meille alla olevissa kommenteissa.
